Tagarchief: opgeruimd op vakantie

feestdagen

Feestdagen een lust of een last?

feestdagen

Volgende week is al de eerste feestdag van dit jaar. Voor de meeste mensen met een kantoorbaan een lekkere extra vrije dag. En zo zijn er van de komende 8 weken maar liefst 4 ‘gebroken’ door feestdagen. Privé is dat heerlijk, extra aandacht voor je gezin, familie of rust voor jezelf. Sommigen kunnen het ook nog combineren met de voorjaarsvakantie. Zakelijk is het lang niet altijd prettig.

In de ene functie is het hierdoor misschien rustiger dan normaal, juist omdat er mensen om je heen met vakantie zijn. In de andere functie weet je niet hoe je het geregeld moet krijgen. Veel mensen hebben de neiging om maar af te wachten en te kijken wat er gebeurt. Toch heb je zelf op een aantal punten wel degelijk invloed. Als je die zaken oppakt, heb je zelf nog meer plezier van de extra vrije dagen.

6 zaken die jij kunt beïnvloeden

Heb je goed beeld van je beschikbare tijd?

Met een goed ingerichte agenda weet je niet alleen voor jezelf welke tijd je beschikbaar hebt, maar kunnen anderen ook sneller zien of jij beschikbaar bent. De meeste mensen hebben inmiddels de feestdagen automatisch in de agenda staan (let op, heb je nog de oudere versie van Outlook dan staat Koninginnedag nog op 30 april, sleep die snel naar vrijdag 27 april). Zet op je vrije dagen de status op ‘niet aanwezig’.

Gaan alle vergaderingen door?

Kijk eens kritisch naar de vergaderingen de komende 2 maanden. Handig als je nu al weet welke kunnen vervallen of verzet worden. Waarschijnlijk krijg je op verschillende plekken nog wat extra ruimte. Zeker als je een overleg ook niet hoeft voor te bereiden of uit te werken. Door je via Outlook af te melden (weigeren met bericht) ziet de organisator bij controleren of er voldoende mensen aanwezig zijn om de vergadering door te laten gaan.

Duidelijke verwachtingen wekken

Nu je beeld hebt van de ruimte in je agenda kun je de grotere klussen waar je al deadlines voor hebt goed indelen. Zo houd je beeld op de resterende beschikbare ruimte en kun je de komende periode ook de juiste verwachtingen wekken voor nieuwe afspraken /deadlines of werkverdeling. Heb je voor het realiseren van een van je taken een specifieke collega nodig? Kijk dan nu al samen wanneer dat uitkomt.

Elkaar helpen door te delegeren

Het voordeel van werken in een team is dat je elkaar kunt helpen. Even met elkaar afstemmen wat je nog hebt liggen en hoe je het gezamenlijk realiseert is de mooiste vorm van delegeren. Vaak is het al genoeg om:

  • Even een paar uur de telefoon overdragen en apart gaan zitten zodat je geen werk hoeft over te dragen.
  • Nieuwe klussen die je niet voor een vakantie kunt afwerken direct bij binnenkomst overdragen aan een collega.
  • Klussen waar geen deadline op zit nu al plannen na je vrije dag(en).
  • Lastige klussen die je moet overdragen samen doornemen.

Mail op orde

Als je meerdere dagen vrij hebt vertrek dan met een lege mailbox. Zet desnoods een uurtje voor je vertrek de afwezigheidsmelding vast aan en plan na je vakantie een uurtje extra om je mail bij te werken.

Leeg je hoofd in een takenlijst

Zet je acties zo snel mogelijk in een takenlijst of in je klanten systeem. Gun jezelf aan het einde van een dag nog even 5 minuten om alle losse eindjes die je in je hoofd hebt weg te schrijven. Zo hoef je niets te onthouden tijdens de feestdagen en kun je optimaal genieten.

Tijd voor iets extra’s?

Ben jij toevallig die collega die juist tijd overhoudt omdat anderen weg zijn? Je teamleden zijn je dankbaar als je dat aangeeft in een dagstart. Werk je niet in een specifiek team dan is het een mooi moment voor een mini voorjaarsschoonmaak of je doelen en strategie voor 2018 nog eens goed door te nemen.

Juist in de periode met veel gebroken weken door vrije dagen is het erg waardevol om nét iets meer tijd te geven aan je werkorganisatie en werkplanning. Dan creëer je overzicht en rust in je hoofd zodat je ook kunt genieten van de feestdagen.

Veel plezier!

Jaarwisseling 2015

Overzichtelijke jaarwisseling

Jaarwisseling 2015

De laatste werkdagen van 2014 zijn aangebroken. Je wilt vast nog wat zaken afronden en dan is het hoog tijd voor een paar heerlijke dagen met je familie en vrienden.

Op de valreep nog enkele tips om 2014 overzichtelijk af te sluiten.

5 Tips voor een slimme jaarwisseling

Met een ‘lege’ inbox het jaar uit
Wil je dit jaar echt met een lege mailbox eindigen? Werk je inbox dan van onder naar boven bij. Daar vind je vaak e-mails die je vergeten bent te verwijderen of archiveren. Heb je er nog heel veel staan? Pas dan onderstaande sorteer technieken toe die je ook na iedere vakantie kunt doen.

Overzicht op je mail na de kerstvakantie
Als je naast de feestdagen nog extra vrij hebt wachten er vaak weer de nodige e-mail op je. In 3 stappen heb je snel weer overzicht:

  1. Sorteer op pictogram en ga met ctr + end naar het einde van je lijst. Hier staan al je agenda items en eventuele specifieke meldingen bij elkaar.
    Je agenda is nu gelijk bijgewerkt.
  2. Sorteer op ‘onderwerp’ en behandel eerst de e-mails met hetzelfde onderwerp (zogenaamde ketting mails).
  3. Sorteer op ‘van’ en behandel de afzenders waar veel e-mails van zijn (vaak van functionele mailboxen, nieuwsitems of leidinggevenden).

Jaarlijkse opschoning verzonden en verwijderde items
De verzonden items zijn een paar weken tot maanden erg waardevol als naslagwerk. Maar als deze map overvol raakt werkt het tegen je. Verwijder oude verzonden items in een paar klik. Bijvoorbeeld alles ouder dan 6 maanden:

  1. Ga op de laatste mail staan van b.v. 30-6-2014.
  2. Toets tegelijkertijd ctrl + shift + end
    nu zijn alle e-mails vanaf 30-6 en ouder geselecteerd
  3. Toets delete.

Dit kun je ook met je verwijderde items doen. Natuurlijk kun je de map verwijderde items ook automatisch laten legen.

Takenlijst of CRM activiteiten
Kijk eens kritisch welke taken je dit jaar echt moet afwikkelen en welke taken je beter of het jaar heen kunt tillen. Een realistische actielijst zorgt dat je ook werkelijk de focus kunt leggen op zaken met een hoge prioriteit. Als het minder druk wordt dan verwacht kun je altijd nog vooruit werken met de taken van de volgende dag.

Agenda planning tijdens de jaarwisseling
Waarschijnlijk doe je al je wekelijkse agenda onderhoud. Neem dan deze tips nog extra mee:

  1. Controleer of de status van de feestdagen en andere vrije dagen op ‘niet aanwezig’ staat.
  2. De herinnering kun je op ‘geen’ zetten.
  3. Plan na je extra vrije dagen ook ruimte om overzicht te creëren.
  4. Ik wens je voor 2015 heel veel gezondheid en werkplezier. Waarschijnlijk zijn er meerdere collega’s en klanten die je de eerste werkdagen van het jaar het allerbeste wilt wensen. Hou iets meer ruimte voor ad-hoc zodat je ook echt even tijd hebt voor elkaar.

Veel werkplezier!

Strategie en doelen 2015

Strategie en doelen voor 2015

strategie

Nog een maandje en het is 2015. Veel bedrijven hebben de strategie en jaardoelstellingen 2015 bepaald. De volgende stap is de doorvertaling naar de persoonlijke doelen in een prestatiedocument en/of persoonlijk ontwikkelplan. Mooi moment om jouw persoonlijke doelen en strategie voor 2015 voor te bereiden.

Waarom zou ik doelen stellen? Het loopt toch anders.

Natuurlijk komen er altijd zaken op je pad die je niet had kunnen voorspellen. Toch heeft het wel degelijk waarde om je richting te bepalen. Alle grote afwijkingen die langskomen kun je dan weloverwogen afwegen. Sommige helpen zelfs om je doelen sneller of makkelijker te bereiken, sommige leiden misschien tot het aanpassen van je doelen.

Een ding is duidelijk, jij blijft de regisseur van je persoonlijk resultaat.

Los van wat je nog niet weet zijn er veel zaken die je (impliciet) wel weet en kunt meenemen in de opzet en realisatie van jouw doelen.

 Begin met het einde voor ogen.

Strategie en doelen bepalen, waar rekening mee te houden

Vakanties en vrije dagen zijn leuk maar soms ook lastig
Feitjes: een jaar heeft 365 dagen, 52 weken, 12 maanden, 4 kwartalen en 2 helften. Maar niet voor jouw planning. Je roostervrij is misschien om de week, in het voorjaar zijn er extra feestdagen en je vakantie duurt langer dan 1 dag. Ga jij het liefst in de winter, het voor- of najaar of een zo lang mogelijke zomervakantie? Rooster die periode dan uit je planning.

 Een richtgetal per week of maand? Deel je actiedoelen dan door 40 werkbare weken of 10 werkbare maanden.

Weet je nog niet hoe de vrije dagen vallen? Zorg dat de feestdagen standaard in je agenda staan en zet de voor jouw belangrijke schoolvakanties 2015 ook vast bovenaan in je agenda.

Projectplanningen, implementaties en werkgroepen
Naast je vaste taken heeft vrijwel iedereen ook te maken met een project- of werkgroep. Sommigen lopen al, sommigen starten in de loop van het kalenderjaar.

Heb je al een beeld welke projecten of implementaties in de loop van 2015 gaan starten?

 Waar wil jij graag een bijdrage aan leveren? Wat betekent dat voor je beschikbare tijd voor je overige doelen?

Marketing en netwerk activiteiten
Naast interne projecten zijn er vaak ook externe activiteiten die invloed hebben op jouw beschikbare tijd. Gelukkig hoe je niet bij alles aanwezig te zijn.

Bekijk het marketingjaarplan en bepaal de impact voor jouw rol.

Verandering in teamsamenstelling
Helaas worden we af en toe ziek. Meestal maar enkele dagen, soms iets langer. Veel hiervan kun je niet voorzien, tenzij je weet dat iemand zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof gaat benutten. Ook het inwerken van nieuwe collega’s kost eerst iets meer tijd voor je de voordelen gaat ervaren. 

Gewenste en benodigde opleidingen
In de huidige tijd is iedereen continu met zijn ontwikkeling bezig. In je persoonlijk ontwikkel plan staan ongetwijfeld al verschillende opleidingen die je gaat oppakken. Daarnaast komen er nog teamdagen of -trainingen.

Informeer bij je manager welke plannen er zijn. Met een goed overzicht kun je de volgorde en studiebelasting beter verdelen.

Houdt ruimte voor ad-hoc
Wetende dat je nog niet alles weet betekent ook dat je tijd moet vrijhouden voor de nog onbekende zaken. In het begin van het jaar lijk je soms iets rianter in je tijd te zitten. Toch is dat de periode dat je extra zuinig moet zijn op je tijd. Zo houdt je aan het einde iets meer marge over om te schuiven.

 Haast je als je tijd hebt zodat je tijd hebt als je haast hebt.

Maak een rekensommetje voor de beste verdeling
Twijfel je aan de realiseerbaarheid van je doelen? Maak dan eens een rekensommetje van je beschikbare tijd per maand of week (werkweekuren -/- vrije dagen). Zet daar tegenover de minimaal benodigde tijd voor de onderwerpen bij 1 t/m 5 en bepaal dan hoe jouw beschikbare tijd voor je kerntaken verdeeld is over het jaar. Zo zie je direct waar de grootste tijdsdruk zit en wat je nog moet herverdelen of wegstrepen.

Met een heldere strategie en doelen voor 2015 ben je instaat om beter je werk te managen en je kostbare tijd te besteden aan de juiste activiteiten. Onze ervaringen helpen ons om steeds realistischer in te schatten. Helaas belemmert het ons ook en blijven we soms een beetje hangen in wat ooit niet werkte. Iedereen heeft zo zijn eigen kwaliteiten, leer die van anderen kennen en spiegel je aan de goede eigenschappen van anderen zodat jij makkelijker jouw doelen bereikt.

 Op naar een goed 2015!

checklist voor relaxed begin vakantie

Checklist voor relaxed begin vakantie

checklist voor relaxed begin vakantie

Heerlijk, de vakantieperiode staat weer voor de deur. Toch brengt het voor veel mensen stress met zich mee. Hoe krijg je alles op tijd af en welke berg kun je verwachten als je weer terug bent?

Misschien herken je het nog van andere jaren. Zo vlak voor de vakantie heb je thuis het nodige extra te regelen; koffers pakken, huisdieren onderbrengen, auto laten controleren, nog even de stad in.

Juist nu heb je geen tijd voor overwerk. Toch ‘overkomt’ het nog veel mensen dat ze de laatste werkdag een uurtje langer doorwerken. Uiteindelijk lukt het nét niet en gaat de rest dan toch maar in een overdrachtsmail naar je collega die de belangrijkste zaken waarneemt. Of morgenochtend thuis nog even snel….

De eerste vakantiedagen had je zelfs nodig om af te schakelen en je werk echt achter je te laten.

De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:

  • Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
  • Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
  • Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
  • De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.

Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ben je vastbesloten om het anders aan te pakken. Nu wil je echt relaxed aan je vakantie beginnen. Toch?

Gebruik de checklist voor relaxed begin vakantie

1. Breng vanaf 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.

  • Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren.
  • Mocht je (lichte) achterstanden hebben, plan ze dan nu in. Zo voorkom je dat je teveel werk erbij neemt wat je niet kunt afronden.
  • Maak voor alles wat deze 4 weken binnenkomt een beslissing of het urgent is.
  • Bepaal of het handig is of jij een verzoek moet oppakken, of slimmer direct door je collega die jou waarneemt tijdens je vakantie.
  • Plan grote klussen direct in je agenda zodat je continu overzicht houdt op je resterende beschikbare tijd.

2. Alles wat je nog voor je vakantie wilt afronden

  • Wie heb je nodig?
  • Stem jouw planning af op zijn/haar beschikbaarheid of vraag vooraf aan wie hij/zij het overdraagt.

3. Activiteiten die doorlopen in je vakantie

  • Als je nu al weet dat de vervolgacties in je vakantie vallen, draag dan nu al over. Zo kan je collega een goede planning maken i.c.m. de eigen werkzaamheden.
  • Plan ruim voor je vertrek een bila voor overdracht van lastigere klussen. Zo kan de ander zich inlezen of vragen stellen.

4. Activiteiten na je vakantie.

  • Iedereen heeft altijd wel zaken die ook na de vakantie kunnen.
  • Check wel even of je anderen nodig hebt en hun beschikbaarheid.

5. Is er iemand die jouw e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt.

  • Heeft je collega al auteurs rechten voor je e-mail?
  • Vertrek met een lege postvak-in, wel zo overzichtelijk voor je collega.
  • Maak onder je postvak-in tijdelijke mappen:
    01. Nog actie / 02. ter info / 03. afgehandeld.
    Zo is de overdracht ook gelijk geregeld.

6. Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?

  • Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
  • Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
    Zo beloof je minder en kun je meer presteren.

7. Je agenda slim inrichten.

  • Ondanks dat je tijdig prioriteert en overdraagt is het handig de laatste 2 uurtjes voor je vakantie te reserveren voor afwerking. In het ergste geval heb je ze niet nodig en begint je vakantie al om 16:00 uur!
  • Reserveer gelijk de eerste paar uurtjes na je vakantie om bij te werken.

8. En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:

  • Bakje koffie en met collega bijpraten
  • Agenda bekijken en bijwerken, wat staat er inmiddels voor vandaag gepland. Sorteer je ontvangen mail op pictogram en je ziet alle vergaderverzoeken onderaan de lijst.
  • Heb je veel e-mail bij te werken?
    Sorteer op pictogram, met ctrl+end zie je onderaan je vergaderverzoeken die je snel kunt bijwerken.
    Sorteer dan op onderwerp (handig voor kettingmails) en op afzender (wie is voor jou belangrijk?)

De vakantie is bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij relaxed aan je vakantie wilt beginnen, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.

 

favorieten in verkenner

Favorieten in verkenner

Vaak opslaan in een map? Gebruik favorieten in verkenner

Als je vaak in een specifieke map iets wilt opslaan is het handig om die map toe te voegen aan de favorieten in verkenner. Zo heb je de veelgebruikte map met 1 klik beschikbaar.

Als je vaak iets wilt openen in een specifieke map is het handiger om die map te pinnen.

Sleep een map:
Op het woord favorieten in verkenner dan zie je een blauwe balk over het woord favorieten en komt de map onderaan je lijstje met favorieten in verkenner.
Tussen mappen die al in favorieten staan dan krijg je een zwarte streep en bepaal jij de volgorde.

Let op! 
Sleep je de map op een andere map die al in favorieten staat dan wordt de gesleepte map verplaatst! In je archief structuur vind je hem dan op de nieuwe plek.

In plaats van slepen kun je ook met je rechtermuisknop op de map klikken en kiezen voor ‘aan snelle toegang vastmaken’

Verwijderen:
Wil je een map verwijderen uit de favorieten, klik dan met rechts op die map en kies ‘van snelle toegang losmaken 

favorieten in verkenner

 

Wil je vaker een tip ontvangen volg ons dan ook op facebook

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

 

vakantie

Artikel: Zo geniet jij extra lang van je vakantie

Misschien herken je het nog van andere jaren. Zo vlak voor de vakantie heb je thuis het nodige extra te regelen;

vakantie

fijne vakantie!

Koffers pakken, huisdieren onderbrengen, auto laten controleren, nog even de stad in.

Hoe krijg je alles op tijd af en welke berg kun je verwachten als je weer terug bent?
Juist nu heb je geen tijd voor overwerk. Toch ‘overkomt’ het nog veel mensen dat ze de laatste werkdag een uurtje langer doorwerken. Uiteindelijk lukt het nét niet en gaat de rest dan toch maar in een overdrachtsmail naar je collega die de belangrijkste zaken waarneemt. Of morgenochtend thuis nog even snel….

Aan het einde van je vakantie zorg je in ieder geval dat je thuis alvast je mail hebt bijgewerkt. Dan weet je wat er speelt en heb je voldoende ruimte om de overdracht te doen.
Voor je het in de gaten hebt ben je al bijna weer vergeten dat je vakantie hebt gehad. Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ga je dat echt beter aanpakken, toch?
De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:

  • Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
  • Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
  • Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
  • De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.

6 tips om langer van je vakantie te genieten:

1. Breng 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.

  • Wie heb je nodig om je werk te kunnen doen?
  • Wanneer zijn zij met vakantie en wat betekent dat voor jouw planning?
  • Werk je met een CRM systeem zoals Siebel? Neem nu al voor iedere activiteit die in je vakantie gepland staat een besluit.

Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren. Pas je planning en CRM systeem daarop aan. Zet alles wat je delegeert vast door naar je collega, des te eerder kan de ander een goede eigen planning maken. Werk dit iedere week bij tot je vakantie.

2.   Hoe ziet je agenda eruit als je terugkomt?

  • Reserveer nu al voldoende tijd om bij te werken
  • Welke afspraken met anderen heb je dan nodig om snel te kunnen opstarten?

3.   Is er iemand die jouw werk / e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt. Check nog even wat afspraken:

  • Heeft je collega auteurs rechten voor je e-mail?
  • Maak vooraf onder je postvak-in tijdelijke mappen: Nog actie / ter info / afgehandeld (of deze gelijk verwijderen). Zo blijft je postvak voor je collega overzichtelijk en staat het voor jou geprioriteerd.

4.    Wat zet je in de afwezigheid assistent?
Wegens vakantie tot (datum) kan ik uw mail niet beantwoorden
a. De mail wordt niet doorgestuurd. Als u voor die tijd antwoord wilt kunt u contact opnemen met (e-mail collega/team).

      Voorkom dubbel werk en laat je collega de doorgestuurde mail uit je mailbox verwijderen.
        b.

De mail wordt ongelezen verwijderd. U kunt uw vraag mailen naar (naam collega/team) óf stuur mij een e-mail na (datum).

Dit klinkt stoer, maar kan heel efficiënt zijn. Neem desnoods de mail van de laatste 2-3 dagen door of van specifieke personen en zet de rest in een aparte map dan kun je nog terugbladeren en na 3 weken definitief verwijderen.

5.  Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?

  • Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
  • Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
    Zo beloof je minder en kun je, in alle rust, meer presteren.

6.   En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:

De vakantie is juist bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij de valkuilen wilt ontlopen waardoor je vakantie gestrester begint dan gehoopt, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.
Alvast een hele fijne vakantie!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips