Aware Consultancy & Coaching

Tag archieven: outlook snelle stappen

Snelle stappen in Outlook

Moet je vaak e-mails sturen naar dezelfde groep mensen of een vergadering plannen? Met de functie snelle stappen in Outlook maak je een knop met een aantal acties die dan automatisch worden uitgevoerd.

Ook nadat je de snelle stap hebt gemaakt kun je hem via ‘snelle stap beheren’ weer makkelijk aanpassen of verwijderen.

Enkele voorbeelden:

Nieuwe e-mail bericht:

Stel je moet iedere week een mail sturen aan een groep personen met een rapportage erin. Via de snelle stappen in Outlook kun je dit helemaal voorbereiden zodat je alleen nog de bijlage hoeft toe te voegen en je kunt de mail al verzenden.

Vergaderverzoeken:

Hetzelfde geldt eigenlijk voor het maken van een vergaderverzoek. Bijvoorbeeld omdat je regelmatig iets moet plannen voor het MT of je (project) team.

In plaats van de optie nieuw bericht kies je dan voor de optie nieuwe vergadering

Outlook Snelle stappen nieuwe vergadering

Let op! Als je de vergadering gaat maken start je dus in je e-mail scherm bij snelle stappen. Hij opent de nieuwe vergadering op de huidige datum en tijdstip. Je kunt dit dus niet starten vanuit je agenda.

Wil je een Teams vergadering? Dan werkt dit ook en klik je nog even op de knop Teams vergadering.

Meerdere acties toevoegen:

Je kunt meerdere acties toevoegen aan snelle stappen in Outlook.

Bijvoorbeeld bij een ontvangen bericht: markeer hem als gelezen, voeg een markering toe en verplaats naar bepaalde map.

Ook dit is vooral handig als je veel mails van dezelfde type moet verwerken. Hou het in het begin simpel en ga de gemaakte knoppen ook echt gebruiken.

Snelle stappen beheren:

Tenslotte, alles wat je maakt moet je ook onderhouden. Dus heb je Snelle stappen in Outlook gemaakt en wil je deze weer aanpassen of verwijderen?

Kies dan onderaan de knop snelle stappen beheren.

Je kunt ze dan ook in jouw gewenste volgorde slepen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Dit bericht werd geplaatst in Outlook e-mail, Tips en getagged met outlook snelle stappen, snel nieuwe mail maken, snelle stappen beheren, snelle stappen vergaderverzoeken, vergaderverzoeken op 25 januari 2021 door Jolanda.

Snelle stap: taak met bijlage instellen

Maak je regelmatig van een mail een taak? maak dan een snelle stap. Met de functie snelle stappen maak je zelf een knop in Outlook. Zodra je op die knop drukt gaat Outlook doen wat jij eenmalig hebt opgegeven. Zowel in de NEW Outlook als in de “Oude” Outlook zit deze functie.

“Oude” Outlook: snelle stap taak maken:

In tabblad Start is de groep Snelle stappen.
Scroll naar de optie ‘Nieuwe snelle stap’ en kies voor ‘aangepast’.
Selecteer bij acties: een taak met bijlage maken.
voeg eventueel nog andere stappen toe (mail markeren als gelezen, verplaatsen naar Archief).
De Naam is automatisch ‘Taak met bijlage’, ofwel, een kopie van de mail als bijlage in de taak.

Vanaf nu staat de knop ‘Taak met bijlage’ in je lijstje met snelle stappen en kun je die gebruiken.

Als je veel met toetsenbord werkt kun je ook nog een snelfunctie toevoegen.
Onder taak maken zie je hoe eenvoudig het nu is om van een mail een taak te maken.

NEW Outlook: snelle stap Taak maken

Ga in het tabblad Start naar het groepje ‘snelle stappen’.
kies voor ‘Snelle stappen beheren’. Je komt dan bij Instellingen, e-mail, Snelle stappen.
klik op + om een nieuwe te maken.
Geen een naam op b.v. Taak met mail.
Selecteer de actie Taak maken.
Voeg eventueel andere acties (markeren als gelezen, verplaatsen naar).

Ook nu komt de knop in je start menu te staan, of als je met rechts op een mail klikt. Outlook maakt altijd een kopie van de e-mail. Je kunt het origineel dus daarna verwijderen of in een andere toepassing archiveren.