Tag archieven: overzicht creëren

favorieten in verkenner

Favorieten in verkenner

Vaak opslaan in een map? Gebruik favorieten in verkenner

Als je vaak in een specifieke map iets wilt opslaan is het handig om die map toe te voegen aan de favorieten in verkenner. Zo heb je de veelgebruikte map met 1 klik beschikbaar.

Als je vaak iets wilt openen in een specifieke map is het handiger om die map te pinnen.

Sleep een map:
Op het woord favorieten in verkenner dan zie je een blauwe balk over het woord favorieten en komt de map onderaan je lijstje met favorieten in verkenner.
Tussen mappen die al in favorieten staan dan krijg je een zwarte streep en bepaal jij de volgorde.

Let op! 
Sleep je de map op een andere map die al in favorieten staat dan wordt de gesleepte map verplaatst! In je archief structuur vind je hem dan op de nieuwe plek.

In plaats van slepen kun je ook met je rechtermuisknop op de map klikken en kiezen voor ‘aan snelle toegang vastmaken’

Verwijderen:
Wil je een map verwijderen uit de favorieten, klik dan met rechts op die map en kies ‘van snelle toegang losmaken 

favorieten in verkenner

 

Wil je vaker een tip ontvangen volg ons dan ook op facebook

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

 

Favorieten Outlook 2010

Favorieten in Outlook

In Outlook kun je enkele veel gebruikte mappen onder favorieten zetten. Dat is een snelkoppeling naar specifieke mappen in je Outlook.
Handig als je een bepaalde map veel gebruikt of meerdere mailboxen beheert.

Zo haal je wat je veel gebruikt dichtbij en hoef je minder vaak te scrollen.

Ongebruikte favorieten verwijderen

Standaard heeft Outlook een aantal mappen onder favorieten gezet (postvak in, verzonden items, verwijderde items etc). Je postvak in en verzonden items is altijd handig, maar de rest gebruik je waarschijnlijk weinig.
Haal ze weg door met rechts op de map te klikken en kies: ‘verwijderen uit favorieten’. Je verwijdert dan de snelkoppeling en niet de map zelf.

Veel gebruikte mappen toevoegen in Favorieten

Beheer je meerdere mailboxen? Bijvoorbeeld van een collega die met vakantie is of een functionele mailbox? Dan is het vaak wel handig om die postvak in (tijdelijk) in je favorieten te plaatsen.

Ook archiefmappen die je écht vaak gebruikt kun je er heen slepen.
Zo speel je met de snelkoppelingen die je op dat moment nodig hebt en houd je toch je eigen structuur overzichtelijk.

Ik vind het zelf ook altijd fijn als je eigen postvak in en verzonden items er staat. Moet je scrollen naar een archiefmap dan blijven deze 2 toch bovenaan zichtbaar.

Favorieten Outlook 2010

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

informatie ordenen ver weg of dichtbij

Informatie – Ver weg of dichtbij?

informatie ordenen ver weg of dichtbij

wat wil jij ver weg of dichtbij hebben?

Waar je enkele jaren geleden nog met fysieke documenten werkte, is nu het meeste digitaal. Voorheen had je een beperkte ruimte op je bureau voor de stukken of dossiers waar je mee bezig was, de rest zat in je la of kast. Gezamenlijke stukken vond je in een centraal archief.

Inmiddels past alles in dat ene kastje op je bureau, de computer. Daar kun je de informatie overzichtelijk bewaren, makkelijker delen en heb je het sneller beschikbaar op de plaatsen en momenten dat het voor jou belangrijk is.

Toch zijn er nog veel mensen die in de digitale wereld het overzicht verliezen, veel ‘klikken’ of lang zoeken. Dit leidt tot onnodige werkdruk, irritatie of vermoeidheid door continu filteren met je ogen. Een goed moment om te checken welke praktische vaardigheden jou helpen met minder moeite je werk te doen.

De basisregel is simpel: Informatie die je veel gebruikt wil je dichtbij hebben, wat je weinig gebruikt mag verder weg.

10 voorbeelden hoe je jouw informatie ver weg/dichtbij kunt zetten

Je bureau blijft natuurlijk nummer 1.

Zorg dat je alleen die informatie bij de hand hebt die je vandaag nodig hebt. Een opgeruimd bureau zorgt voor overzicht en voorkomt dat je wordt afgeleid door dingen waar je die dag niet aan wilt werken.

Zie de postvak-in als een deurmat.
Daar staat alleen de nieuwe (digitale)post of wat je die dag verwerkt. Alles wat je later doet mag verder weg (op datum) in Outlook takenlijst of CRM systeem.

Bepaal zelf je volgorde van je archiefstructuur.
De meeste systemen sorteren op alfabet. Informatie die je veel raadpleegt, kun je dichterbij halen door er nummers voor te zetten. Dit kun je met je outlook mappen doen, maar ook met de mappen in de verkenner (g-schijf / h-schijf) of bv. Query’s van CRM/ERP systeem.

Tip! Zijn er veel oudere versies die je tijdelijk wilt bewaren?
Maak een submap ‘oude versies’ .

Pin programma’s en bestanden aan de taakbalk.
In plaats van een snelkoppeling op het bureaublad of via het startmenu kun je veel gebruikte programma’s (bv. Outlook, Verkenner, Internet, Word) vastmaken aan de taakbalk. Met 1 klik open je het programma.

Daarnaast kun je de veelgebruikte bestanden pinnen (bv. briefsjablonen, actielijsten, mappen op je afdelings- of persoonlijke schijf). Met 2 klikken (rechtermuisknop + gewenste bestand) open je het al.

Stel favorieten in.
Veel mensen gebruiken favorieten in Explorer of Chrome. Je kunt ook pagina’s van een intern netwerk toevoegen (bv. Processen, afdelingssite, product informatie).
Wist je dat je ze ook in mappen kunt indelen?

In Outlook 2010 heb je een map favorieten. Handig als je meerdere mailboxen beheert om daar de postvak-in van je collega naar toe te slepen. Of een submap die je tijdelijk veel gebruikt. De verkenner heeft eenzelfde favorieten map. Vooral handig om veel gebruikte locaties van de gemeenschappelijke schijf naartoe te slepen.

Bureaublad overzichtelijk?
Nu je kunt pinnen en favorieten hebt ingesteld gebruik je waarschijnlijk minder snelkoppelingen op je bureaublad. Zet je tijdelijk documenten op het bureau blad om later te koppelen in een CRM systeem? Plaats ze dan rechts op je bureaublad zodat je ze makkelijker kunt opschonen.

Gedeelde agenda’s.
Nadat je een agenda van een collega opent staat hij in de lijst gedeelde agenda’s. Open je regelmatig specifieke agenda’s? Sleep ze dan naar boven om ze dichtbij te hebben.

Open je vaak voor een groep (bv. werkgroep of vergaderruimtes) de agenda’s, maak dan enkele agenda groepen om met 1 klik die agenda’s te openen of te sluiten.

Werkbalk snelle toegang in Outlook, Word, Excel, Power point.
Veel functies die je nodig hebt staan al dichtbij in het tabblad start. Voor sommige functies moet je speciaal naar een ander tabblad. Gebruik je zo’n functie vaak zet hem dan in de werkbalk snelle toegang. Denk bv. aan: snel afdrukken, afdrukvoorbeeld, e-mail, nieuw. Bij Excel is de knop ‘titels blokkeren’ erg handig.

Scherm splitsen.
Met 2 beeldschermen kun je op het ene scherm lezen en het andere de informatie verwerken. Heb je geen 2e beeldscherm? Met de WinKey kun je eenvoudig je scherm splitsen zodat je de gegevens toch dichtbij hebt.

Rechtermuisknop.
Last but not least, onder de rechtermuisknop vind je de meest gebruikte functies in een specifieke situatie.

Wat je eerst nog dichtbij wilde hebben kan nu misschien weer wat verder weg of andersom. Neem een half uurtje de tijd om het jezelf zo comfortabel mogelijk te maken. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug als je met minder moeite je werkt kunt doen.

Veel werkplezier!
Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Mail naar taak

Van een mail een taak maken

Wil je de actie op een mail later doen?
Bijvoorbeeld omdat je nu andere prioriteiten hebt.
Maak dan van de mail een taak, met de knop onder snelle stappen zo geregeld. Dit werkt ook makkelijk bij verzonden e-mails waar je een follow-up op wilt doen.

De mail die als bijlage in de taak zit kun je weer openen om door te sturen en te beantwoorden.
Ook blijven op deze manier de bijlagen in de mail beschikbaar.

Mail naar taak

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

snelle stap taak met bijlage

Snelle stap: taak met bijlage instellen

Maak je regelmatig van een mail een taak? maak dan een snelle stap

In Outlook 2003 en 2007 sleepte je de mail naar de knop taken links onder. Dat kan nog steeds, maar je kunt ook een snelle stap maken door de knop ’taak met bijlage’ toe te voegen.

Outlook maakt dan een nieuwe taak van je mail met de mail in de bijlage. Dat is vooral prettig als je de mail later nog wilt gebruiken om door te sturen of te beantwoorden. Ook blijven de bijlages in de mail beschikbaar.

snelle stap taak met bijlage

Als je veel met toetsenbord werkt kun je ook nog een snelfunctie toevoegen.
Onder taak maken zie je hoe eenvoudig het nu is om van een mail een taak te maken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook categorieën tip agenda items categoriseren

Outlook categorieën

Met outlook categorieën kun je items handig groeperen en selecteren.

De meeste mensen gebruiken de categorieën in de agenda. Dan zie je in 1 oogopslag of je voldoende taken hebt ingepland om je doelen te halen.
Bijvoorbeeld: aantal klantafspraken per week.

Ook bij e-mail, taken en contactpersonen kun je dezelfde categorieën gebruiken.
Vooral handig als je wilt sorteren of zoeken op een bepaalde groep.
Bijvoorbeeld: alle e-mails over project A, alle contactpersonen die prospect zijn, alle taken die ik in de trein kan afhandelen etc.etc.

Nieuwe categorieën maken – wijzigen – verwijderen

Zodra je op een agenda item staat zie je bovenaan in het scherm de optie categoriseren. Klik hem open en kies een categorie die bij het item past.

Om uitgebreidere bewerkingen te doen klik je op alle categorieën, daar kun je wijzigen en verwijderen.

Schoon je ongebruikte Outlook categorieën eerst op zodat je goed overzicht hebt. Klik op de categorie naam zodat deze geselecteerd is en klik dan op verwijderen.

Geef de outlook categorieën gelijk de juiste naam. Voor jezelf handig maar zeker ook voor collega’s die je agenda raadplegen. Ook weer door eerst op de categorie te klikken en dan op naam wijzigen. Zo kun je ook de kleur van je categorie aanpassen.

let op! om te wijzigen of verwijderen moet je niet het vinkje aanzetten, dat doe je alleen als je de categorie van toepassing wilt maken op een item.

outlook categorieën tip agenda items categoriseren

Categorieën in Teams agenda

Zodra je de categorieën in Outlook hebt ingesteld kun je ze ook gebruiken in de Teams agenda. Maak een nieuwe vergadering of open een bestaand agenda item en links boven kun je de categorie selecteren.

Wil je namen, kleuren aanpassen of nieuwe categorieën maken ga dan naar Outlook.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Status agenda weergeven als

Status afspraak goed vullen

Met de status afspraak geef je duidelijkheid wat men kan verwachten.

Status agenda weergeven als

Bij het opvoeren van een agenda item zet Outlook de status van het item standaard op ‘bezet‘.

Vaak klopt dit, maar zeker bij (rooster)vrij is het verstandig om de status afspraak op ‘niet aanwezig‘ te zetten. Er komt dan een paarse streep langs je agenda afspraak of, als je voor de hele dag hebt gekozen een paarse waas over de hele dag.

Wil je duidelijk aangeven welke afspraken (voor bureauwerk) onderhandelbaar zijn en eventueel verzet kunnen worden?
Kies dan voor ‘voorlopig bezet‘.

Is het puur een reminder voor jezelf? Gebruik taken, of zet de status op ‘vrij‘ (beschikbaar om nog iets te plannen).

Werk je thuis en ben je wel beschikbaar voor afspraken via Teams maar niet op kantoor? Zet dan de status op werkt ergens anders. Zo kunnen overleggen toch doorgaan zonder dat je naar kantoor hoeft.

Status agenda werkt ergens anders voor thuiswerken

Heb je de nodige repeterende afspraken? Bijvoorbeeld een vaste thuiswerkdag, of vaste roostervrije dagen? Dan geldt de status voor de hele reeks, ook als je het maar op 1 plek hebt aangepast.

Hoe beter je de status vult, hoe duidelijker je bent naar je omgeving waar nog wel/geen ruimte is. iedereen binnen jouw bedrijf die bij de planningsassistent kijkt ziet de status van je agenda items. Dat voorkomt een hoop gedoe met afstemmen. Verder maakt Teams gebruik van je status van de agenda om je beschikbaarheid aan te geven. Fijn want dan wordt je bij afspraken of concentratie klussen niet iedere keer gestoord.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen afhandelen

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen is een hulpmiddel, maar leiden soms te veel af of missen overzicht.

Het voordeel van een Outlook herinnering is dat je niets vergeet. Maar al te vaak zie ik dat mensen drukker zijn met het wegdrukken (negeren) van een herinnering dan dat ze er echt voordeel bij hebben.

Neem gelijk één van de 3 acties hierboven zodat de herinneringen helpen om efficiënt te werken:

  • Specifieke afgehandelde herinneringen verwijderen
    => kun je vaak direct doen als de herinnering naar boven komt
  • Alle gemelde herinneringen in eens verwijderen
    => werkt het snelst als je ze tot op heden niet hebt bijgehouden
  • Item uitstellen tot moment dat je weer herinnerd wilt worden
    => werkt goed als reminder op dezelfde dag. Is de taak groot en kun je hem echt pas over enkele dagen doen? plan hem dan opnieuw in.

Noot: Je verwijdert hier alleen de herinnering. Het item (agenda afspraak, taak, e-mail) blijft gewoon bestaan.

Weet je niet meer wat de afspraak was? Met item openen zit je direct in de bijbehorende agenda afspraak, taak of e-mail.

Wil je de standaard herinneringen helemaal niet meer krijgen of per reeks uitzetten? Lees dan deze tips.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

outlook map verwijderde items leegmaken

Map verwijderde items leegmaken

 

outlook map verwijderde items leegmaken

 

Ook de map verwijderde items kan aardig ‘vollopen’. Je hoeft er niet zelf aan te denken. Met deze instelling laat je hem automatisch leegmaken iedere keer als je outlook afsluit.

Ben je bang dat je dingen mist? onder tabblad ‘map’ vind je de knop ‘verwijderde items herstellen’. De meeste bedrijven bewaren de items die uit de prullenbak zijn verwijderd nog 30 dagen in dit ‘buffervat’.

Druk je op de knop verwijderde items herstellen dan kun je de e-mails sorteren op afzender, onderwerp of datum. Vaak vind je hem dan wel.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail sorteren op pictogram

E-mail sorteren om groepsgewijs op te schonenm

Standaard staat je e-mail op volgorde van binnenkomst, maar gebruik je al het gemak van e-mail sorteren?

Heb je maar een paar e-mails in je postvak in zodat ze op 1 pagina passen dan filter je ze al snel met je ogen eruit. Maar wil je nu echt eens goed opruimen, of kom je net terug van vakantie, speel dan eens met deze sorteer technieken.

Weergave in kolommen om snel op te schonen

Zorg dat je e-mail indeling in kolommen zichtbaar is (tabblad beeld – weergave enkel) en het voorbeeld van bericht uit staat (tabblad beeld). Bekijk eventueel deze video.

e-mail sorteren op pictogramSorteer eerst op soort e-mail door op pictogram te klikken:

  • Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
  • Ga met CTRL+END helemaal naar beneden.
  • Verwerk eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
  • Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.

    Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven:  Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

Sorteer dan op afzender:

Focus je eerst op urgente en niet urgente afzenders

  • Kijk groepsgewijs welke mailtjes onbelangrijk zijn / nog te lezen (nieuwsbrieven, interne nieuws berichten etc.) verwijder ze of sleep ze naar een map nog te lezen. Dat kan in de loop van de week ook nog wel.
  • Check of er van bepaalde personen mails met hoge urgentie zijn binnen gekomen. Markeer ze met een vlag (klik rechts op vlag) en kies voor vandaag of morgen zodat ze bovenaan in je Outlook takenlijst komen te staan.

Sorteer dan op onderwerp:

Focus je op meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

  • Kijk groepsgewijs welke onderwerpen achterhaald zijn en je gelijk al kunt verwijderen.
  • Behandel groepsgewijs de onderwerpen waar meerdere mailtjes over gaan. Oude mails uit de ketting kun je gelijk al verwijderen als er geen bijlagen bij zitten.
  • Markeer de e-mails die nog een actie zijn met een vlag (klik rechts op vlag , klik op aangepast en kies een goede datum na morgen)
  • Berg de rest van de e-mail op of gooi ze weg.

Zijn het er nog veel? Sorteer nog een keer op afzender om die groepsgewijs te verwerken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips