Tag archieven: pinnen in windows 7

dubbel werk

Dubbel werk waarom zou je?

dubbel werk

In een productie omgeving worden alle vormen van dubbel werk of onnodige handelingen zo snel mogelijk uit het proces gehaald. Ook in administratieve omgevingen wordt Lean steeds vaker toegepast om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Daarnaast heb je jezelf misschien ook een aantal werkgewoonten eigen gemaakt waar onbewust dubbel werk in zit. Niet voor niets een van de eerste onderwerpen in de PEP® training: voorkom herhaling. Als het maar vaak genoeg op een dag voorkomt kun je zelfs met het verminderen van de kleinste dubbele handelingen veel tijd besparen. Als je er bewust op gaat letten zal je steeds meer dubbele of onnodige handelingen herkennen.

Welke van deze 10 voorbeelden kun jij gebruiken om dubbel werk te voorkomen?

  1. Heb je al lijm aan je vingers bij E-mail behandelen?
    Voor de meeste functies is het voldoende om 2-3 keer per dag je mail te behandelen. Laat je niet verleiden en zet de pop-up in outlook uit en natuurlijk ook je melding op je telefoon. Is de actie uit de mail pas over enkele dagen nodig? Maak er dan een taak van of zet hem in je klantensysteem of Planbord op de datum waarop je ermee aan de slag wilt. Behandel iedere mail met lijm aan je vingers en maak de keuze:
    doe ik het nu (klaar), doe ik het later (taak), delegeer ik het (evt. taak met follow-up) of delete ik het.
  2. E-mail op je telefoon afhandelen?
    Het lijkt zo efficiënt om even snel tussen de vergaderingen door de e-mail op je telefoon te behandelen. Toch valt het vaak tegen. Je bent net niet de info bij de hand, moet er eigenlijk een taak van maken of nog archiveren in je klantenbestand of online archief.
    Als je het toch doet, gooi dan in ieder geval de afgehandelde mail gelijk weg of bewaar het in een Outlook map als dat nodig is. Voorkomt in ieder geval weer dubbel werk als je terug bent op je werkplek.
  3. Hoe vaak herschrijf je jouw To-do lijst?
    Een to-do lijst of taken lijst is heel waardevol, zo hou je ruimte in je hoofd om na te denken. Werk je met een klantensysteem dan is je startpagina met activiteiten /dossiers je ‘to do’ lijst geworden. Regelmatig zie ik nog mensen die de acties ook op een briefje schrijven of in hun hoofd bewaren. Meestal omdat de volgorde van de lijst niet klopt. Investeer dan liever 5 minuten per dag om je volgorde van de ‘digitale’ lijst aan te passen naar de juiste start/plandatum in plaats van dubbelle lijsten en moeilijker terugvinden.
  4. Welke dagelijkse web pagina’s openen je nog handmatig?
    We werken steeds meer in online omgevingen. De ene keer moet je naar een website van een samenwerkende partij, de andere keer zit je op intranet of werk je in cloud omgevingen zoals Sharepoint of Groepen. Natuurlijk kun je iedere keer de site zoeken of in een Groep bladeren door een mappenstructuur tot je op het juiste niveau bent. Bespaar tijd door pagina’s die je veel gebruikt automatisch te laten opstarten of in je favorieten lijst te zetten.
  5. Druk je de spellingcontrole klakkeloos weg?
    Veel mensen gebruiken een automatische spelling controle, bijvoorbeeld bij het typen van een e-mails. Zo voorkom je kleine typefoutjes. Sommige woorden worden echter niet herkend omdat ze te vakinhoudelijk zijn. In plaats van ‘negeren’ is het slimmer om te kiezen voor ‘toevoegen aan woordenlijst’ zodat ze de volgende keer wel herkend worden op de juiste spelwijze.
  6. Staan de agenda herinneringen die je niet nodig hebt al uit?
    Een herinnering op je agenda item voor een afspraak is vaak handig. Het helpt je om een los te komen van je werk, spullen te pakken misschien nog een kop koffie en dan op tijd starten. Maar in je agenda staan ook zaken waar je nooit een herinnering voor nodig hebt. Denk aan roostervrij of bepaalde geplande routine taken. Zet op dit soort reeksen je herinnering op ‘geen’ dan hoef je hem ook niet te verwijderen.
  7. Hoe vaak komen jouw Outlook agenda herinneringen in beeld?
    Een herinnering is vooral effectief als je er ook iets mee doet. Veel mensen laten hem als reminder nog dagenlang staan. Tel eens hoe vaak je de melding hebt weggedrukt als hij iedere 5 minuten opkomt. Leer jezelf aan om de herinnering direct af te handelen of plan je agenda item direct op een nieuw moment dat wel realistisch is. Toch een langere termijn taak geworden? Voeg hem dan toe aan je takenlijst.
  8. Kies je de lange of korte route om naar veel gebruikte mappen te gaan?
    Bij veel bedrijven is de mappen structuur in de verkenner (g-schijf, p-schijf etc.) groot. Meestal gebruik je een beperkt aantal mappen heel vaak en kun je ze naar de favorieten slepen. Loop je toch liever door de ‘boomstructuur’ type dan de eerste letters van je map naam om er snel naartoe te gaan.
  9. Veel gebruikte bestanden pinnen aan de taakbalk
    Bepaalde documenten blijf je het hele jaar door gebruiken. Bijvoorbeeld een excel actielijst van een vast overleg, een rooster voor het hele jaar of bepaalde sjablonen die je veel nodig hebt. Je kunt zo’n bestand makkelijk pinnen aan de taakbalk werkt ook super voor bestanden die in Teams staan, of in een online documenten systeem zoals Sharepoint etc.
  10. Stuur je nog documenten/lijstjes rond?
    Nog regelmatig mailt men documenten of lijstjes rond. Zelfs als mensen iets moeten invullen of redigeren. Met een beetje pech is het document dan op 8 plaatsen opgeslagen en krijgt de verzender 8 versies terug waar 1 aangepaste versie van gemaakt moet worden. Een link naar het brondbestand of de map met verzoek om in te vullen of aan te passen is veel efficiënter. Zowel in Word als Excel kun je wijzigingen bijhouden aanzetten en opmerkingen toevoegen (tabblad controleren).  Bij een terugkerende vergadering kun je trouwens ook mooi een link naar de map met stukken/verslagen in de uitnodiging zetten, hoef je het ook niet meer te mailen.

Wellicht heb je al lezend nog andere gewoontes ontdekt waarin jij dubbel werk doet of toelaat door je omgeving. Veel zijn direct op te lossen door je systemen slim in te richten, een aantal moet je met elkaar afstemmen. Hoe klein en onbenullig het soms ook lijkt, je zult merken dat de tijd die je nu investeert je rust en ruimte geeft om die dingen op te pakken die er echt toe doen.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

verandert jouw werk

Verandert jouw werk?

verandert jouw werk

Steeds meer bedrijven maken gebruik van de technologische mogelijkheden. Van digitaal archiveren tot automatiseren van verschillende handelingen. Verandert jouw werk ook door al deze ontwikkelingen?  Of wil je juist zelf een aantal veranderingen doorvoeren?

 

Verandert jouw werk? Zo sluit jouw werkorganisatie weer snel aan op de gewenste of nieuwe situatie.

Nieuwe doelen, nieuwe kansen

Eigenlijk draait slimmer werken vooral om bepalen wat je belangrijk vindt in je werk/privé, keuzes maken en tijdig je grenzen aangeven. Soms is dat door de tijd een beetje vervaagd en zijn er nieuwe ‘normen’ ingeslopen. Zo gebruik je wellicht een deel van je roostervrije dag om bij te werken, doe je thuis meer dan eigenlijk goed voor je is of doe je gewoon een aantal extra taken omdat je het nu eenmaal altijd hebt gedaan.

Het begin van een nieuwe werksituatie is een mooi moment om hier ook weer je eigen invulling aan te geven. Bedenk tijdig voor jezelf welke doelen jij nastreeft, hoe je de balans werk/privé wilt hebben en welke stappen je nu al kunt zetten.

In een nieuwe rol heb je weer ruimte om je eigen regie te kiezen

Oude informatie opruimen

Al ver voor je in de nieuwe werksituatie komt kun je beginnen met opruimen. Net als bij verhuizen is het makkelijker als je niet alles op het laatst hoeft te doen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt of inmiddels op een centrale plek staat.

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Een hoofdmap ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2016’ of ‘oude functie’ is superhandig om de submappen onder te hangen die je straks niet meer nodig hebt. Zo hou je overzicht op de mappen die wel actueel zijn en kun je snel je laatste opruimingsslag maken. Is je bureaublad overigens al schoon?

Bewaar niet te veel zaken ‘voor het geval je collega’s het handig vinden’, zij hebben vaak al hun eigen methode.

Openstaande acties afsluiten, afronden of overdragen

Een keer komt het punt dat je activiteitenlijst leeg moet. Sommige acties zijn niet meer zinvol, anderen heb je afgerond of kun je overdragen. Het is net als ‘op vakantie gaan’ waardoor het grootste deel van deze checklist bruikbaar is.

Hoe goed je het ook wilde regelen, er blijven altijd wel wat acties open die je moet overdragen. Werk je met Outlook taken dan kun je jouw taak eenvoudig doorsturen naar je collega. Werk je met een CRM systeem zoals Siebel dan kun je de activiteit op naam van een collega zetten. Stem ook even met je collega af op welke startdatum je ze zet.

Zorg voor een goede overdracht met een actuele actielijst

Nieuwe routines in je agenda

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen etc. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk in je agenda. Kijk ook welke vergaderingen je hebt en zet eventueel repeterende afspraken voor de benodigde voorbereiding/uitwerktijd in je agenda.

Wil je vanaf nu beter je grenzen bewaken? Reserveer dan gelijk tijd voor mail, lunch, stukken lezen en welke dagen je op tijd naar huis moet voor bijvoorbeeld de kinderen.

Kies gelijk de juiste status (afwezig, bezet, voorlopig bezet, vrij), wel of geen herinnering en eventueel een kleur categorie.

Met een goede basis in je agenda kun je sneller bepalen hoeveel tijd je over hebt

Slimme systeem inrichtingen om snel te werken

Door de jaren heen heb je de nodige handigheidjes toegepast om snel te kunnen werken. Denk aan pinnen van bestanden, favoriete mappen in verkenner, favorieten in explorer, internet pagina’s automatisch laten opstarten en nog wat andere handigheidjes.

Zorg dat je op de automatische piloot je systeem bediend, dan heb je weer ruimte in je hoofd voor het leukere werk

De wereld om ons heen blijft veranderen, hoe meer je kunt terugvallen op een aantal goede werkgewoontes, hoe makkelijker je meebeweegt. Ook als je werk (nog) niet veranderd, zijn bovenstaande stappen handig om 1-2 keer per jaar te doorlopen.

Veel werkplezier!

 

Minder klikken en typen

Minder klikken en typen

Compouter vaardighedenTijdens een lunchwandeling zei een goede bekende tegen me “ik wil nog een product ontwikkelen en het hoeft maar 1 cent winst op te leveren” waarop ik hem vragend aankeek “maar wel iedere dag door iedere Chinees gekocht wordt”.

Het zit ‘m in de wet van de grote aantallen, ook in het gebruik van je systemen. Als je relatief kleine verbeteringen, meerdere keren per dag of week, toepast ga je echt tijdwinst ervaren en werk je met minder moeite.

10 slimme systeem vaardigheden zodat jij ook minder hoeft te klikken en typen.

15 Sneltoetsen die je overal kunt gebruiken

Bij het invoeren van gegevens varieer je vaak tussen toetsenbord en muis. Leer meer toetsenbord functies zodat je niet alleen sneller werkt, maar ook minder kans hebt op een muisarm.
Check welke sneltoetsen je nog niet gebruikt en voeg iedere week een nieuwe toe. Overigens zweef met je muis over een knop (bijvoorbeeld knop plakken) en je ziet de bijbehorende sneltoets.

Slim tekst bewerken in Word (en vaak ook Outlook)

We typen wat af. Verslagen, rapporten en toelichtingen maakt men vaak in Word. Veel van die tekstverwerkingsfuncties kun je ook in Outlook toepassen.
Weet jij al hoe je snel een heel woord verwijdert, naar het einde van de zin gaat, begin van het document of een hele alinea selecteert? Ook hier kun je weer stap voor stap de waardevolle tekstverwerkingsfuncties eigen maken.

Rechtermuis knop

Wil je iets toevoegen, verwijderen, veranderen? In plaats van het lint/menu balk gebruiken vindt je in 8 van de 10 keer jouw gewenste actie in de dynamische mini-menu balk achter de rechtermuisknop. Je kunt hem straffeloos overal aanklikken en ervaar wat het je oplevert.

Je kunt ook kopiëren met je rechtermuisknop. Denk aan een stuk tekst, e-mail, agenda item. Sleep deze met rechtermuisknop naar de gewenste plek, laat je muis los en kies kopiëren (slepen met linker muisknop is verplaatsen).

Werkbalk snelle toegang (Outlook, Word, Excel)

Bij alle Office programma’s staat in het lint onder tabblad start de meest gebruikte functies voor dat programma. Boven het lint staat de werkbalk snelle toegang. Een handige mini-menu balk die je zelf kunt samenstellen met functieknoppen die je vaak gebruikt en niet in het tabblad start staan.
Denk aan de knop: opslaan, opslaan als, afdrukvoorbeeld, snel afdrukken, titels blokkeren (Excel), spelling controle etc.

Automatisch aanvullen van tekst

Heb je standaard woorden, zinnen of tekstblokken die je vaak gebruikt in een mail of brief? Je kunt zelf een korte code maken om de hele zin automatisch aan te vullen. Ook handig voor specifieke vaktermen, functienamen of specifieke woorden waarin je vaak hetzelfde typefout maakt. Je kunt de codering in Word, Outlook, Excel of Power Point maken en zijn in alle vier de programma’s dan te gebruiken.

Outlook handtekening

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekening voor externe e-mail. Gaat 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.
Gaat 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in. Bij iedere e-mail kun je alsnog voor een andere handtekening kiezen.

Outlook e-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team regelmatig dezelfde e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs bijlagen of hyperlinks in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met jouw eigen handtekening. Nu hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om in de verkenner een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

Pinnen van bestanden

Met pinnen van bestanden maak je snelkoppelingen naar bestanden (Word, Excel) die je regelmatig gebruikt. Het kunnen bestanden zijn in je verkenner (P-schijf, G-schijf etc.) maar ook op het intranet/internet. Het woord snelkoppeling zegt eigenlijk al dat het een super snelle route is. Je bent in 2 kliks bij het bestand en hebt altijd de meest recente versie!
Denk aan: (vakantie)roosters, actielijsten in Excel, briefsjablonen, werkwijzen, portefeuille overzichten etc.

Wellicht heb je al een paar keer gedacht, ach dat hoeft niet, ik vind het toch wel. Bepaal je winst door: (aantal kliks huidige manier – 2 kliks nieuwe manier)* aantal keren per week.
Wanneer ben jij tevreden? Bij 10, 20 of 50 kliks winst?

Favorieten in verkenner

Wil je vaak naar een specifieke plek op de P-schijf of G-schijf? Dan is een snelkoppeling in de verkenner te maken door de map in favorieten te slepen.
Denk aan mappen voor: team/afdeling, tijdelijk opslag van documenten die je in een CRM systeem koppelt (zoals Siebel), overlegstructuren waar je bij zit etc.

Spelling controle uitbreiden met jouw termen

Natuurlijk wil jij je e-mails en brieven zo netjes mogelijk versturen. De spelling en grammatica controle helpt je daarbij. Gebruik je veel vaktermen die niet herkent worden? Kies dan niet voor negeren maar toevoegen aan woordenlijst. In een paar weken tijd heb je de meeste bijzondere woorden gehad en helpt de spelling controle je daar ook mee.

Slimmer je systeem gebruiken is voor iedereen interessant. Gun jezelf de tijd om het toe te passen en eigen te maken, dat verdien je echt terug. Ook als je denkt, straks heb ik het niet meer nodig of is de link veranderd. Denk aan de wet van de grote aantallen. De link aanpassen is in een seconde gebeurd, ondertussen heb jij al tijd bespaart met al die keren dat je er wel gebruik van hebt gemaakt.

 

bewaren

Bewaren of weggooien

Waar bewaar ik alles?

bewarenIn het digitale tijdperk hebben we bijna onbegrensde bewaar mogelijkheden. Uiteraard heel waardevol voor documenten die je om ‘juridische waarde’ wilt bewaren. Maar geldt dat voor alles wat je bewaart? Of is je archief allang niet meer overzichtelijk en heb je zo’n lange lijst aan mapjes dat je jezelf suf scrolt? Hoe vaak kijk je eigenlijk nog in al je bewaarde gegevens? En vind je ze dan nog terug?

Je hebt vast wel eens gezegd ‘zie je wel, toch goed dat ik alles bewaar’ maar als je heel eerlijk bent bewaar je veel meer dan je eigenlijk ooit nog zult gebruiken.

Zo kan jij slimmer bewaren en terugvinden

Archiveren in een (klanten)database

Veel bedrijven hebben al afspraken wat je waar moet bewaren. Voor gegevens van klanten, medewerkers, leveranciers etc. zijn goede database systemen beschikbaar. Denk aan Siebel, SAP etc. Databases zijn opgebouwd uit unieke velden die je oneindig handig kunt filteren (Query-en) en sorteren. Als je ze goed vult kun je ze zelfs automatisch laten opschonen o.b.v. bijvoorbeeld type of leeftijd. De 1e en belangrijkste stap in archiveren: ken en volg de archiveer afspraken.

Ook het terugvinden gaat dan een stuk makkelijker. Neem bijvoorbeeld Siebel. Daar kun je in het onderdeel bijlagen de documenten sorteren op de verschillende kolommen (naam, type etc.) en onder de query knop kun je verschillende zoek criteria selecteren zoals periode waarin het document is toegevoegd.

Beter nu 30 seconden meer tijd besteden aan goed opslaan dan ieder jaar enkele uren aan uitsplitsen wat je moet bewaren of verwijderen.

Bewaar het bij de bron

Er is steeds meer informatie beschikbaar via een bedrijfssite of projectensite. Die bron aan informatie hoef je al niet meer zelf te bewaren en vaak ‘schoont’ de beheerder oude versies voor je op. Maak wel slim gebruik van de hulpmiddelen door op de voor jou belangrijke plekken een ‘waarschuw mij’ melding in te stellen, favorieten te maken, veel gebruikte bestanden te pinnen aan de taakbalk en natuurlijk informatie te delen door de pagina URL (hyperlink naar site) te mailen.

Als ik dit nog nodig heb, waar ga ik het dan zoeken?

Netwerk of persoonlijke schijf

Naast bovenstaande gegevens zijn er nog afdelings- of team specifieke gegevens. Denk aan vakantieroosters, vergaderafspraken, beleidsplannen, netwerkgroepen, e-mail sjablonen etc. En tenslotte nog persoonlijke informatie zoals opleidingen, coachgesprekken, verlof, declaraties etc.
Alle informatie die voor iedereen handig is en nog nergens anders staat zet je op een afdelingsschijf. Sleep je veel gebruikte mappen naar de favorieten in de verkenner en veelgebruikte bestanden pin je aan de taakbalk. Informatie kun je makkelijk delen met een hyperlink naar map of bestand. Je persoonlijke gegevens kun je op een eigen schrijf of in outlook mappen zetten.

Deel wat voor iedereen waardevol is.

Leren zoeken in plaats van lange structuren maken

Ieder jaar komt er zoveel digitale informatie bij dat we niet meer alles in een structuur kunnen opslaan. Het scrollen en filteren met je ogen is veel vermoeiender en tijdrovender dan je denkt. Leren zoeken in je systemen zodat de techniek het ‘zware’ werk voor je doet wordt steeds belangrijker. Gebruik je al:

Leer beter zoeken dan hoef je minder te bewaren

Waar begin je met opruimen

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Vaak zijn ze ingehaald door de tijd en niet meer actueel. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Tenslotte kun je de mappenstructuur anders ordenen/bundelen. Een map ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2015’ of ‘tijdelijk bewaren’ is superhandig om overzicht te houden op de mappen die nog wel actueel zijn.

Je presteert beter met een overzichtelijke werkomgeving

Ondanks dat je digitale informatie makkelijk kunt bewaren wil je voorkomen dat je in een oerwoud van ongebruikte archieven belandt. Kritisch zijn op wat je überhaupt nog nodig hebt en waar je het dan kunt vinden voorkomt dat je per jaar uren verliest aan het opbergen en later weer uitsorteren van ongebruikte archieven. Met een slank archief en slimme snelkoppelingen naar de bronbestanden blijft je systeem ook lekker snel voor je werken. 

Veel werkplezier!