Tag archieven: OneNote

OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen

OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen

Als je al een tijdje met OneNote werkt heb je waarschijnlijk meerdere notitieblokken in gebruik. Je kunt OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen zodat je overzicht houdt in je desktop app. Het sluiten is vooral handig als ze voor jou (tijdelijk) niet meer nodig zijn, maar anderen er nog wel in werken. Met verwijderen ruim je het echt op en verdwijnt het naar de prullenbak.

De OneNote notitieblokken staan ergens op een plek opgeslagen. Bijvoorbeeld in je Teams omgeving, op je eigen OneDrive of op een netwerkschijf. Zodra je bijvoorbeeld vanuit Teams een notitieblok opent in de Desktop app dan blijft het notitieblok in je desktop app staan. Zeker als je een blok veel gebruikt is de desktop app gebruikersvriendelijker dan rechtstreeks in Teams werken.

De inhoud blijft keurig gesynchroniseerd, dus anderen zien wat jij aanpast en kijk je weer in de Teams omgeving zie je jouw aanpassingen ook (soms met lichte tijdvertraging)

Notitieblokken sluiten in de desktop app

Gebruik je het notitieblok niet meer, dan kun je hem in de desktop app sluiten en blijft hij gewoon in de Teams omgeving (of je OneDrive of netwerkschijf) staan. Je kunt hem dan later weer alsnog openen, of gewoon rechtstreeks in Teams bewerken. Ook je andere collega’s kunnen er nog gewoon in werken.

  • klik met rechts op het notitieblok dat je wilt sluiten
  • kies onderaan dit notitieblok sluiten
OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen

In de Windows 10 desktop app werkt dit hetzelfde alleen staat de regel in het midden.

OneNote notitieblokken verwijderen

Als je een blok helemaal niet meer nodig hebt, dan kun je er ook voor kiezen om deze te verwijderen.

  • Ga naar de plek waar het notitieblok is opgeslagen (Teams, OneDrive, netwerkschijf) zodat je zeker weet waar je hem straks moet verwijderen
    • weet je het niet? Zweef met je muis over het notitieblok in OneNote om het pad te zien
  • Sluit nu eerst het notitieblok in je desktop app
  • Verwijder dan het OneNote bestand in je OneDrive, Teams of netwerkschijf. Je collega’s kunnen er nu dus ook niet meer bij!

Kijk een paar keer per jaar welke notitieblokken je nog gebruikt. Je kunt dan ongebruikte OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen waardoor je goed overzicht houdt.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote notitieblokken en menubalk pinnen

OneNote notitieblokken en menubalk pinnen

De OneNote 2016 versie werkt heerlijk, maar als je de eerste keer het scherm opent zie je maar 1 notitieblok en is het lint dichtgeklapt waardoor je alleen een menubalkje ziet. Juist als je veel in OneNote werkt op een groot scherm kun je eenvoudig de OneNote notitieblokken en menubalk pinnen zodat ze altijd in beeld blijven.

OneNote notitieblokken vastpinnen

Zoals met alles, als je het eenmaal weet is het super simpel. Als je OneNote 2016 voor de eerste keer gebruikt staat meestal het notitieblok [je naam]@werk boven aan. Heb je het al vaker gebruikt dan staat daar waarschijnlijk jouw laatst gebruikte notitieblok.

Klik een keer op het notitieblok en je krijgt een overzicht van alle notitieblokken die je al geopend had. Rechts in dat overzicht kun je op de punaise klikken (pinnen) waardoor je notitieblokken altijd netjes in beeld blijven staan. Zo kun je makkelijk en snel wisselen van het ene blok naar het andere. Vind je het te onrustig? Haal dan de punaise weer los.

OneNote notitieblokken en menubalk pinnen

OneNote menubalk vastpinnen

Met de menubalk is het eigenlijk hetzelfde verhaal. In Outlook, Word etc. ben je er al aan gewend dat het lint is vastgezet zodat je alle knoppen van de menubalk gelijk in beeld staan. In alle Office apps kun je zelf bepalen of je het lint ingeklapt of vastgepind wilt hebben.

Klik 1 keer op het menu start en je krijgt de knoppen in beeld.
Klik je 2 keer op het menu start dan staat de pagina automatisch gepind.
Je kunt ook 1 keer op het menu start klikken en dan rechts achteraan de punaise vastzetten.

OneNote menubalk pinnen
OneN

OneNote Windows 10 en webversie

In de OneNote Windows 10 of de webversie zit iets minder functionaliteit. Dat zie je onder andere omdat er minder knoppen in de menubalk zitten maar meer onder de rechtermuisknop. In de OneNote Windows 10 versie kun je wel met dubbelklikken op start het lint vastzetten, maar de andere opties van pinnen zitten daar niet in.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote openen in desktop app

OneNote openen in desktop-app

Verschillende versies van OneNote

Microsoft heeft diverse versies van OneNote beschikbaar. Zo zijn er de desktopversies OneNote 2016 en OneNote Windows 10. De versie 2016 is in mijn beleving prettiger en uitgebreider (koppeling met Outlook taken, paginasjablonen en versiegeschiedenis, slepen gaat makkelijker) en je kunt alles zowel via het bekende lint én via de rechtermuisknop vinden. Vanuit een Teams of internet versie kun je OneNote ook altijd openen in de dekstop-app.

In de Windows 10 versie is het menu in het lint beperkt, maar je vindt meer opties op verschillende plekken onder de rechtermuisknop.

Daarnaast is er nog een online versie, een app op je telefoon en de versie in Teams.

Ook in Teams heb je iets minder functionaliteit. Dus als je die wel wilt gebruiken, open dan het notitieblok in je desktop-app OneNote 2016.

OneNote vanuit Teams bewerken

Staat het OneNote notitieblok als tabblad gekoppeld in een Teams site, dan kun je daar rechtstreeks in lezen en bewerken. Er zijn echter een aantal bewerkingen die je daar niet (makkelijk) kunt doen. Gelukkig heb je de optie om OneNote te openen in de desktop app.

Open het menu bij Openen in Browser en kies voor Openen in desktop-app. Op dat moment gaat hij aan de slag, maar krijgt je ook de melding ‘hier verder bewerken’ als je daar op klikt dan ga je weer terug naar de Teams omgeving. Je kunt die melding gewoon sluiten met het kruisje.

Zodra je hem een keer geopend hebt in een desktop app blijft hij daar staan, tot je hem zelf weer sluit. Je kunt hem vanaf nu rechtstreeks OneNote in de desktop-app openen en bewerken. Ook blijft hij gewoon synchroniseren met de Teams omgeving, dat is immers de plek waar hij staat opgeslagen.

OneNote openen in desktop app

Standaard voorkeur app wijzigen

De eerste keer dat je dit doet vraagt Windows welke versie van OneNote je wilt gebruiken, daarna gaat hij ervan uit dat die versie je voorkeur is.

Wil je nu toch een andere versie als voorkeur instellen? Kijk dan hier bij de uitleg van Microsoft hoe je dat doet.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Heb je in verschillende OneNote notitieblokken de verslagen en actielijsten staan en wil je jouw acties goed in beeld hebben zonder dat je alle notitieblokken iedere keer moet na lopen? Je kunt dan een Outlook taak maken van tekst in OneNote. Zo kun je naast je Outlook agenda goed overzicht houden van al jouw openstaande acties.

Outlook taak maken van tekst in OneNote 2016

In de OneNote 2016 versie gaat het heel eenvoudig. Er zit in je menubalk onder het menu start een knop Outlook taken.

Ga voor de tekst staan waar je een taak van wilt maken en open de knop Outlook taken om je keuze voor de termijn te maken. Er komt nu een vlag te staan voor je tekst in OneNote.

Je kunt ook met rechts klikken voor de tekst waarvan je een taak wilt maken en via het snelmenu de taak toevoegen.

Als je kiest voor aangepast dan wordt de Outlook taak geopend en kun je daar de gewenste datum invullen. Je ziet dat de tekst van OneNote wordt overgenomen in het taakonderwerp én een link naar de plek van OneNote waar de tekst staat. Handig als je via Outlook je taak weer opent.

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Outlook taak maken in OneNote voor Windows 10

Outlook taak maken via koppeling in OneNote

In OneNote voor Windows 10 zit geen stadaard knop om een taak te maken. Gelukkig kun je daar wel een koppeling ophalen die je zelf in een nieuwe Outlook taak plakt.

Klik met rechts voor de tekst waarvan je een koppeling wilt ophalen. Kies Koppeling naar alinea kopiëren en plak deze in de Outlook taak. Je kunt nu nog het taakonderwerp en de vervaldatum invullen.

Outlook taak maken van tekst in de Webversie

Helaas is er in de web versie geen optie om een taak te maken. Wil je toch Outlook taken maken kies dan eerst voor Openen in app .

OneNote openen in app

Paginaversies in OneNote

Paginaversies in OneNote

Als je veel in OneNote werkt komt het nogal eens voor dat een pagina meerdere keren wordt aangepast. Maar wat als je even terug wilt kijken wie wanneer welke aanpassing heeft gedaan? Of als je iets mist wat persongeluk van de pagina is verwijderd? Met Paginaversies in OneNote heb je snel de verschillende versies weer in beeld.

Knop paginaversies in OneNote aan of uitzetten

Sta je op een pagina, dan kun je in het tabblad geschiedenis de knop paginaversies eenvoudig aan en uitzetten door op de grote knop te drukken.

Onder de pagina waar je op stond komen dan één of meerdere grijze pagina namen te staan met de datum van wijziging en de persoon die de wijzigingen heeft gemaakt.

Klik je op een van de grijze pagina’s dan zie je in het groen gearceerde deel de wijzigingen, loop je van onder naar boven door de verschillende versies dan krijg je een goed beeld van de aanpassingen.

Paginaversies in OneNote

Paginaversie terugzetten

Wil je een oude paginaversie terugzetten, klik dan met rechts op de betreffende versie en kies versie herstellen.

Wil je alleen een stukje van de inhoud terugzetten dan kun je dat het makkelijkste even kopiëren en plakken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote subpagina

Subpagina’s maken in OneNote

Als je veel pagina’s onder 1 sectie hebt kun je makkelijk subpagina’s maken in OneNote zodat het toch overzichtelijk blijft. Hiermee maak je eigenlijk een extra indeling. De subpagina’s kun je dan inklappen zodat vooral de pagina’s openstaan die je echt nodig hebt.

Dit is handig als je voor een heel jaar alle weekoverleggen opneemt. Maar ook als je extra bijlagen of toelichtingen maakt onder bijvoorbeeld een agenda punt.

  • één pagina als sub maken: sleep de pagina 1 stukje naar rechts.
  • Meerdere pagina’s onder elkaar als sub maken: Selecteer de pagina’s door Shift ingedrukt te houden en eerst op de bovenste en daarna op de onderste pagina te klikken. Alle tussenliggende pagina’s worden nu grijs.
  • Sleep het hele grijze blok 1 stukje naar rechts.
Subpagina's maken in OneNote

Nu je de subpagina’s hebt gemaakt wordt de bovenste (in dit voorbeeld Januari) vanzelf de hoofdpagina. Zweef met je muis over januari en je ziet dat OneNote zet er nu een inklapmenu achter heeft gezet. Hiermee kun je de subpagina’s inklappen en weer uitklappen.

Uiteraard kun je dit ook met februari, maart en de rest van de maanden doen. Zo heb je in het najaar nog steeds een overzichtelijke lijst.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

tabellen maken OneNote

OneNote tabellen maken en aanpassen

Meer overzicht in OneNote met tabellen

Met tabellen maak je de teksten veel overzichtelijker. Denk aan opsommingen met naam-telefoonnummer of sjablonen voor de agenda van een overleg, actielijsten etc. Met deze korte uitleg kun jij ook eenvoudig in OneNote tabellen maken en aanpassen.
Als je eerst nog even wilt oefenen maak dan een nieuwe pagina aan. Die kun je later alsnog verplaatsen / kopiëren of verwijderen.

Maak een tabel in OneNote

In de basis werkt tabellen in OneNote hetzelfde als in Word, Power Point en Outlook mail.

tabellen maken OneNote

Via het tabblad invoegen kies je tabel en selecteer je het aantal rijen en kolommen. Laat de selectie los en je tabel is gemaakt.

Een leuke variant is dat OneNote automatisch een tabel maakt als je na het eerste getypte woord de tabtoets gebruikt. Zolang je de tabtoets blijft intoetsen maakt hij er kolommen bij. Zodra je bij de laatste kolom een enter geeft maakt hij een nieuwe rij.

Aanpassen van tabellen in OneNote

Zodra je met je muis in de tabel klikt komt er bovenaan je scherm in het lint het tabblad hulpmiddel voor tabellen bij. Hier heb je alle functies om de tabel aan ta passen.
Je krijgt deze functies ook als je met de rechtermuisknop in de tabel klikt en kiest voor tabel.

tabellen aanpassen OneNote
Secties en sectiegroepen in OneNote

Secties en sectiegroepen in OneNote

Secties en sectiegroepen vormen de basis van een OneNote notitieblok.

In de ouderwetse multomap was het handig om de vele pagina’s te scheiden met tabbladen. Ieder tabblad had zijn eigen onderwerp en met een handig kleurtje vond je het ook snel terug. De meest gebruikte onderwerpen deed je bovenaan in de klapper, de rest kon wat verder naar beneden.

Dat is precies hoe OneNote ook werkt. Alleen heet het hier Secties. En omdat het digitaal is werkt het nog veel vriendelijker ook. Je kunt namelijk makkelijk secties en sectiegroepen in OneNote van links naar rechts slepen, naar een ander notitieblok slepen, andere kleuren geven en nog veel meer.

Snel een nieuwe sectie maken:
Klik op het plusje en je krijgt gelijk een nieuwe sectie die je een naam kunt geven. Onder je sectie hang je de pagina’s.

Uitgebreide functies:
Klik je met rechts op een sectie dan krijg je een helpmenu met alle opties voor secties. Eigenlijk spreken ze allemaal voor zich.

Sectiegroep:
Een sectiegroep kan handig zijn als je bijvoorbeeld oudere secties wilt opruimen zonder dat je ze al wilt weggooien. Maak in dat geval een sectiegroep ‘oude versies’ of ‘2018’ en sleep de betreffende secties daarin. De onderliggende pagina’s verhuizen gelijk mee.

Te veel secties?
Regelmatig zie ik notitieblokken met heel veel secties (tabbladen van je multomap) met maar 1 pagina onder de sectie. Eigenlijk wordt je multomap dan dik van de tabbladen. Kijk dan eerst of je de pagina’s van een aantal tabbladen kunt samenvoegen. Denk maar eens aan je structuur van ‘alle ballen in de lucht‘.
Bijvoorbeeld Sectie: Bila’s in plaats van per persoon een sectie, Sectie: Team in plaats van sectie over teamleden, rooster, vakantieplanning etc.

Klap je links je notitieblok open dan zie je daar dezelfde structuur van je secties. Handig als je veel moet slepen.


mailbox de baas

Mailbox de baas

mailbox de baas

E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk. En hoe fijn is het als jij de mailbox de baas blijft?

Ca 80% van de deelnemers aan de PEP® training schatten in dat ze tussen de 15 en 30 e-mails per dag ontvangen en daar gemiddeld 6-8 uur per week mee bezig zijn. Die tijd denkt men nodig te hebben om (complexe) vragen uit te zoeken maar vooral om de e-mails te beantwoorden en archiveren in outlook of klantsystemen zoals CRM-Siebel.  Men erkent vaak dubbel werk te doen door e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat er werkelijk actie ondernomen wordt. Daarnaast wordt e-mail benoemd als grootste afleider. Veel mensen krijgen het gevoel dat ze ‘geleefd’ worden door e-mail. Dat is jammer, het zou juist één van de vele kanalen moeten zijn die je het werk makkelijker maken.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

  • Doe het nu; – klein/snel af te handen
  • Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klantensysteem
  • Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
  • Delete; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen onnodige post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook en sorteert men de e-mail naar onderwerp in wel meer dan 30 mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

  • De inhoud of bijlage van de e-mail ook op intranet, netwerkschijf of CRM systeem staat
  • De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
  • Het een melding van een vergaderverzoek is (staat toch al in je agenda)
  • De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ‘tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

  • Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
  • Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
  • Skype: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
  • One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok in samenwerking met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.
    • Bijvoorbeeld: ieder voegt zijn eigen vragen/input voor overleg toe, 1 persoon maakt voor het overleg de agenda definitief en iedereen heeft direct de beschikking over de agenda zonder rond te mailen.
    • Andere voordelen: tegelijkertijd te bewerken, slaat automatisch op, zichtbaar wie wat heeft toegevoegd, per notitieblok te bepalen met wie je het wilt delen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot ;én bron van ergernis. 
Bedenk of je antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Hebben alle ontvangers in lijst deze info echt nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet.
Maar met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

  • Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
  • Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
  • Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren verdubbel je de kans dat ze allemaal beantwoord worden.
  • Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat écht aandacht nodig heeft.
  • Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier! e

Pagina aanmaken of tussenvoegen in OneNote

OneNote is een heerlijk hulpmiddel om je info in weg te schrijven of te delen met anderen. Je kunt makkelijk een pagina aanmaken of tussenvoegen in OneNote.
Klik je op ‘+ pagina toevoegen’ dan komt hij automatisch onderaan de lijst met pagina’s te staan. Daarna kun je hem nog slepen naar de plek waar jij hem wilt hebben.

Je kunt ook gelijk de pagina op de juiste plek tussenvoegen zodat je niet meer hoeft te slepen. Zweef met je muis over de pagina’s en je ziet voor de pagina’s een blokje met een ‘+’ en een zwarte lijn verschijnen. Op de plek waar je dan op het blokje met ‘+’ klikt wordt de nieuwe pagina tussengevoegd.

Pagina aanmaken of tussenvoegen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips