Tag archieven: outlook taken

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Heb je in verschillende OneNote notitieblokken de verslagen en actielijsten staan en wil je jouw acties goed in beeld hebben zonder dat je alle notitieblokken iedere keer moet na lopen? Je kunt dan een Outlook taak maken van tekst in OneNote. Zo kun je naast je Outlook agenda goed overzicht houden van al jouw openstaande acties.

Outlook taak maken van tekst in OneNote 2016

In de OneNote 2016 versie gaat het heel eenvoudig. Er zit in je menubalk onder het menu start een knop Outlook taken.

Ga voor de tekst staan waar je een taak van wilt maken en open de knop Outlook taken om je keuze voor de termijn te maken. Er komt nu een vlag te staan voor je tekst in OneNote.

Je kunt ook met rechts klikken voor de tekst waarvan je een taak wilt maken en via het snelmenu de taak toevoegen.

Als je kiest voor aangepast dan wordt de Outlook taak geopend en kun je daar de gewenste datum invullen. Je ziet dat de tekst van OneNote wordt overgenomen in het taakonderwerp én een link naar de plek van OneNote waar de tekst staat. Handig als je via Outlook je taak weer opent.

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Outlook taak maken in OneNote voor Windows 10

Outlook taak maken via koppeling in OneNote

In OneNote voor Windows 10 zit geen stadaard knop om een taak te maken. Gelukkig kun je daar wel een koppeling ophalen die je zelf in een nieuwe Outlook taak plakt.

Klik met rechts voor de tekst waarvan je een koppeling wilt ophalen. Kies Koppeling naar alinea kopiëren en plak deze in de Outlook taak. Je kunt nu nog het taakonderwerp en de vervaldatum invullen.

Outlook taak maken van tekst in de Webversie

Helaas is er in de web versie geen optie om een taak te maken. Wil je toch Outlook taken maken kies dan eerst voor Openen in app .

OneNote openen in app

dubbel werk

Dubbel werk waarom zou je?

dubbel werk

In een productie omgeving worden alle vormen van dubbel werk of onnodige handelingen zo snel mogelijk uit het proces gehaald. Een veel gebruikte methode om dit in beeld te brengen is Lean of Lean Six Sigma. Ook in administratieve omgevingen wordt Lean steeds vaker toegepast om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Daarnaast heb je jezelf misschien ook een aantal werkgewoonten eigen gemaakt waar onbewust dubbel werk in zit. Niet voor niets een van de eerste onderwerpen in de PEP® training: voorkom herhaling. Als het maar vaak genoeg op een dag voorkomt kun je zelfs met het verminderen van de kleinste dubbele handelingen veel tijd besparen. Als je er bewust op gaat letten zal je steeds meer dubbele of onnodige handelingen herkennen.

Welke van deze 10 voorbeelden kun jij gebruiken om dubbel werk te voorkomen?

  1. Heb je al lijm aan je vingers bij E-mail behandelen?
    Voor de meeste functies is het voldoende om 2-3 keer per dag je mail te behandelen. Laat je niet verleiden en zet de pop-up in outlook uit en natuurlijk ook je melding op je telefoon. Is de actie uit de mail pas over enkele dagen nodig? Maak er dan een taak van of zet hem in je klantensysteem (bijvoorbeeld Siebel) op de datum dat je ermee aan de slag wilt. Behandel iedere mail met lijm aan je vingers en maak de keuze:
    doe ik het nu (klaar), doe ik het later (taak), delegeer ik het (evt. taak met follow-up) of delete ik het.

  2. Hoe vaak herschrijf je jouw To-do lijst?
    Een to-do lijst of taken lijst is heel waardevol, zo hou je ruimte in je hoofd om na te denken. Werk je met Siebel dan is je startpagina met activiteiten je ‘to do’ lijst geworden. Regelmatig zie ik nog mensen die de acties ook op een briefje schrijven of in hun hoofd bewaren. Meestal omdat de volgorde van de lijst niet klopt. Investeer dan liever 5 minuten per dag om je volgorde van de ‘digitale’ lijst aan te passen naar de juiste start/plandatum in plaats van dubbelle lijsten en moeilijker terugvinden.

  3. Welke Query’s type je regelmatig opnieuw?
    In een database omgeving zoals Siebel kun je met query’s filteren wat je wilt zien. Gebruik je regelmatig dezelfde query? Sla hem dan op (menu, query opslaan als nieuw) en begin de query naam met een nummer. Zo staan de meest gebruikte bovenaan in je lijstje.

  4. Welke dagelijkse web pagina’s openen je nog handmatig?
    Steeds meer toepassingen lopen via internet of intranet. Veel pagina’s kun je automatisch laten opstarten of in je favorieten lijst zetten in plaats van iedere dag opzoeken om te openen.

  5. Druk je de spellingcontrole klakkeloos weg?
    Veel mensen gebruiken een automatische spelling controle op bijvoorbeeld nieuwe e-mails. Zo onderschep je efficiënt kleine typefoutjes. Sommige woorden worden echter niet herkend omdat ze te vakinhoudelijk zijn. In plaats van ‘negeren’ is het slimmer om te kiezen voor ‘toevoegen aan woordenlijst zodat ze de volgende keer wel herkend worden op de juiste spelwijze.

  6. Staan de agenda herinneringen die je niet nodig hebt al uit?
    Een herinnering op je agenda item voor een afspraak is vaak handig. Maar in je agenda staan ook zaken waar je nooit een herinnering voor nodig hebt. Denk aan roostervrij of bepaalde geplande routine taken. Zet op dit soort reeksen je herinnering op ‘geen’ dan hoef je hem ook niet te verwijderen.

  7. Hoe vaak komen jouw Outlook agenda herinneringen in beeld?
    Een herinnering is vooral effectief als je er ook iets mee doet. Veel mensen laten hem als reminder nog dagenlang staan. Tel eens hoe vaak je de melding hebt weggedrukt als hij iedere 5 minuten opkomt. Leer jezelf aan om de herinnering direct af te handelen of plan je agenda item direct op een nieuw moment dat wel realistisch is.

  8. Kies je de lange of korte route om naar veel gebruikte mappen te gaan?
    Bij veel bedrijven is de mappen structuur in de verkenner (g-schijf, p-schijf etc.) groot. Meestal gebruik je een beperkt aantal mappen heel vaak en kun je ze naar de favorieten slepen. Loop je toch liever door de ‘boomstructuur’ type dan de eerste letters van je map naam om er snel naartoe te gaan.

  9. Gebruik je actielijsten nog in Word of al in Excel?
    Van oorsprong werden de notulen in Word gemaakt met onderaan een overzicht van de besproken acties. Ik ben een voorstander van actielijsten in Excel. Met een filter en sorteer functie heb je hem snel in de juiste volgorde staan in plaats van iedere keer knippen, plakken en verwijderen (Word). Alle afgehandelde activiteiten filter je eenvoudig weg en kun je gedurende het jaar nog terugvinden. Nu je toch 1 bestand hebt voor het hele jaar kun je hem gelijk pinnen aan de taakbalk.

  10. Stuur je nog documenten/lijstjes rond?
    Nog regelmatig mailt men documenten of lijstjes rond. Zelfs als mensen iets moeten invullen of redigeren. Met een beetje pech is het document dan op 8 plaatsen opgeslagen en krijgt de verzender 8 versies terug waar 1 aangepaste versie van gemaakt moet worden. Een link naar het brondbestand of de map met verzoek om in te vullen of aan te passen is veel efficiënter. Zowel in Word als Excel kun je wijzigingen bijhouden aanzetten en opmerkingen toevoegen (tabblad controleren).

Wellicht heb je al lezend nog andere gewoontes ontdekt waarin jij dubbel werk doet of toelaat door je omgeving. Veel zijn direct op te lossen door je systemen slim in te richten, een aantal moet je met elkaar afstemmen. Hoe klein en onbenullig het soms ook lijkt, je zult merken dat de tijd die je nu investeert je rust en ruimte geeft om die dingen op te pakken die er echt toe doen.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Agenda planning

Agenda planning klopt toch nooit

Agenda planningHeb jij dat ook, dat je jezelf van alles voorneemt, misschien zelfs netjes een agenda planning hebt gemaakt en uiteindelijk aan het einde van de dag alles weer moet verschuiven? Balen en het lijkt zo zinloos als je voor je gevoel meer aan het schuiven bent dan daadwerkelijk aan het uitvoeren.

Maar ja, helemaal stoppen met plannen werkte ook niet, toen zat je nog te veel in je eigen tijd te werken of kreeg je continue vragen wat de status was. Die onnodige vragen leggen alleen maar druk op en kosten je ook veel tijd.

Pas als je doorhebt waardoor je agenda planning (iedere keer) niet klopt kun je het veranderen.

5 valkuilen waarom een agenda planning niet werkt:

  1. Terugkerende werkzaamheden niet gepland
    Iedereen heeft in zijn functie wel een aantal zaken die regelmatig terugkomen. Iedere ochtend een dagstart, 2-3 keer per dag je mail bijwerken, iedere maand een rapportage opleveren, 2-wekelijkse bila etc. Zodra het een afspraak met anderen is staat hij al in je agenda. Maar juist die voorbereiding voor een overleg, de reistijd ernaartoe, de uitwerkingen van de actiepunten, terugbelnotities, speciale activiteiten die op vast momenten in je CRM-Siebel systeem komen kunnen je opbreken. Zeker als het activiteiten zijn die maar eens per week, maand of kwartaal komen hebben dan toch flinke impact op je beschikbare tijd.

Zet al je terugkerende activiteiten goed in je agenda (evt met status voorlopig bezet)

  1. Onvoldoende zicht op je taken voor deze dag
    Had je net een mooie agenda planning gemaakt, schiet je ineens iets belangrijks te binnen dat vandaag ook nog moet. Je kunt pas echt een goede planning maken als je een totaal overzicht heb op je activiteiten. Ik bedoel hier vooral alles wat er al is.
    Dus; werk je mailbox bij en zet het in een takenlijst of CRM Siebel systeem op een realistische datum, schrijf ook alles op wat er in je hoofd zit, blader nog even terug in je agenda of er nog andere losse eindjes zijn en maak dán pas je planning.

     Zonder goed overzicht op je taken is je planning moeilijk te maken

  1. Te positief plannen
    Het voordeel van takenlijsten of CRM systemen is dat je niets meer kunt vergeten. Het grote nadeel is dat iedere taak 1 regel is. Maar de ene regel handel je in 5 minuten af, de andere kost je misschien wel een uur of langer. Hoe groter de taak wordt, hoe moeilijker de tijd in te schatten. Een planning maken op alleen maar de regels in een takenlijst is vrijwel kansloos. Visualiseer je planning altijd in je agenda, maak de tijdsblokken eventueel met een kleurcategorie. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd je nog overhoudt. De grote keien plan je per stuk, het zand en water is handiger in een blokje te bundelen. Schat je de tijd altijd te positief? Rond het dan af naar boven.

      In je hoofd past alles, visualiseer in je agenda om écht goed in te delen. 

  1. Je mist ruimte om flexibel te zijn
    Hou jij ook zo van de variatie in je werk? Niet precies weten wat er op een dag op je afkomt en daar toch handig op inspelen? Even je collega helpen zodat die ook verder kan? Of gewoon samen een bak koffie drinken en brainstormen.
    We hebben allemaal ‘luchtige’ momenten nodig om daarna weer met goede creatieve oplossingen te komen. Bouw iedere dag wat ruimte in om flexibel te kunnen blijven. Je kunt bijvoorbeeld een uur reserveren voor de lunch, dan heb je al een half uur buffer in de ochtend. Of reserveer aan het einde van de dag een uurtje ‘onvoorzien’. Zo heb je op de dag 12,5% van je tijd flexibel gehouden. Je kunt ook gewoon een paar halfuurtjes leeg laten. Heb je het niet nodig gehad? Er ligt vast wel iets voor morgen waar je al mee kunt starten of vandaag een half uurtje eerder naar huis is toch ook prima?

      De meest flexibele beheerst het systeem

  1. Anderen gaan voor op jouw afspraken / voornemens
    Dit is misschien wel de lastigste. Waar leg je de grens tussen flexibel zijn en focus houden op je eigen taken en verantwoordelijkheden. Aangezien jij de enige bent die inzicht heeft op jouw taken ben jij degene die de prioriteiten moet stellen. Misschien vind je het lastig om nee te zeggen. Gelukkig heb je er net voor gezorgd dat je op veel dagen al de nodige flexibiliteit hebt.
    Benoem voor jezelf enkele basisnormen waar jij je grenzen wilt leggen. Denk aan:
  • Korte vragen 2-5 minuten beantwoord ik direct
  • Ik vraag altijd door; wanneer heb je het nodig? Hoe lang weet je dit al?
  • Ja, ik wil je helpen, vanmiddag rond 16:00 uur maak ik tijd voor je
  • Klantvragen neem ik altijd aan; ook daar mag ik doorvragen of naar een specifiek moment verwijzen om het verder op te pakken
  • Als ik echt iets in alle rust moet uitwerken ga ik apart zitten (en nee, ik hoef dan geen koffie, die haal ik zelf wel)

Voor iedere rol is een vorm van agenda planning nodig. Zeker als anderen afspraken met je plannen (vergaderingen, klantgesprekken) is het belangrijk om je agenda goed te vullen. Zo weten zij ook waar in de toekomst nog ruimte is. Een te strakke agenda planning knelt en maakt dat je ermee stopt, dus hou het realistisch en flexibel, maar blijf trouw aan je eigen normen om de juiste prioriteiten te stellen.

Heel veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

verandert jouw werk

Verandert jouw werk?

verandert jouw werk

Steeds meer bedrijven maken gebruik van de technologische mogelijkheden. Van digitaal archiveren tot automatiseren van verschillende handelingen. Verandert jouw werk ook door al deze ontwikkelingen?  Of wil je juist zelf een aantal veranderingen doorvoeren?

 

Verandert jouw werk? Zo sluit jouw werkorganisatie weer snel aan op de gewenste of nieuwe situatie.

Nieuwe doelen, nieuwe kansen

Eigenlijk draait slimmer werken vooral om bepalen wat je belangrijk vindt in je werk/privé, keuzes maken en tijdig je grenzen aangeven. Soms is dat door de tijd een beetje vervaagd en zijn er nieuwe ‘normen’ ingeslopen. Zo gebruik je wellicht een deel van je roostervrije dag om bij te werken, doe je thuis meer dan eigenlijk goed voor je is of doe je gewoon een aantal extra taken omdat je het nu eenmaal altijd hebt gedaan.

Het begin van een nieuwe werksituatie is een mooi moment om hier ook weer je eigen invulling aan te geven. Bedenk tijdig voor jezelf welke doelen jij nastreeft, hoe je de balans werk/privé wilt hebben en welke stappen je nu al kunt zetten.

In een nieuwe rol heb je weer ruimte om je eigen regie te kiezen

Oude informatie opruimen

Al ver voor je in de nieuwe werksituatie komt kun je beginnen met opruimen. Net als bij verhuizen is het makkelijker als je niet alles op het laatst hoeft te doen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt of inmiddels op een centrale plek staat.

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Een hoofdmap ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2016’ of ‘oude functie’ is superhandig om de submappen onder te hangen die je straks niet meer nodig hebt. Zo hou je overzicht op de mappen die wel actueel zijn en kun je snel je laatste opruimingsslag maken. Is je bureaublad overigens al schoon?

Bewaar niet te veel zaken ‘voor het geval je collega’s het handig vinden’, zij hebben vaak al hun eigen methode.

Openstaande acties afsluiten, afronden of overdragen

Een keer komt het punt dat je activiteitenlijst leeg moet. Sommige acties zijn niet meer zinvol, anderen heb je afgerond of kun je overdragen. Het is net als ‘op vakantie gaan’ waardoor het grootste deel van deze checklist bruikbaar is.

Hoe goed je het ook wilde regelen, er blijven altijd wel wat acties open die je moet overdragen. Werk je met Outlook taken dan kun je jouw taak eenvoudig doorsturen naar je collega. Werk je met een CRM systeem zoals Siebel dan kun je de activiteit op naam van een collega zetten. Stem ook even met je collega af op welke startdatum je ze zet.

Zorg voor een goede overdracht met een actuele actielijst

Nieuwe routines in je agenda

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen etc. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk in je agenda. Kijk ook welke vergaderingen je hebt en zet eventueel repeterende afspraken voor de benodigde voorbereiding/uitwerktijd in je agenda.

Wil je vanaf nu beter je grenzen bewaken? Reserveer dan gelijk tijd voor mail, lunch, stukken lezen en welke dagen je op tijd naar huis moet voor bijvoorbeeld de kinderen.

Kies gelijk de juiste status (afwezig, bezet, voorlopig bezet, vrij), wel of geen herinnering en eventueel een kleur categorie.

Met een goede basis in je agenda kun je sneller bepalen hoeveel tijd je over hebt

Slimme systeem inrichtingen om snel te werken

Door de jaren heen heb je de nodige handigheidjes toegepast om snel te kunnen werken. Denk aan pinnen van bestanden, favoriete mappen in verkenner, favorieten in explorer, internet pagina’s automatisch laten opstarten en nog wat andere handigheidjes.

Zorg dat je op de automatische piloot je systeem bediend, dan heb je weer ruimte in je hoofd voor het leukere werk

De wereld om ons heen blijft veranderen, hoe meer je kunt terugvallen op een aantal goede werkgewoontes, hoe makkelijker je meebeweegt. Ook als je werk (nog) niet veranderd, zijn bovenstaande stappen handig om 1-2 keer per jaar te doorlopen.

Veel werkplezier!

 

Actielijst

Werken met goede actielijst Outlook of Siebel – deel 2

 

ActielijstJe werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.

Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2

Bundel activiteiten

Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.

Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.

Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.

Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.

Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.

Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.

Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.

Vooruit kijken

De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.

Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.

Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.

Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.

Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.

Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.

Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.

Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.

Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).

Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.

Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.

 Veel werkplezier!

Terugkeerpatroon

Terugkeerpatroon agenda afspraak

Repeterende afspraken of takentakenlijst

 

Heb je regelmatig terugkerende afspraken of werkzaamheden dan is het handig om een agenda item of taak op te voeren met een terugkeerpatroon.

Er zijn legio mogelijkheden, dus kijk goed wat het beste bij je doel past.

Zo stel je een handig terugkeerpatroon in op een taak of agenda item:

  1. Open een nieuw agenda item of taak
  2. Klik op terugkeerpatroon en vul de bij behorende schermdelen in.
  3. Nadat je het item hebt opgeslagen staat in je agenda of taak een ‘kringetje’ zodat je ziet dat het onderdeel is van een reeks.

Wanneer kun je welk patroon gebruiken:

  • Dagelijks:
    Als je 5 dagen per week werkt kun je deze gebruiken voor bv. mail, lunch, terugbelnotities, taken verwerken etc. Je hebt de keuze tussen dagelijks (7 keer per week) of werkdagen (gelijk aan de instellingen bij opties/agenda. voor de meeste mensen ma t/m vrij)
    Heb je b.v. om de week roostervrij kies dan voor wekelijks. Vakantiedagen kun je dagelijks van 8:30-17:30 opvoeren en repeterend tot einde vakantie.
  • Wekelijks: 
    Roostervrij, heb je om de week vrij zet dan op ‘keert elke 2 weken terug’
    Denk verder aan patronen voor wekelijkse overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen,Dagelijkse taken zoals mail, lunch etc. maar niet op je vaste roostervrije dag? Vink dan alleen de dagen aan waarop je het wel in je agenda wilt zien.
  • Maandelijks:
    Overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen. Deze vallen vaak op een vaste dag in de week b.v. maandag maar altijd b.v. de 1e maandag van de maand. Rapportages, bijwerken overzichten etc. Deze vallen vaak op de eerste of laatste werkdag van de maand.
  • Jaarlijks:
    Idem maandelijkse behoeften.

Terugkeerpatroon

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Taak in agenda kleur

Taak kleur agenda

Taak kleur geven in agenda

Heb je een taak uit je takenlijst naar je agenda gesleept om tijdig tijd te reserveren, dan is het vaak prettig dat je ziet welke agenda items met je takenlijst te maken hebben.

Je kunt een * voor ieder taakonderwerp zetten, een specifieke categorie maken of een voorwaardelijke opmaak instellen. Hiermee krijgt een geplande taak automatisch de kleur die jij hebt ingesteld. Deze optie kost je het minste tijd.

Goed om te weten:
1) je kunt in je agenda wel zoeken op tekst (zoals *) of categorieën, maar niet op voorwaardelijke opmaak.
2) de voorwaardelijke opmaak verdwijnt als je in de agenda alsnog een categorie toevoegt.

Zo stel je de voorwaardelijke opmaak eenmalig in:

  1. klik met rechts op een lege plek in je agenda en kies ‘weergave instellingen’
  2. selecteer de knop ‘voorwaardelijke opmaak’
  3. kies voor ‘toevoegen’ nieuwe voorwaarde en geef een naam en unieke kleur (let op! kies een kleur die je nog niet in categorieën hebt gebruikt).
  4. selecteer nu de knop ‘voorwaarden’ om de specifieke kenmerken op te voeren
  5. bij ‘zoeken naar een tekst’ kies je een tekst die altijd in je gekopieerde taak staat. Voorkeur: ‘eigenaar’
  6. bij IN: selecteer je ‘onderwerp- en notitievelden.

Zodra je nu een taak naar een agenda sleept ziet Outlook dat in het notitieveld van de agenda item het woord ‘eigenaar’ voorkomt en krijgt het agenda item een kleur.

 

Taak kleur agenda

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

taak plannen in agenda

Taak plannen in agenda door slepen

Taak plannen in agenda door te slepen

Heb je een grotere taak in je takenlijst, dan wil je tijdig tijd reserveren. Je kunt je taak plannen in agenda. Natuurlijk kun je een nieuw agenda item openen en de onderwerp handmatig typen maar het kan nog makkelijker.

Zet je takenlijst naast je agenda (beeld, takenbalk, vinkje bij taken) of open taken op een ander beeldscherm. Klik met links op het icoontje van een taak en houd vast terwijl je de taak naar de gewenste begintijd in je agenda sleept. Daarna kun je het agenda item zo lang maken als nodig is voor de taak.

De taak wordt gekopieerd naar de agenda. Als je er niet aan toekomst blijft de taak dus zichtbaar in de takenlijst.
Platte tekst van de taak wordt wel mee gekopieerd, bijlagen niet, die staan alleen in je taak.
Als de inhoud vertrouwelijk is, markeer de agenda item dan als privé.

Soms is het handig om te zien of een agenda item een geplande taak is.
Stel dan de voorwaardelijke opmaak in zodat de taak een unieke kleur krijgt.

 

taak in agenda plannen

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Mail invoegen in Outlook taak

Mail invoegen in taak

Maak een dossier met mail invoegen in taak

Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Je kunt voor iedere stap een nieuwe taak maken. Maar slimmer nog om een dossier te maken van de stappen die je gezet hebt. Je past dan iedere keer de onderwerpregel aan naar de nieuwe volgende actie.
In de taak kun je gelijk wat achtergrondinformatie typen en de belangrijke mail invoegen in taak.

Open een bestaande taak en klik bij het tabblad invoegen op outlook item.
Selecteer de gewenste e-mail map
Selecteer de gewenste e-mail.

Tip voor volgen van gedelegeerde acties: selecteer je mail uit de verzonden item.
Tip voor snel terugvinden e-mail; sorteer eventueel op afzender of onderwerp

Mail invoegen in taak

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Geheim goede actielijst

Goede actielijst in Outlook of Siebel

Geheim goede actielijstIn het papieren tijdperk hadden we behoefte om de acties die je moest doen op te schrijven. De ene actie kon je dezelfde dag afwerken de ander kwam pas over enkele dagen aan de beurt. Het grootste voordeel van een geschreven actielijst was het goede gevoel als je iets kon doorstrepen. Maar er zaten ook veel nadelen aan. Waar had je het lijstje ook al weer gelaten. Gebruikte je een blauw To-do blok dan moest je vaak terugbladeren of er toevallig nog iets open stond. Na een paar dagen schreef je alle openstaande acties van de afgelopen week opnieuw op om weer overzicht te krijgen. En hoe kon je het inrichten dat je de acties die je later kon doen op het juiste moment in beeld zou krijgen?

Inmiddels zijn er legio digitale oplossingen om acties bij te houden. Denk aan apps als Wunderlist, Evernote, Todoist et cetera. Zakelijk gezien kom ik vooral Outlook taken en Siebel activiteiten tegen.

Ongeacht welk hulpmiddel je gebruikt ze willen jou helpen, maar je moet ze wel slim vullen.

Geheim goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 1

Creëer je één oog opslag

Een actielijst werkt het fijnste als je direct ziet wat je moet doen. Voer je acties zo op dat je ook na een paar dagen weer direct ziet wat je wilde doen en of een taak groot of klein is. Even checken is zo gedaan, maar afspraken uitwerken, iets opstellen, wijzigen of reviewen zijn toch vaak grotere klussen waarvan je maar een paar op een dag kunt handelen en dus slim moet plannen

Outlook taken:
Zet in je taakregel naast onderwerp altijd een werkwoord, dat is je actie.
Vul aan met relevante info (bijvoorbeeld contactpersoon, telefoonnummer).
Werk met herkenbare afkortingen.
Gebruik eventueel Urgentie en categorie om makkelijk te sorteren.
Voeg evt. e-mails toe en andere achtergrondinformatie.

Voorbeeld: Check start PEP training | Jolanda (06-123456789)
In plaats van: PEP training

Siebel:
Het veld type en beschrijving geven je de meeste informatie over de aard en zwaarte van de actie.
Gebruik het type van de activiteit zo specifiek mogelijk, vermijd type algemeen.
In beschrijving geef je in 3-4 woorden de kern aan, vermijd variatie in schrijfstijl.

Voorbeeld: ene keer OVK andere keer Ovk, of ovk.

Geef in opmerking niet alleen aan wat je gedaan hebt, maar vooral wat je moet doen.

Wat is de kwaliteit van je actielijst

Wellicht is je actielijst onnodig lang. Bijvoorbeeld omdat iemand een actie per ongeluk op jouw naam heeft gezet, of omdat je ooit de intentie had om iets op te pakken maar nu niet meer van toepassing is. Loop met regelmaat door je lijst om de kwaliteit hoog te houden.

Persoonlijke lijst (Outlook en Siebel):
Kijk iedere week voor de komende week of iedere maand voor de komende maand welke acties nog actueel zijn of sluit ze af. Wil je een actie wel bewaren maar niet meer regelmatig in beeld? Zet dan de datum op b.v. 31-12-2016 (outlook taken kan ook ‘geen’ datum). Als de actie/idee weer actueel wordt kun je de datum weer aanpassen.

Groeps lijst (Siebel):
Zeker in een groepslijst met veel acties is het waardevol aan het begin van de dag de kwaliteit te checken. Hoort de actie op deze groep? Is het type goed gevuld? Is de datum/urgentie goed ingeschat? (zie ook ‘wat wil je vandaag zien’).

Wat wil je vandaag zien?

Ken je die zwarte datum mappen nog? Daarin agendeerde men de binnengekomen stukken en legde ze op de dag dat men ze moest afhandelen. Een digitale actielijst werkt eigenlijk hetzelfde.
Bepaal iedere keer wat de meest gewenste/realistische startdatum is. Heb je op vandaag alleen die acties staan die je ook echt wilt doen, dan is aan het einde van de dag je startpagina leeg. Zo krijg je weer het fijne gevoel dat alles is ‘doorgestreept’.

Outlook taken:
Deze lijst vul je zelf en pas je zelf aan. De begin- en einddatum kun je vaak gelijk houden. Je doet een actie, of je doet hem niet. Geef je jezelf een week de tijd dan is de neiging tot uitstel ook groter. Verwacht je in deze week een reactie? Zet de taak dan op de dag dat je wilt bellen/mailen wat de status is. Komt de reactie eerder binnen dan vind je de taak snel weer terug via zoeken in outlook taken.

Siebel:
Een deel van de activiteiten heb je zelf opgevoerd. Omdat je iets aan de klant beloofd hebt (afspraak, terugbellen, uitwerken offerte) of omdat je verwacht er dan mee aan de slag te kunnen (rappel, bepaalde vervolg acties). Een ander deel wordt om dezelfde reden door anderen opgevoerd, of automatisch opgeladen uit de database. Zo word je nog wel eens verrast met te veel acties op je startpagina. Begin en eindig je dag met het actualiseren van je startpagina.

Opgeladen uit database: Deze activiteiten hebben vaak een snelle begindatum maar een einddatum die enkele weken verder ligt. Vooral bedoeld om jou de tijd te geven hem de komende weken in te plannen. Als je weet dat je hem volgende week gaat oppakken, pas dan de startdatum aan naar de dag dat je hem gaat doen (einddatum op originele zetten). Zo blijft jouw startpagina overzichtelijk en komt hij op het gewenste moment weer naar boven.

Met een overzichtelijke actielijst verlies je minder tijd door continu te zoeken met je ogen en heb je een goede basis om een realistische agenda planning te maken.
Volgende maand gaan we nog verder in op; slim bundelen, maak gebruik van filters, wat komt er nog aan.

Veel werkplezier!