Tag archieven: outlook agenda

Weeknummers in Outlook agenda

Werk je veel met weken? Dan is het handig als je de weeknummers in Outlook agenda hebt staan zodat je ze in een oog opslag naast je maandkalender ziet staan als je gaat plannen.

Outlook Desktop: bestand, opties, agenda scrol naar weergaveopties en zet vinkje aan bij weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datum navigator.

Outlook Online: instellingen (wieltje), alle Outlook instellingen, Agenda, Weergave en dan vinkje aan bij weeknummers weergeven

Weeknummers in Outlook agenda

Soms kloppen de weeknummers in Outlook agenda niet. Volgens de internationale standaard ISO 8601 is de eerste week van een jaar die vier of meer dagen van dat kalenderjaar bevat. Omdat maandag als eerste dag van de week wordt beschouwd, komt het erop neer dat week 1 de week is, waarin de eerste donderdag van dat jaar zit en de week waar 4 januari in valt. 1 februari valt altijd in week 5.

Sommige landen zoals Amerika en Japan hanteren een andere methode.
Om die reden kun je in Outlook instellen wat de eerste dag van de week en de eerste week van het jaar is.

Voor Nederland moet je het als volgt instellen:

Ga naar bestand, opties, agenda en het onderdeel werktijd
Eerste dag van de week = maandag
Eerste week van het jaar = Eerste week met 4 dagen.

Met bovenstaande instellingen heb jij de juiste weeknummers in Outlook agenda staan. Mocht je écht veel met Amerika te maken hebben dan moet je nog even alert blijven of jullie het over dezelfde week hebben.

meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

feestdagen

Feestdagen een lust of een last?

feestdagen

Volgende week is al de eerste feestdag van dit jaar. Voor de meeste mensen met een kantoorbaan een lekkere extra vrije dag. En zo zijn er van de komende 8 weken maar liefst 4 ‘gebroken’ door feestdagen. Privé is dat heerlijk, extra aandacht voor je gezin, familie of rust voor jezelf. Sommigen kunnen het ook nog combineren met de voorjaarsvakantie. Zakelijk is het lang niet altijd prettig.

In de ene functie is het hierdoor misschien rustiger dan normaal, juist omdat er mensen om je heen met vakantie zijn. In de andere functie weet je niet hoe je het geregeld moet krijgen. Veel mensen hebben de neiging om maar af te wachten en te kijken wat er gebeurt. Toch heb je zelf op een aantal punten wel degelijk invloed. Als je die zaken oppakt, heb je zelf nog meer plezier van de extra vrije dagen.

6 zaken die jij kunt beïnvloeden

Heb je goed beeld van je beschikbare tijd?

Met een goed ingerichte agenda weet je niet alleen voor jezelf welke tijd je beschikbaar hebt, maar kunnen anderen ook sneller zien of jij beschikbaar bent. De meeste mensen hebben inmiddels de feestdagen automatisch in de agenda staan (let op, heb je nog de oudere versie van Outlook dan staat Koninginnedag nog op 30 april, sleep die snel naar vrijdag 27 april). Zet op je vrije dagen de status op ‘niet aanwezig’.

Gaan alle vergaderingen door?

Kijk eens kritisch naar de vergaderingen de komende 2 maanden. Handig als je nu al weet welke kunnen vervallen of verzet worden. Waarschijnlijk krijg je op verschillende plekken nog wat extra ruimte. Zeker als je een overleg ook niet hoeft voor te bereiden of uit te werken. Door je via Outlook af te melden (weigeren met bericht) ziet de organisator bij controleren of er voldoende mensen aanwezig zijn om de vergadering door te laten gaan.

Duidelijke verwachtingen wekken

Nu je beeld hebt van de ruimte in je agenda kun je de grotere klussen waar je al deadlines voor hebt goed indelen. Zo houd je beeld op de resterende beschikbare ruimte en kun je de komende periode ook de juiste verwachtingen wekken voor nieuwe afspraken /deadlines of werkverdeling. Heb je voor het realiseren van een van je taken een specifieke collega nodig? Kijk dan nu al samen wanneer dat uitkomt.

Elkaar helpen door te delegeren

Het voordeel van werken in een team is dat je elkaar kunt helpen. Even met elkaar afstemmen wat je nog hebt liggen en hoe je het gezamenlijk realiseert is de mooiste vorm van delegeren. Vaak is het al genoeg om:

  • Even een paar uur de telefoon overdragen en apart gaan zitten zodat je geen werk hoeft over te dragen.
  • Nieuwe klussen die je niet voor een vakantie kunt afwerken direct bij binnenkomst overdragen aan een collega.
  • Klussen waar geen deadline op zit nu al plannen na je vrije dag(en).
  • Lastige klussen die je moet overdragen samen doornemen.

Mail op orde

Als je meerdere dagen vrij hebt vertrek dan met een lege mailbox. Zet desnoods een uurtje voor je vertrek de afwezigheidsmelding vast aan en plan na je vakantie een uurtje extra om je mail bij te werken.

Leeg je hoofd in een takenlijst

Zet je acties zo snel mogelijk in een takenlijst of in je klanten systeem. Gun jezelf aan het einde van een dag nog even 5 minuten om alle losse eindjes die je in je hoofd hebt weg te schrijven. Zo hoef je niets te onthouden tijdens de feestdagen en kun je optimaal genieten.

Tijd voor iets extra’s?

Ben jij toevallig die collega die juist tijd overhoudt omdat anderen weg zijn? Je teamleden zijn je dankbaar als je dat aangeeft in een dagstart. Werk je niet in een specifiek team dan is het een mooi moment voor een mini voorjaarsschoonmaak of je doelen en strategie voor 2018 nog eens goed door te nemen.

Juist in de periode met veel gebroken weken door vrije dagen is het erg waardevol om nét iets meer tijd te geven aan je werkorganisatie en werkplanning. Dan creëer je overzicht en rust in je hoofd zodat je ook kunt genieten van de feestdagen.

Veel plezier!

agenda planning

Agenda planning, hoe houd je overzicht

agenda planning

De druk op de agenda neemt toe. Klanten, collega’s, managers iedereen vraagt een deel van je tijd. In je hoofd weet je precies wat je wilt doen maar soms lijkt het wel of alles ad-hoc is en jij continue moet schakelen om iedereen ter wille te zijn. Dan je acties in je takenlijst of CRM systeem toch maar weer doorzetten naar morgen.

Natuurlijk loop je zo het risico dat je achterstanden opbouwt. Je creëert wellicht je eigen interrupties omdat je bijvoorbeeld vragen krijgt over je openstaande acties of omdat de druk in je hoofd toeneemt en je minder goed kunt concentreren.
Door je werkelijke beschikbare agenda ruimte visueel te maken creëer je rust en duidelijkheid voor jezelf en je omgeving.

5 Tips om zichtbaar te maken welke ruimte er over is:

1 Geef aan wanneer je aan/afwezig bent

Steeds meer mensen werken flexibel. De een met een avondrooster beschikbaar voor klantafspraken, de ander werkt flexibele uren of heeft bepaalde thuiswerk dagen. Zet je begin-einde werktijd in je agenda als deze afwijkt van de ‘standaard’.  De meeste mensen hebben de feestdagen al automatisch toegevoegd. Outlook zet bij de feestdagen de status van de afspraak standaard op ‘vrij’ en dat betekent: beschikbaar om te plannen’. Heb je het geluk dat je bedrijf dicht is en je dus niet hoeft te werken? zet de status dan op ‘niet aanwezig’. Je thuiswerkdagen kun je met de status ‘werkt ergens anders’ bovenaan in je agenda zetten.

2 Benoem je routine taken

In iedere functie herken je een aantal terugkomende taken. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen, mail afhandelen, overleg voorbereiden etc. Als het maar een kleine handeling is past het er wel bij, maar zodra je er minimaal een halfuur voor nodig hebt kan het echt gaan knellen. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk met een terugkeerpatroon in je agenda. Bedenk ook of je wel of geen Outlook herinnering wilt krijgen.

3 Plan keien en kiezels altijd in je agenda

Stephen Covey deelt de werkzaamheden in naar keien (1 uur of langer) kiezels (halfuurtje) zand en water (3-10 minuten). Zet je keien altijd in je agenda. Ligt er een hoge druk op je agenda waardoor je weinig tijd hebt om alles bij te werken? Plan dan ook de kiezels en reserveer links en rechts nog wat tijd om zand en water gebundeld op te pakken. Heb je ook nog werkzaamheden in een CRM / zaaksysteem? Zet dan ook die keien in je agenda. De meeste mensen zijn in de ochtend het frist om de keien op te pakken.

Voorbeelden:
Keien: voorbereiding-uitwerking afspraken, nota’s schrijven, rapportages opstellen, beleidsstukken doornemen, achterstanden wegwerken.
Kiezels: mail bijwerken, korte verslaglegging, agenda planning maken.
Zand en water: terugbel notities, archiveren, afspraken maken.

4 Gebruik de status van de agenda items

Natuurlijk is het voor jou én je collega’s niet fijn als je agenda continu dichtgetimmerd staat. Heb je tijdig voorbereiding of uitwerking gepland dan is er vaak nog ruimte om te schuiven binnen de dag of week. Dat kun je zichtbaar maken met de status afspraak ‘voorlopig bezet’. Dat voorkomt onnodige afstemming. Zit je strak op de deadline en moet het af dan staat de status wel op ‘bezet’.

5 Houd 1/3 ruimte voor ad-hoc

Als je bovenstaande hebt toegepast heb je als het goed is over 2-3 weken nog ca 1/3 ruimte voor ad-hoc. De lopende en nieuwe week waarschijnlijk al iets minder. Bepaal welke minimale ruimte voor ad-hoc nodig is voor jouw functie en laat die ruimte ook in je agenda eventueel met een ‘afspraak: inloop/belacties’. Je creëert ook lucht in je agenda om voor bepaalde afspraken ¾ uur te plannen in plaats van 1 uur.

 Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden

Het is zo verleidelijk om acties in je hoofd te bewaren, maar door je agenda goed bij te houden en zichtbaar te maken waar de mogelijkheden zitten wordt het voor jezelf ook makkelijker om keuzes te maken en te prioriteren. Je blijft tenslotte continu beslissen:

Doe ik het nu, doe ik het later, delegeer ik het of delete ik het (afmelden).

Veel werkplezier!

 

dubbel werk

Dubbel werk waarom zou je?

dubbel werk

In een productie omgeving worden alle vormen van dubbel werk of onnodige handelingen zo snel mogelijk uit het proces gehaald. Ook in administratieve omgevingen wordt Lean steeds vaker toegepast om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Daarnaast heb je jezelf misschien ook een aantal werkgewoonten eigen gemaakt waar onbewust dubbel werk in zit. Niet voor niets een van de eerste onderwerpen in de PEP® training: voorkom herhaling. Als het maar vaak genoeg op een dag voorkomt kun je zelfs met het verminderen van de kleinste dubbele handelingen veel tijd besparen. Als je er bewust op gaat letten zal je steeds meer dubbele of onnodige handelingen herkennen.

Welke van deze 10 voorbeelden kun jij gebruiken om dubbel werk te voorkomen?

  1. Heb je al lijm aan je vingers bij E-mail behandelen?
    Voor de meeste functies is het voldoende om 2-3 keer per dag je mail te behandelen. Laat je niet verleiden en zet de pop-up in outlook uit en natuurlijk ook je melding op je telefoon. Is de actie uit de mail pas over enkele dagen nodig? Maak er dan een taak van of zet hem in je klantensysteem of Planbord op de datum waarop je ermee aan de slag wilt. Behandel iedere mail met lijm aan je vingers en maak de keuze:
    doe ik het nu (klaar), doe ik het later (taak), delegeer ik het (evt. taak met follow-up) of delete ik het.
  2. E-mail op je telefoon afhandelen?
    Het lijkt zo efficiënt om even snel tussen de vergaderingen door de e-mail op je telefoon te behandelen. Toch valt het vaak tegen. Je bent net niet de info bij de hand, moet er eigenlijk een taak van maken of nog archiveren in je klantenbestand of online archief.
    Als je het toch doet, gooi dan in ieder geval de afgehandelde mail gelijk weg of bewaar het in een Outlook map als dat nodig is. Voorkomt in ieder geval weer dubbel werk als je terug bent op je werkplek.
  3. Hoe vaak herschrijf je jouw To-do lijst?
    Een to-do lijst of taken lijst is heel waardevol, zo hou je ruimte in je hoofd om na te denken. Werk je met een klantensysteem dan is je startpagina met activiteiten /dossiers je ‘to do’ lijst geworden. Regelmatig zie ik nog mensen die de acties ook op een briefje schrijven of in hun hoofd bewaren. Meestal omdat de volgorde van de lijst niet klopt. Investeer dan liever 5 minuten per dag om je volgorde van de ‘digitale’ lijst aan te passen naar de juiste start/plandatum in plaats van dubbelle lijsten en moeilijker terugvinden.
  4. Welke dagelijkse web pagina’s openen je nog handmatig?
    We werken steeds meer in online omgevingen. De ene keer moet je naar een website van een samenwerkende partij, de andere keer zit je op intranet of werk je in cloud omgevingen zoals Sharepoint of Groepen. Natuurlijk kun je iedere keer de site zoeken of in een Groep bladeren door een mappenstructuur tot je op het juiste niveau bent. Bespaar tijd door pagina’s die je veel gebruikt automatisch te laten opstarten of in je favorieten lijst te zetten.
  5. Druk je de spellingcontrole klakkeloos weg?
    Veel mensen gebruiken een automatische spelling controle, bijvoorbeeld bij het typen van een e-mails. Zo voorkom je kleine typefoutjes. Sommige woorden worden echter niet herkend omdat ze te vakinhoudelijk zijn. In plaats van ‘negeren’ is het slimmer om te kiezen voor ‘toevoegen aan woordenlijst’ zodat ze de volgende keer wel herkend worden op de juiste spelwijze.
  6. Staan de agenda herinneringen die je niet nodig hebt al uit?
    Een herinnering op je agenda item voor een afspraak is vaak handig. Het helpt je om een los te komen van je werk, spullen te pakken misschien nog een kop koffie en dan op tijd starten. Maar in je agenda staan ook zaken waar je nooit een herinnering voor nodig hebt. Denk aan roostervrij of bepaalde geplande routine taken. Zet op dit soort reeksen je herinnering op ‘geen’ dan hoef je hem ook niet te verwijderen.
  7. Hoe vaak komen jouw Outlook agenda herinneringen in beeld?
    Een herinnering is vooral effectief als je er ook iets mee doet. Veel mensen laten hem als reminder nog dagenlang staan. Tel eens hoe vaak je de melding hebt weggedrukt als hij iedere 5 minuten opkomt. Leer jezelf aan om de herinnering direct af te handelen of plan je agenda item direct op een nieuw moment dat wel realistisch is. Toch een langere termijn taak geworden? Voeg hem dan toe aan je takenlijst.
  8. Kies je de lange of korte route om naar veel gebruikte mappen te gaan?
    Bij veel bedrijven is de mappen structuur in de verkenner (g-schijf, p-schijf etc.) groot. Meestal gebruik je een beperkt aantal mappen heel vaak en kun je ze naar de favorieten slepen. Loop je toch liever door de ‘boomstructuur’ type dan de eerste letters van je map naam om er snel naartoe te gaan.
  9. Veel gebruikte bestanden pinnen aan de taakbalk
    Bepaalde documenten blijf je het hele jaar door gebruiken. Bijvoorbeeld een excel actielijst van een vast overleg, een rooster voor het hele jaar of bepaalde sjablonen die je veel nodig hebt. Je kunt zo’n bestand makkelijk pinnen aan de taakbalk werkt ook super voor bestanden die in Teams staan, of in een online documenten systeem zoals Sharepoint etc.
  10. Stuur je nog documenten/lijstjes rond?
    Nog regelmatig mailt men documenten of lijstjes rond. Zelfs als mensen iets moeten invullen of redigeren. Met een beetje pech is het document dan op 8 plaatsen opgeslagen en krijgt de verzender 8 versies terug waar 1 aangepaste versie van gemaakt moet worden. Een link naar het brondbestand of de map met verzoek om in te vullen of aan te passen is veel efficiënter. Zowel in Word als Excel kun je wijzigingen bijhouden aanzetten en opmerkingen toevoegen (tabblad controleren).  Bij een terugkerende vergadering kun je trouwens ook mooi een link naar de map met stukken/verslagen in de uitnodiging zetten, hoef je het ook niet meer te mailen.

Wellicht heb je al lezend nog andere gewoontes ontdekt waarin jij dubbel werk doet of toelaat door je omgeving. Veel zijn direct op te lossen door je systemen slim in te richten, een aantal moet je met elkaar afstemmen. Hoe klein en onbenullig het soms ook lijkt, je zult merken dat de tijd die je nu investeert je rust en ruimte geeft om die dingen op te pakken die er echt toe doen.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Agenda planning

Agenda planning klopt toch nooit

Agenda planningHeb jij dat ook, dat je jezelf van alles voorneemt, misschien zelfs netjes een agenda planning hebt gemaakt en uiteindelijk aan het einde van de dag alles weer moet verschuiven? Balen en het lijkt zo zinloos als je voor je gevoel meer aan het schuiven bent dan daadwerkelijk aan het uitvoeren.

Maar ja, helemaal stoppen met plannen werkte ook niet, toen zat je nog te veel in je eigen tijd te werken of kreeg je continue vragen wat de status was. Die onnodige vragen leggen alleen maar druk op en kosten je ook veel tijd.

Pas als je doorhebt waardoor je agenda planning (iedere keer) niet klopt kun je het veranderen.

5 valkuilen waarom een agenda planning niet werkt:

  1. Terugkerende werkzaamheden niet gepland
    Iedereen heeft in zijn functie wel een aantal zaken die regelmatig terugkomen. Iedere ochtend een dagstart, 2-3 keer per dag je mail bijwerken, iedere maand een rapportage opleveren, 2-wekelijkse bila etc. Zodra het een afspraak met anderen is staat hij al in je agenda. Maar juist die voorbereiding voor een overleg, de reistijd ernaartoe, de uitwerkingen van de actiepunten, terugbelnotities, speciale activiteiten die op vast momenten in je CRM systeem (Siebel, zaaksysteem, HR portaal etc). komen kunnen je opbreken. Zeker als het activiteiten zijn die maar eens per week, maand of kwartaal komen hebben dan toch flinke impact op je beschikbare tijd.

Zet al je terugkerende activiteiten goed in je agenda (evt met status voorlopig bezet)

  1. Onvoldoende zicht op je taken voor deze dag
    Had je net een mooie agenda planning gemaakt, schiet je ineens iets belangrijks te binnen dat vandaag ook nog moet. Je kunt pas echt een goede planning maken als je een totaal overzicht heb op je activiteiten. Ik bedoel hier vooral alles wat er al is.
    Dus; werk je mailbox bij en zet het in een takenlijst of CRM systeem op een realistische datum, schrijf ook alles op wat er in je hoofd zit, blader nog even terug in je agenda of er nog andere losse eindjes zijn en maak dán pas je planning.

     Zonder goed overzicht op je taken is je planning moeilijk te maken

  1. Te positief plannen
    Het voordeel van takenlijsten of CRM systemen is dat je niets meer kunt vergeten. Het grote nadeel is dat iedere taak 1 regel is. Maar de ene regel handel je in 5 minuten af, de andere kost je misschien wel een uur of langer. Hoe groter de taak wordt, hoe moeilijker de tijd in te schatten. Een planning maken op alleen maar de regels in een takenlijst is vrijwel kansloos. Visualiseer je planning altijd in je agenda, maak de tijdsblokken eventueel met een kleurcategorie. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd je nog overhoudt. De grote keien plan je per stuk, het zand en water is handiger in een blokje te bundelen. Schat je de tijd altijd te positief? Rond het dan af naar boven.

      In je hoofd past alles, visualiseer in je agenda om écht goed in te delen. 

  1. Je mist ruimte om flexibel te zijn
    Hou jij ook zo van de variatie in je werk? Niet precies weten wat er op een dag op je afkomt en daar toch handig op inspelen? Even je collega helpen zodat die ook verder kan? Of gewoon samen een bak koffie drinken en brainstormen.
    We hebben allemaal ‘luchtige’ momenten nodig om daarna weer met goede creatieve oplossingen te komen. Bouw iedere dag wat ruimte in om flexibel te kunnen blijven. Je kunt bijvoorbeeld een uur reserveren voor de lunch, dan heb je al een half uur buffer in de ochtend. Of reserveer aan het einde van de dag een uurtje ‘onvoorzien’. Zo heb je op de dag 12,5% van je tijd flexibel gehouden. Je kunt ook gewoon een paar halfuurtjes leeg laten. Heb je het niet nodig gehad? Er ligt vast wel iets voor morgen waar je al mee kunt starten of vandaag een half uurtje eerder naar huis is toch ook prima?

      De meest flexibele beheerst het systeem

  1. Anderen gaan voor op jouw afspraken / voornemens
    Dit is misschien wel de lastigste. Waar leg je de grens tussen flexibel zijn en focus houden op je eigen taken en verantwoordelijkheden. Aangezien jij de enige bent die inzicht heeft op jouw taken ben jij degene die de prioriteiten moet stellen. Misschien vind je het lastig om nee te zeggen. Gelukkig heb je er net voor gezorgd dat je op veel dagen al de nodige flexibiliteit hebt.
    Benoem voor jezelf enkele basisnormen waar jij je grenzen wilt leggen. Denk aan:
    • Korte vragen 2-5 minuten beantwoord ik direct
    • Ik vraag altijd door; wanneer heb je het nodig? Hoe lang weet je dit al?
    • Ja, ik wil je helpen, vanmiddag rond 16:00 uur maak ik tijd voor je
    • Klantvragen neem ik altijd aan; ook daar mag ik doorvragen of naar een specifiek moment verwijzen om het verder op te pakken
    • Als ik echt iets in alle rust moet uitwerken ga ik apart zitten (en nee, ik hoef dan geen koffie, die haal ik zelf wel)

Voor iedere rol is een vorm van agenda planning nodig. Zeker als anderen afspraken met je plannen (vergaderingen, klantgesprekken) is het belangrijk om je agenda goed te vullen. Zo weten zij ook waar in de toekomst nog ruimte is. Een te strakke agenda planning knelt en maakt dat je ermee stopt, dus hou het realistisch en flexibel, maar blijf trouw aan je eigen normen om de juiste prioriteiten te stellen.

Heel veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

agenda onderhoud

Wekelijks agenda onderhoud

agenda onderhoud

Veel mensen ervaren al de voordelen van overzicht in de postvak-in, takenlijst of CRM activiteiten. Mis je dat nog, werk dan met slimme sorteer technieken en groepsgewijs opschonen eerst je e-mail bij. Maak voor klussen die je later moet doen een takenlijst of zet het in je CRM systeem. Leer jezelf een dagelijkse routine aan om alles wat je uit je mailbox ‘vastpakt’ ook direct af te handelen of op de goede plek te zetten in je takenlijst / CRM activiteiten. Pas daarna gaat je wekelijks agenda onderhoud goed werken.

Je hebt vast al eens een overzichtelijke agenda planning gemaakt. Immers, anderen willen weten wanneer ze iets met je kunnen afspreken en je hebt zelf ook verschillende klussen met een deadline die je wilt nakomen.

Belangijker nog, door in je agenda te plannen kun je makkelijker je doelen realiseren, prioriteiten stellen, reële tijdschattingen maken en je grenzen stellen in je balans werk privé. Een goede planning biedt voldoende flexibiliteit zodat je kunt inspelen op onvoorziene omstandigheden. Uiteindelijk beslis jij of je jouw planning bijstelt aan de nieuwe ontwikkelingen, of je toch vast houdt aan je eerder gestelde prioriteiten.

Wekelijks agenda onderhoud om je doelen te realiseren.

Wekelijks agenda onderhoud in 4 stappen

Voor de planning heb je het beste overzicht als je de agenda (tijdelijk) op werkweek zet.

1: Wat is je werkelijke beschikbare ruimte?
Soms lijkt het of je veel ruimte hebt in je agenda, maar als je een paar minuten de tijd neemt zie je snel dat de werkelijkheid anders is:

  • Kijk 4 weken vooruit welke dubbele afspraken (ontstaat vaak door afspraakreeksen) je wilt laten vervallen of verplaatsen. Vallen afspraken te vaak samen met iets anders, pas dan 1 keer de reeks aan.
  • Kloppen je (rooster)vrije dagen?
  • Check of bij iedere afspraak juiste voorbereiding-, uitwerk-, reistijd gereserveerd is.
  • Zodra iets een klein half uur kost is het waardevol om deze tijd te reserveren, zelfs als je het lastig vindt om in te schatten. Niemand heeft er last van als je een keer eerder klaar bent toch?

2: Check je open eindjes van afgelopen week
Iedereen heeft wel eens taken waar je niet aan toe bent gekomen. Dat wordt pas echt een probleem als je ze in je hoofd houdt in plaats van opnieuw indeelt:

  • Bekijk je agenda afspraken van afgelopen week. Is alles echt af of moet je nog tijd reserveren om het af te maken?
  • Bewaar jij de agenda herinneringen als openstaande actie? Loop ze door en meldt ze af of plan ze opnieuw in.
  • Werk je met een takenlijst of CRM systeem zoals Siebel? Kijk dan welke openstaande (achterstallige) taken komende week opgepakt moeten worden. Sommige achterstallige taken zijn al opgelost en hoef je alleen maar af te melden.

3: Plan 1-2 weken vooruit
Voor de meeste mensen is 1-2 weken vooruit plannen voldoende. Let dan vooral op:

  • Voor welke keien uit je takenlijst of CRM systeem moet je nog tijd reserveren?
  • Welke kleine taken kun je nog slim bundelen? Reserveer dan bv een uur om ze in een keer af te handelen.
  • Moet je nog rekening houden met de planning van een (duo) collega?
  • Heb je de beste plek gekozen voor je concentratie klussen?
  • Heb je een paar lastige klussen? Kies het beste moment van de dag en kijk of je nog iemand anders nodig hebt om mee af te stemmen.

4: Plan je wekelijks onderhoud
Zodra je routine hebt opgebouwd doe je bovenstaande stappen in een kwartiertje tot een half uurtje per week. Veruit de meeste mensen kiezen ervoor om het wekelijks onderhoud aan het einde van de werkweek te doen. Dat geeft hen rust in het weekend. Natuurlijk kun je het ook voor een teamoverleg of bila doen waarin de werkvoorraad wordt besproken. Zo is je wekelijks onderhoud gelijk een voorbereiding voor het overleg. Begin in ieder geval met het inplannen van een repeterende afspraak, dan kun je na enkele weken altijd nog bijstellen.

Als jij met meer rust je doelen wilt behalen heb je veel baat bij een wekelijks agenda onderhoud. In nog geen half uur per week stel je prioriteiten, neem je besluiten en heb je een goed beeld welke stappen jij de komende weken gaat zetten om je doelen te realiseren.

Heel veel succes!

agenda werkweek

Agenda werkweek weergave

Agenda werkweek weergave aanpassen

Afhankelijk waarvoor je jouw agenda gebruikt kun je een beetje spelen met de weergave.
Heb je veel dingen op een dag gepland of open je meerdere agenda’s tegelijk dan is de weergave ‘Dag’ vaak handig. Wil je juist je planning maken dan is het belangrijk om vooruit te kijken en is de weergave van een werkweek erg prettig.

In het lint kun je schakelen tussen de verschillende weergaven:
Dag, werkweek, week, maand of planningsweergave. De planningsweergave laat een horizontale weergave zien. Schakelt Outlook te vaak ongewenst over op de planningsweergave, verander dan de instelling bij bestand/opties/agenda/ en zet het vinkje uit bij ‘overschakelen naar planningsweergave’.

Je kunt naar de volgende week bladeren via de navigatiekalender, of makkelijker nog, met de twee pijltjes links van de datum (in onderstaand plaatje 3-7 oktober).

Instelling werkweek:
Werk je parttime dan lijkt het handig om je werkweek aan te passen naar de dagen die je werkt, bv. ma-di-do-vrij. Bedenk je wel dat je dan bij het openen van een agenda van een collega de woensdagen ook niet ziet, daarvoor moet je dan schakelen naar week weergave. Om verwarring te voorkomen vind ik het persoonlijk prettiger om je instellingen niet aan te passen.

agenda werkweek

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

verandert jouw werk

Verandert jouw werk?

verandert jouw werk

Steeds meer bedrijven maken gebruik van de technologische mogelijkheden. Van digitaal archiveren tot automatiseren van verschillende handelingen. Verandert jouw werk ook door al deze ontwikkelingen?  Of wil je juist zelf een aantal veranderingen doorvoeren?

 

Verandert jouw werk? Zo sluit jouw werkorganisatie weer snel aan op de gewenste of nieuwe situatie.

Nieuwe doelen, nieuwe kansen

Eigenlijk draait slimmer werken vooral om bepalen wat je belangrijk vindt in je werk/privé, keuzes maken en tijdig je grenzen aangeven. Soms is dat door de tijd een beetje vervaagd en zijn er nieuwe ‘normen’ ingeslopen. Zo gebruik je wellicht een deel van je roostervrije dag om bij te werken, doe je thuis meer dan eigenlijk goed voor je is of doe je gewoon een aantal extra taken omdat je het nu eenmaal altijd hebt gedaan.

Het begin van een nieuwe werksituatie is een mooi moment om hier ook weer je eigen invulling aan te geven. Bedenk tijdig voor jezelf welke doelen jij nastreeft, hoe je de balans werk/privé wilt hebben en welke stappen je nu al kunt zetten.

In een nieuwe rol heb je weer ruimte om je eigen regie te kiezen

Oude informatie opruimen

Al ver voor je in de nieuwe werksituatie komt kun je beginnen met opruimen. Net als bij verhuizen is het makkelijker als je niet alles op het laatst hoeft te doen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt of inmiddels op een centrale plek staat.

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Een hoofdmap ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2016’ of ‘oude functie’ is superhandig om de submappen onder te hangen die je straks niet meer nodig hebt. Zo hou je overzicht op de mappen die wel actueel zijn en kun je snel je laatste opruimingsslag maken. Is je bureaublad overigens al schoon?

Bewaar niet te veel zaken ‘voor het geval je collega’s het handig vinden’, zij hebben vaak al hun eigen methode.

Openstaande acties afsluiten, afronden of overdragen

Een keer komt het punt dat je activiteitenlijst leeg moet. Sommige acties zijn niet meer zinvol, anderen heb je afgerond of kun je overdragen. Het is net als ‘op vakantie gaan’ waardoor het grootste deel van deze checklist bruikbaar is.

Hoe goed je het ook wilde regelen, er blijven altijd wel wat acties open die je moet overdragen. Werk je met Outlook taken dan kun je jouw taak eenvoudig doorsturen naar je collega. Werk je met een CRM systeem zoals Siebel dan kun je de activiteit op naam van een collega zetten. Stem ook even met je collega af op welke startdatum je ze zet.

Zorg voor een goede overdracht met een actuele actielijst

Nieuwe routines in je agenda

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen etc. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk in je agenda. Kijk ook welke vergaderingen je hebt en zet eventueel repeterende afspraken voor de benodigde voorbereiding/uitwerktijd in je agenda.

Wil je vanaf nu beter je grenzen bewaken? Reserveer dan gelijk tijd voor mail, lunch, stukken lezen en welke dagen je op tijd naar huis moet voor bijvoorbeeld de kinderen.

Kies gelijk de juiste status (afwezig, bezet, voorlopig bezet, vrij), wel of geen herinnering en eventueel een kleur categorie.

Met een goede basis in je agenda kun je sneller bepalen hoeveel tijd je over hebt

Slimme systeem inrichtingen om snel te werken

Door de jaren heen heb je de nodige handigheidjes toegepast om snel te kunnen werken. Denk aan pinnen van bestanden, favoriete mappen in verkenner, favorieten in explorer, internet pagina’s automatisch laten opstarten en nog wat andere handigheidjes.

Zorg dat je op de automatische piloot je systeem bediend, dan heb je weer ruimte in je hoofd voor het leukere werk

De wereld om ons heen blijft veranderen, hoe meer je kunt terugvallen op een aantal goede werkgewoontes, hoe makkelijker je meebeweegt. Ook als je werk (nog) niet veranderd, zijn bovenstaande stappen handig om 1-2 keer per jaar te doorlopen.

Veel werkplezier!

 

Actielijst

Werken met goede actielijst Outlook of Siebel – deel 2

 

ActielijstJe werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.

Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2

Bundel activiteiten

Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.

Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.

Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.

Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.

Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.

Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.

Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.

Vooruit kijken

De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.

Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.

Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.

Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.

Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.

Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.

Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.

Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.

Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).

Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.

Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.

 Veel werkplezier!

Terugkeerpatroon

Terugkeerpatroon agenda afspraak

Repeterende afspraken of takentakenlijst

 

Heb je regelmatig terugkerende afspraken of werkzaamheden dan is het handig om een agenda item of taak op te voeren met een terugkeerpatroon.

Er zijn legio mogelijkheden, dus kijk goed wat het beste bij je doel past.

Zo stel je een handig terugkeerpatroon in op een taak of agenda item:

  1. Open een nieuw agenda item of taak
  2. Klik op terugkeerpatroon en vul de bij behorende schermdelen in.
  3. Nadat je het item hebt opgeslagen staat in je agenda of taak een ‘kringetje’ zodat je ziet dat het onderdeel is van een reeks.

Wanneer kun je welk patroon gebruiken:

  • Dagelijks:
    Als je 5 dagen per week werkt kun je deze gebruiken voor bv. mail, lunch, terugbelnotities, taken verwerken etc. Je hebt de keuze tussen dagelijks (7 keer per week) of werkdagen (gelijk aan de instellingen bij opties/agenda. voor de meeste mensen ma t/m vrij)
    Heb je b.v. om de week roostervrij kies dan voor wekelijks. Vakantiedagen kun je dagelijks van 8:30-17:30 opvoeren en repeterend tot einde vakantie.
  • Wekelijks: 
    Roostervrij, heb je om de week vrij zet dan op ‘keert elke 2 weken terug’
    Denk verder aan patronen voor wekelijkse overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen,Dagelijkse taken zoals mail, lunch etc. maar niet op je vaste roostervrije dag? Vink dan alleen de dagen aan waarop je het wel in je agenda wilt zien.
  • Maandelijks:
    Overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen. Deze vallen vaak op een vaste dag in de week b.v. maandag maar altijd b.v. de 1e maandag van de maand. Rapportages, bijwerken overzichten etc. Deze vallen vaak op de eerste of laatste werkdag van de maand.
  • Jaarlijks:
    Idem maandelijkse behoeften.

Terugkeerpatroon

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken