Tagarchief: onderwerp e-mail

e-mail etiquette proof

Zijn jouw e-mails Etiquette proof?

e-mail etiquette proof

We versturen en ontvangen dagelijks veel e-mail. Gewoon omdat het makkelijk is, de ander niet bereikbaar is of omdat het een gewoonte is geworden. Daarnaast komen er steeds meer communicatie kanalen bij zoals chatten via skype, slack, whats-app berichten of welke tool je dan ook gebruikt.

Nu ben ik niet zo van regels opleggen, maar er is wel een soort van ‘e-mail etiquette’. Net als het dekken van een tafel in een restaurant. Daarmee maak je het e-mail gebruik voor jezelf en anderen een stuk leuker en efficiënter.

Check of jouw e-mails etiquette proof zijn en kijk wat je nog binnen je team wilt delen.

  1. Vul altijd de onderwerp regel. Hoe concreter je deze vult, hoe duidelijker de actie en groter de kans dat de mail snel wordt opgevolgd. Dus in plaats van ‘lunch’ wordt het ‘lunchen om 12:00?’ In je reply kun je het antwoord al toevoegen in de onderwerp regel b.v. ‘lunchen om 12:00?=> vandaag om 12:30’
    Wil je een mail archiveren maar heeft hij een onduidelijk onderwerp? Pas dan eerst het onderwerp aan.
  2. Gebruik per onderwerp een mail. Voorkom e-mails met totaal verschillende onderwerpen en tijdslijnen. Vaak krijg je maar 1 of 2 van de 5 acties terug. Stuur je de acties in aparte e-mails dan wordt de ene e-mail direct opgepakt, en kan men de rest inplannen in de takenlijst.
    Een e-mail met als onderwerp ‘wekelijks overzicht’ bevat natuurlijk meerdere onderwerpen, vermeld daarin dan duidelijk wat ter info is en wat actie vereist.
  3. Gebruik een vaste omschrijving voor e-mails die gebundeld opgepakt kunnen worden. Zo kan de ontvanger ze snel prioriteren (sorteren) of via een regel naar een aparte map laten sturen. Bijvoorbeeld Terugbelverzoek, FYI: als het alleen ter kennisname is.
  4. Start de mail met wat je verwacht en ga dan verder met de toelichting. Gebruik een prettige lay‑out, eventueel met opsommingstekens.
  5. Geef een korte toelichting op lange bijlagen. Zeker als de persoon niet alles hoeft te lezen is een korte samenvatting en eventuele actie erg effectief.
  6. Deel bijlagen met een hyperlink (CTRL+K) waar mogelijk. Zeker binnen teams kun je beter investeren in een goede centrale team structuur dan ieder voor zich alles archiveren.
  7. Stuur de mail alleen aan de mensen die hem nodig hebben. Zet die personen ook in het veld ‘aan’. Gebruik je een standaard distributielijst waar 2-3 mensen geen actie nodig hebben? Klik dan op het + achter de naam van de lijst zodat alle e-mail adressen zichtbaar worden en verwijder de onnodige namen.
  8. Stuur alleen in de cc als dat echt nodig is. Zeker als iemand veel cc-mails krijgt (ter info) is het effectief om die via een regel in een aparte cc-map te laten komen en gebundeld 1 of 2 keer per week te scannen.
  9. Gebruik @ als een specifiek iemand een bepaalde actie moet doen. In de nieuwere versies van Outlook staat in de kolom ‘vermelding’ een @ als een actie aan jouw naam gericht is.
  10. Stel de afwezigheidsmelding in als je langer dan een dag niet bereikbaar bent. Vermeld ook wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten of wie ze kunnen benaderen tijdens je afwezigheid (e-mail en telefoonnummer)
  11. Gebruik een goede handtekening. Veel bedrijven hebben een standaard format voor de e-mail handtekening naar externen. Wist je dat je meerdere handtekeningen kunt maken? Dus bijvoorbeeld ook een voor intern gebruik. Wissel je vaak tussen handtekeningen? Gebruik dan aansluitend de volgende sneltoetsen: Alt (nu komen letters boven de velden) N (naar lint invoegen) NH (naar handtekening) en ga met pijltjes toets naar de gewenste handtekening.

Als je zelf efficiënt omgaat met e-mail versturen zal je ook merken dat anderen anders met jou omgaan. Zijn er nog 1 of 2 collega’s die standaard (te) veel met je mailen? Ga daar dan mee in gesprek om samen door te nemen hoe jullie willen samenwerken. En je raad het al, veel van deze tips kun je ook toepassen op chat berichten.

onderwerp regel e-mail

Onderwerp mail aanpassen voor je archiveert

onderwerp mail aanpassen

Onderwerp ontvangen e-mail aanpassen

Onderwerp mail ontbreekt of onduidelijk?

Je kent dat wel, die mailtjes met ‘afspraak’ of zelfs blanco onderwerp regel.
Soms sturen mensen de mail weer naar zichzelf met het juiste onderwerp zodat ze hem later makkelijker kunnen terugvinden.

Gelukkig kun je het onderwerp makkelijk aanpassen. Lijkt even vreemd omdat het een van de weinige velden is die grijs blijft.

Zo pas je onderwerp mail aan:

– open de ontvangen mail
– klik in de onderwerp regel (bij de oude Outlook versies grijs, maar wel te wijzigen)
– typ het gewenste onderwerp
– sluit af met kruisje rechtsboven

Doe je dit voor de eerste keer bij een nieuwe Outlook versie, dan lijkt het dat je het niet kunt aanpassen. Het bovenste deel van de e-mail staat echter nog ‘ingeklapt’.
Helemaal rechts naast het onderwerp zie je een uitklap pijltje, klik hier op en daarna kun je de regel wel aanpassen.

Voor meer mensen interessant? Deel deze tip dan via facebook of linked-in.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips