Moet je vaak e-mails sturen naar dezelfde groep mensen of een vergadering plannen? Met de functie snelle stappen in Outlook maak je een knop met een aantal acties die dan automatisch worden uitgevoerd.

Ook nadat je de snelle stap hebt gemaakt kun je hem via ‘snelle stap beheren’ weer makkelijk aanpassen of verwijderen.

Enkele voorbeelden:

Nieuwe e-mail bericht:

Stel je moet iedere week een mail sturen aan een groep personen met een rapportage erin. Via de snelle stappen in Outlook kun je dit helemaal voorbereiden zodat je alleen nog de bijlage hoeft toe te voegen en je kunt de mail al verzenden.

Vergaderverzoeken:

Hetzelfde geldt eigenlijk voor het maken van een vergaderverzoek. Bijvoorbeeld omdat je regelmatig iets moet plannen voor het MT of je (project) team.

In plaats van de optie nieuw bericht kies je dan voor de optie nieuwe vergadering

Let op! Als je de vergadering gaat maken start je dus in je e-mail scherm bij snelle stappen. Hij opent de nieuwe vergadering op de huidige datum en tijdstip. Je kunt dit dus niet starten vanuit je agenda.

Wil je een Teams vergadering? Dan werkt dit ook en klik je nog even op de knop Teams vergadering.

Meerdere acties toevoegen:

Je kunt meerdere acties toevoegen aan snelle stappen in Outlook.

Bijvoorbeeld bij een ontvangen bericht: markeer hem als gelezen, voeg een markering toe en verplaats naar bepaalde map.

Ook dit is vooral handig als je veel mails van dezelfde type moet verwerken. Hou het in het begin simpel en ga de gemaakte knoppen ook echt gebruiken.

Snelle stappen beheren:

Tenslotte, alles wat je maakt moet je ook onderhouden. Dus heb je Snelle stappen in Outlook gemaakt en wil je deze weer aanpassen of verwijderen?

Kies dan onderaan de knop snelle stappen beheren.

Je kunt ze dan ook in jouw gewenste volgorde slepen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips