Tagarchief: plan do check act

agenda planning

Agenda planning, hoe houd je overzicht

agenda planning

De druk op de agenda neemt toe. Klanten, collega’s, managers iedereen vraagt een deel van je tijd. In je hoofd weet je precies wat je wilt doen maar soms lijkt het wel of alles ad-hoc is en jij continue moet schakelen om iedereen ter wille te zijn. Dan je acties in je takenlijst of CRM systeem toch maar weer doorzetten naar morgen.

Natuurlijk loop je zo het risico dat  je achterstanden opbouwt. Je creëert wellicht je eigen interrupties omdat je bijvoorbeeld vragen krijgt over je openstaande acties of omdat de druk in je hoofd toeneemt en je minder goed kunt concentreren.
Door je werkelijke beschikbare agenda ruimte visueel te maken creëer je rust en duidelijkheid voor jezelf en je omgeving.

5 Tips om zichtbaar te maken welke ruimte er over is:

1 Geef aan wanneer je aan/afwezig bent

Steeds meer mensen werken flexibel. De een met een avondrooster beschikbaar voor klantafspraken, de ander werkt flexibele uren of gewoon omdat het voor jezelf én je werkzaamheden beter past. Zet je begin-einde werktijd in je agenda als deze afwijkt van de ‘standaard’.  De meeste mensen hebben de feestdagen al automatisch toegevoegd. Outlook zet de status van de afspraak standaard op ‘vrij’ en dat betekent: beschikbaar om te plannen’. Heb je het geluk dat je bedrijf dicht is en je dus niet hoeft te werken? zet de status dan op ‘niet aanwezig’.

2 Benoem je routine taken

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen, mail afhandelen, overleg voorbereiden etc. Als het maar een kleine handeling is past het er wel bij, maar zodra je er minimaal een halfuur voor nodig hebt kan het echt gaan knellen. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk met een terugkeerpatroon in je agenda. Bedenk ook wat voor soort herinnering je hierop wilt hebben.

3 Plan keien en kiezels altijd in je agenda

Stephen Covey deelt de werkzaamheden in naar keien (1 uur of langer) kiezels (halfuurtje) zand en water (3-10 minuten). Zet je keien altijd in je agenda. Ligt er een hoge druk op je agenda waardoor je weinig tijd hebt om alles bij te werken? Plan dan ook de kiezels en reserveer links en rechts nog wat tijd om zand en water gebundeld op te pakken. Maak je gebruik van bijvoorbeeld CRM Siebel? Zet dan ook die keien in je agenda. De meeste mensen zijn in de ochtend het fitst om de keien op te pakken.

Voorbeelden:
Keien: voorbereiding-uitwerking afspraken, nota’s schrijven, rapportages opstellen, beleidsstukken doornemen, achterstanden wegwerken.
Kiezels: mail bijwerken, korte verslaglegging, agenda planning maken.
Zand en water: terugbel notities, archiveren, afspraken maken.

4 Gebruik de status van de agenda items

Natuurlijk is het voor jou én je collega’s niet fijn als je agenda continu dichtgetimmerd staat. Heb je tijdig voorbereiding of uitwerking gepland dan is er vaak nog ruimte om te schuiven binnen de dag of week. Dat kun je zichtbaar maken met de status afspraak ‘voorlopig bezet’. Dat voorkomt onnodige afstemming. Zit je strak op de deadline en moet het af dan staat de status wel op ‘bezet’.

5 Houd 1/3 ruimte voor ad-hoc

Als je bovenstaande hebt toegepast heb je als het goed is over 2-3 weken nog ca 1/3 ruimte voor ad-hoc. De lopende en nieuwe week waarschijnlijk al iets minder. Bepaal welke minimale ruimte voor ad-hoc nodig is voor jouw functie en laat die ruimte ook in je agenda eventueel met een ‘afspraak: inloop/belacties’. Je creëert ook lucht in je agenda om voor bepaalde afspraken ¾ uur te plannen in plaats van 1 uur.

 Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden

Het is zo verleidelijk om acties in je hoofd te bewaren, maar door je agenda goed bij te houden en zichtbaar te maken waar de mogelijkheden zitten wordt het voor jezelf ook makkelijker om keuzes te maken en te prioriteren. Je blijft tenslotte continu beslissen:

Doe ik het nu, doe ik het later, delegeer ik het of delete ik het (afmelden).

Veel werkplezier!

Alle ballen in de lucht

Alle ballen in de lucht

Alle ballen in de luchtZoveel dingen die spelen en waar je aandacht aan moet geven. Het lijkt wel of je alle ballen in de lucht moet houden. Maakt dan helemaal niemand keuzes? Is echt alles belangrijk? Ik kan toch niet altijd alles tegelijk?

Soms los je drukte op door nét even een stapje harder te lopen. In ieder goed bedrijf is er een gezonde spanning tussen de hoeveelheid werk en de beschikbare mensen. En ja, ook daar zitten af en toe pieken en dalen in het werkaanbod.

Merk je echter dat je al veel kleine verbeteringen hebt doorgevoerd maar toch blijf je continue tegen de grenzen van reële werkdruk aanlopen dan is het waardevol om op een hoger niveau naar je werkzaamheden te kijken.

Zo houd je alle ballen in de lucht:

Iedere functie bestaat uiteindelijk uit 7-9 hoofd aandachtsgebieden. Zeg maar even je ballen die je in de lucht moet houden. Denk hierbij aan je kerntaken in je functieprofiel. We hebben het niet over het behandelen van e-mail, het aannemen van telefoontjes, bijwerken van je CRM/Siebel systeem of het bijwonen van een vergadering. Dat zijn slechts vormen of hulpmiddelen waarmee je jouw aandachtsgebieden uitvoert. Maar waarom krijg je een telefoontje (klant belt met een vraag, collega wil iets afstemmen), e-mail (informatie om bij te blijven, vergaderverzoek), CRM actie (klantvraag, relatieonderhoud) of moet je naar een vergadering (kennis delen, verbeteringen benoemen, projectoverleg).

Als voorbeeld een accountmanager van een bedrijf, het kan zomaar zijn dat dit de belangrijkste aandachtsgebieden zijn in die functie:

Aandachtsgebieden

 

 

 

 

 

1. Aan welke ballen wil je meer /minder aandacht geven
Soms kan een bal een periode enorm zwaar zijn; Je bent met een zware studie bezig, het nieuwe project vraagt veel aandacht, er zijn veel nieuwe klantvragen. Gelukkig worden andere ballen ook weer lichter; een van de projecten is bijna voorbij, de procesverbeteringen leveren je tijdwinst op, je hebt dit jaar al bijna alle klanten gesproken.
Bekijk 2-3 keer per jaar of je aandachtsgebieden nog goed verdeeld zijn. Of is iets zover weggezakt dat je het juist wilt toevoegen, daar moet je dan ruimte voor maken.

Er kan pas iets bij als er iets af gaat

2. De kaasschaafmethode
Een hele bal laten vallen is zelden een optie. Toch kun je links en rechts wel een stapje terug doen. Moet je alle overleggen meemaken? Moet je alle info die je binnenkrijgt volledig lezen voor jouw werk, of is snel scannen al voldoende? Wellicht zijn er ook processtappen waar je tijd kunt besparen. Bij grote stappen zoals een voorbereiding of uitwerking kun je jezelf trainen om binnen een tijdslimiet de klus te klaren.

Bespaar je dagelijks een halfuur dan heb je iedere 2 weken een halve dag over

3. Voer de ‘eigenlijk zou ik….. moeten doen’ door
Als je heel bewust erbij stilstaat weet je eigenlijk al langere tijd dat je uit die netwerkgroep had moeten stappen, je bepaalde processen niet helemaal in de grip hebt, meer tijd zou willen stoppen in de voorbereiding zodat de rest veel makkelijker loopt, ’s avonds niet meer zou moeten willen werken, je eigenlijk al lang die mailbox op had willen schonen of jezelf echt aan de planning wilt houden.
Wat het ook is wat je eigenlijk al lang had bedacht, ga het ook doen of op zijn minst een paar weken mee experimenteren. Zijn de stappen te groot voor je? Hak het in stukjes en voeg iedere keer een nieuwe stap toe.

Iedere stap in de goede richting is winst

4. Plan je vaste onderdelen
Een aantal activiteiten staan vanzelf in je agenda. Gewoon omdat je wordt uitgenodigd voor een overleg of omdat er een afspraak met je klant is gemaakt. Houdt voor jezelf overzicht op je beschikbare tijd door gelijk de geschatte voorbereiding en uitwerktijd te plannen.

5. Maak een power hour voor nieuwe activiteiten
Wil je nu eindelijk wél je informatie lezen, klanten bellen of achterstanden inlopen? Maak wekelijks één of twee ‘power hour’ blokken waar je de focus legt op jouw doel. Zou helemaal mooi zijn als je dit met enkele collega’s samen kunt doen, zo leer je van elkaar en komt er veel positieve energie in de groep.
Dit werkt ook super goed voor die kikker klussen die iedere keer terug komen.
Eenmaal in een ritme is het veel makkelijker om vast te houden.

Gebruik de kracht van de groep

6. Continue verbeteren
Bij iedereen stuitert er wel eens een bal. Sommige aandachtsgebieden zijn vergevingsgezind en kunnen dat af en toe hebben. Anderen zijn zo belangrijk dat je geen misstap kunt veroorloven. Houdt die altijd hoog.
Bekijk maandelijks op het niveau van je aandachtgebieden waar je staat. Wat heb je allemaal al bereikt, waar zou je weer een volgende stap willen zetten?

In kleine stapjes is makkelijker dan alles in een keer

Door je tijdsverdeling vanuit de aandachtsgebieden te bekijken krijg je veel informatie hoe je weer beter in balans kunt komen. Soms heb je het volledig zelf in de hand, soms maakt hulp of kracht van de groep het makkelijk om je doelen te realiseren.

Heel veel succes!

agenda onderhoud

Wekelijks agenda onderhoud

agenda onderhoud

Veel mensen ervaren al de voordelen van overzicht in de postvak-in, takenlijst of CRM (Siebel) activiteiten. Mis je dat nog, werk dan met slimme sorteer technieken en groepsgewijs opschonen eerst je e-mail bij. Maak voor klussen die je later moet doen een takenlijst of zet het in je CRM (Siebel) systeem. Leer jezelf een dagelijkse routine aan om alles wat je uit je mailbox ‘vastpakt’ ook direct af te handelen of op de goede plek te zetten in je takenlijst / CRM (Siebel) activiteiten. Pas daarna gaat je wekelijks agenda onderhoud goed werken.

Je hebt vast al eens een overzichtelijke agenda planning gemaakt. Immers, anderen willen weten wanneer ze iets met je kunnen afspreken en je hebt zelf ook verschillende klussen met een deadline die je wilt nakomen.

Belangijker nog, door in je agenda te plannen kun je makkelijker je doelen realiseren, prioriteiten stellen, reële tijdschattingen maken en je grenzen stellen in je balans werk privé. Een goede planning biedt voldoende flexibiliteit zodat je kunt inspelen op onvoorziene omstandigheden. Uiteindelijk beslis jij of je jouw planning bijstelt aan de nieuwe ontwikkelingen, of je toch vast houdt aan je eerder gestelde prioriteiten.

Wekelijks agenda onderhoud om je doelen te realiseren.

Wekelijks agenda onderhoud in 4 stappen

Voor de planning heb je het beste overzicht als je de agenda (tijdelijk) op werkweek zet.

1: Wat is je werkelijke beschikbare ruimte?
Soms lijkt het of je veel ruimte hebt in je agenda, maar als je een paar minuten de tijd neemt zie je snel dat de werkelijkheid anders is:

  • Kijk 4 weken vooruit welke dubbele afspraken (ontstaat vaak door afspraakreeksen) je wilt laten vervallen of verplaatsen. Vallen afspraken te vaak samen met iets anders, pas dan 1 keer de reeks aan.
  • Kloppen je (rooster)vrije dagen?
  • Check of bij iedere afspraak juiste voorbereiding-, uitwerk-, reistijd gereserveerd is.
  • Zodra iets een klein half uur kost is het waardevol om deze tijd te reserveren, zelfs als je het lastig vindt om in te schatten. Niemand heeft er last van als je een keer eerder klaar bent toch?

2: Check je open eindjes van afgelopen week
Iedereen heeft wel eens taken waar je niet aan toe bent gekomen. Dat wordt pas echt een probleem als je ze in je hoofd houdt in plaats van opnieuw indeelt:

  • Bekijk je agenda afspraken van afgelopen week. Is alles echt af of moet je nog tijd reserveren om het af te maken?
  • Bewaar jij de agenda herinneringen als openstaande actie? Loop ze door en meldt ze af of plan ze opnieuw in.
  • Werk je met een takenlijst of CRM systeem zoals Siebel? Kijk dan welke openstaande (achterstallige) taken komende week opgepakt moeten worden. Sommige achterstallige taken zijn al opgelost en hoef je alleen maar af te melden.

3: Plan 1-2 weken vooruit
Voor de meeste mensen is 1-2 weken vooruit plannen voldoende. Let dan vooral op:

  • Voor welke keien uit je takenlijst of CRM systeem moet je nog tijd reserveren?
  • Welke kleine taken kun je nog slim bundelen? Reserveer dan bv een uur om ze in een keer af te handelen.
  • Moet je nog rekening houden met de planning van een (duo) collega?
  • Heb je de beste plek gekozen voor je concentratie klussen?
  • Heb je een paar lastige klussen? Kies het beste moment van de dag en kijk of je nog iemand anders nodig hebt om mee af te stemmen.

4: Plan je wekelijks onderhoud
Zodra je routine hebt opgebouwd doe je bovenstaande stappen in een kwartiertje tot een half uurtje per week. Veruit de meeste mensen kiezen ervoor om het wekelijks onderhoud aan het einde van de werkweek te doen. Dat geeft hen rust in het weekend. Natuurlijk kun je het ook voor een teamoverleg of bila doen waarin de werkvoorraad wordt besproken. Zo is je wekelijks onderhoud gelijk een voorbereiding voor het overleg. Begin in ieder geval met het inplannen van een repeterende afspraak, dan kun je na enkele weken altijd nog bijstellen.

Als jij met meer rust je doelen wilt behalen heb je veel baat bij een wekelijks agenda onderhoud. In nog geen half uur per week stel je prioriteiten, neem je besluiten en heb je een goed beeld welke stappen jij de komende weken gaat zetten om je doelen te realiseren.

Heel veel succes!

 

Prioriteren

Makkelijker prioriteren

Prioriteren

Als je minder tijd beschikbaar hebt om je werk in te delen word je nog meer uitgedaagd om de juiste prioriteiten te stellen.

En dat is nu net waar veel mensen mee stoeien.
Soms zit de oplossing in het toepassen van een aantal prioriteringstechnieken, voor de meeste mensen zit de oplossing al in de stap vóór je gaat prioriteren.

Vermijd deze valkuilen vóór je gaat prioriteren:

Last van het boemerang effect van vage afspraken? Uit compassie met elkaars werkdruk lijkt het prettig om vaag te blijven over tijd en inhoud van de op te pakken acties. Maar niets is zo vervelend als de druk voelen van werk waarvan je niet precies weet wat je moet doen en wanneer je het moet opleveren. Zo blijf je schuiven met je takenlijst.
Zorg dat je vervolgstappen altijd concreet en helder zijn zowel op inhoud als op tijdslijnen. Moet je eerst nog wat uitzoeken of weet je nog even niet wanneer je er tijd voor hebt? Dan is je vervolgstap; ik laat je vrijdag weten wanneer je het inhoudelijke antwoord kunt verwachten. Of mooier nog, als je denkt dat je het vrijdag kunt realiseren beloof maandag, valt het voor iedereen mee!

Beloof minder en presteer meer.

Stop geen tijd in de verkeerde dingen nog efficiënter doen.
Steeds vaker worden acties via mail of CRM-systeem toebedeeld. Echter, niet alles hoort bij jou op het bordje. Daarnaast hoor ik nog regelmatig mensen zeggen; eigenlijk hoort het bij mijn collega, maar die heeft het zo druk, dus doe ik het maar ´even´ zelf.
Stel jezelf bij het aannemen van een actie altijd de vraag: wat is het nut van deze actie en wie is de aangewezen persoon om dat te doen.

Waarom doe ik dit?

Is je hoofd je agenda? Tijd inschatten is een van de moeilijkste dingen. Als iets vaak voorkomt bouw je gelukkig wel ervaring op (Zo kook je Macaroni 5 minuten en aardappels 20 minuten). Maar zodra je een combinatie van gerechten (werkzaamheden) moet maken wordt het al lastiger om een goede tijdsindeling te maken.

Het is dan handig om de indeling van je werkzaamheden te visualiseren in je agenda. Zo zie je in één oog opslag waar je nog ruimte hebt en welke acties met elkaar ‘concurreren’. Heb je heel veel kleine acties, bundel ze dan in een blok van ½ uur tot 1 uur (bv e-mail verwerken).

Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden.

Technieken om te prioriteren

Eisenhouwer deelde zijn werk in naar urgent en/of belangrijk. Reken af met taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, werk aan de meest urgente en belangrijke taken en maak regelmatig ruimte voor niet urgente maar wel belangrijke taken. Dat zijn de taken waarbij je even een paar passen terug doet om met een bredere kijk naar oplossingen voor je werk te kijken (bijvoorbeeld deze Slimmer werken tips J)

Covey deelde zijn werk in naar zwaarte ofwel; keien, kiezels, zand en water. Begin waar mogelijk in de ochtend met je keien en kiezels, dan ben je nog lekker fris. In de middag is er dan altijd wel plaatst voor wat extra zand en water

Pareto keek vanuit de 20/80 regel, 20% van de acties zorgen voor 80% van het resultaat. Vaak zijn dat ook de urgent én belangrijke zaken die inmiddels aardige keien zijn geworden.

Misschien wel de belangrijkste prioriteringstechniek: je geweten

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Wees eerlijk naar jezelf.

Prioriteren gaat een stuk makkelijk als je overzicht hebt op je werkvoorraad, zicht hebt op je beschikbare tijd in de agenda en concrete afspraken maakt. Dan nog kun je eens uit de bocht vliegen omdat er te veel onverwachte urgente zaken langskwamen. Bepaal dan welke 20% van je acties leiden tot 80% van je resultaat en ga iets verder vooruit weer ruimte creëren.

Welke tips heb jij om makkelijker te prioriteren? Deel ze hieronder met ons.

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

In 1 zin naar meer effectiviteit

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

stel jezelf deze vragen

December is vaak een maand van terugblikken, evalueren en je klaar maken voor de volgende stap.

Zo werk je het ene moment nog hard aan het realiseren van de doelen 2013 en het andere moment maak je plannen voor 2014.

Om ook in 2014 weer effectief en efficiënt te werken kun je jezelf scherp houden door regelmatig 1 simpele vraag te stellen:

Waarom doe ik dit nu zo

Deze 6 woorden krijgen nog meer waarde als je ze in stukjes hakt.

Waarom Waarom; voor welk probleem is dit de oplossing

Onmisbare vraag als je wilt focussen op de juiste dingen doen. Dat gaat nog makkelijker als je heldere doelen hebt geformuleerd.
De ‘waarom’ vraag kun je verder uitdiepen met:

Helpt dit om mijn doelen te realiseren?
Lossen we het probleem op of alleen de symptomen?
Wie heeft belang bij de oplossing?

Doe ik Waarom doe ik; in plaats van iemand anders

Veel mensen gaan in hun enthousiasme snel aan de slag.
Maar moet je wel alles zelf doen? Hoort het wel bij jouw takenpakket?
Een stukje flexibiliteit om in onvoorziene situaties elkaar te helpen moet je zeker vasthouden. Maar waak ervoor dat je onbewust taken naar je toe trekt. Bijvoorbeeld omdat je denkt: ‘als ik het zelf doe dan weet ik zeker dat het goed gaat’ of ‘de ander heeft het al zo druk’.
Maak eens een overzicht van taken die je de komende periode wilt overdragen en ga in gesprek met je collega (‘s) hoe je dit gaat realiseren.
Valt het wel onder jouw verantwoordelijkheid? Zorg dan voor een goed follow-up systeem in bijvoorbeeld outlook taken of een CRM systeem.

Dit Waarom doe ik dit; in plaats van iets anders 

Heeft dit echt de prioriteit omdat het belangrijk en urgent is, of doe je het misschien omdat je geen zin hebt in die andere taak? De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun zeker als die andere taak lastig of minder leuk is. Wees bewust van de impact van uitstellen en maak zoveel mogelijk rationele keuzes.
Bij een te grote werkvoorraad is het slim om dié 20% van de taken op te pakken die voor 80% van het resultaat zorgen.

Nu Waarom doe ik dit nu; is dit wel het beste moment 

Eenmaal bij dit deel van de vraag weet je dat we het in ieder geval over een belangrijke taak hebben die bij jou hoort en leidt tot het bereiken van je doel. Toch kan het efficiënter zijn om een ander moment te kiezen. Bijvoorbeeld omdat je dan rustig en ongestoord kunt werken. Of omdat je nu te weinig tijd hebt om de taak in één keer af te ronden.

Zo Waarom doe ik dit nu zo; kan het ook anders

Als je iets voor de eerste keer doet denk je vaak beter na over de beste aanpak. Juist voor taken die je al heel lang op dezelfde manier doet is het raadzaam eens te kijken of het ook anders kan. Wellicht zijn er andere hulpmiddelen of systemen die er beter voor geschikt zijn, leg je de lat iets te hoog of kun je het beter bundelen met vergelijkbare taken.
Kijk eens hoe je collega het aanpakt en maak gebruik van elkaars kennis en vaardigheden.
Zo kom je samen tot slimmere werkaanpak waardoor je met minder moeite meer bereikt!

Kortom als jij ook in 2014 wilt verbeteren in het slimmer managen van je informatiestroom en werkvoorraad, stel jezelf dan continu de vraag:

Waarom – doe ik – dit – nu – zo.

Veel werkplezier!

 

 

agenda planning

Agenda planning – Waarmee kan jij je planning verbeteren?

agenda planning
Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.

Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:

  • Te veel of juist te weinig plannen
  • Te positief plannen.
  • Te vaag plannen.
  • Te snel ja zeggen.
  • Te veel afgeleid worden met andere zaken.

Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.

5 tips om je agenda planning te verbeteren:

1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.

Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?

2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?

Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.

Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?

3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.

Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.

Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.

4. Maak voor je belangrijkste doelen een  kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.

Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.

5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’  goed in.

Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de status van communicator de status van je agenda item.

Vrij (= wit, standaard als er nog geen item staat – men kan plannen)
Voorlopig bezet (= blauw/wit gestreept – men kan met je overleggen om te schuiven)
Bezet (= blauw – standaard als je een item toevoegt)
Afwezig (= paars, denk aan (rooster)vrij)

Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

 

 

plan-do-check-act

Artikel: De 2e helft

Aan het begin van het jaar heb je waarschijnlijk je richting bepaald en doelen gesteld voor 2013. Na alle drukte en hectiek bij sommigen misschien een beetje weggezakt.

plan-do-check-act

Plan-Do-Check-Act

Inmiddels loopt het tegen de vakantieperiode. Veel mensen ervaren dat als het midden van het jaar. Eigenlijk begint de 2e helft van het jaar al over enkele dagen.

Een goed moment om de balans op te maken en te kijken welke acties in de 2e helft van het jaar voor jou belangrijk zijn om je doelen te realiseren.
Deming ontwikkelde met zijn Plan-Do-Check-Act een kwaliteitscirkel
waarmee je ook jouw manier van werken kunt beoordelen en verbeteren. Veel mensen doen dat onbewust impliciet, nu wat handvatten om het bewust expliciet toe te passen.

Plan-Do-Check-Act vragen die je jezelf kunt stellen voor een succesvolle 2e helft.

Plan: wat was je plan? Welke doelen heb je voor jezelf gesteld? Vaak zijn er meerdere (deel)plannen die, in samenhang met elkaar, zorgen dat je aan het einde van het jaar zo effectief en efficiënt mogelijk je doelen bereikt. Heb jij nog een scherp beeld wat je doelen zijn voor 2013? Kijk eens naar:

  • Welke resultaat afspraken heb je met jezelf, het team of je manager gemaakt?
  • Welke persoonlijke ontwikkeling wilde je realiseren?
  • Hoe ziet het projectplan van jouw project/werkgroep eruit?
  • Welke methodes gebruik je om de voortgang te meten?

Do: je bent met veel energie aan de slag gegaan maar doe je nog de juiste dingen? Tijdens de uitvoering van je werk komen naast je kerntaken veel andere zaken langs. Afleiders sluipen er stiekem in. Misschien heb je onbewust taken naar je toegetrokken die eigenlijk niet naar je doel leiden. Of zijn de doelen aangescherpt en je taken daar nog onvoldoende op aangepast.
Schrijf eens een paar dagen op welke taken je doet en of die helpen je doelen te bereiken. Inventariseer ook aan welke overleggen je deelneemt (zie ook takenanalyse in PEP® werkboek 2)0

takenanalyse

Doe je de juiste dingen?

.

 

 

 

Check: de start is al gemaakt door terug te kijken naar de plan-do stappen, nu nog je resultaten analyseren. Bij verbeteren zijn we vaak geneigd naar de dingen te kijken die (nog) niet goed gaan. Juist benoemen wat wél goed gaat geeft veel energie en inzichten. Laten we daar dus maar mee beginnen. Welke doelen zijn bovenmatig gerealiseerd, welke liggen op schema? Wat heb je gedaan om dat te bereiken? Welke vaardigheden of competenties heb je ingezet? Wat voor gevoel levert je dat op?
En dan ook; van welke doelen lopen de resultaten nog achter? Welke van de afwijkingen zijn acceptabel? Welke afwijkingen waren écht niet door jou te beïnvloeden? Bij welke doelen was jij (onbewust) je eigen saboteur? Wat heeft je weerhouden om eerder in te grijpen?

Act: welke acties ga jij toevoegen/verminderen? Je hebt behoorlijk wat informatie verzameld om acties te benoemen. Voor je daarmee begint eerst nog een waardevolle stap in persoonlijk leiderschap van Stephen Covey: Begin met het einde voor ogen; maak je eindplaatje zo duidelijk mogelijk voordat je acties benoemt.

  • Welke doelen wil je zeker gerealiseerd hebben?
  • Welke doelen mogen iets afwijken? Hoeveel is acceptabel voor jou? En je omgeving?
  • Wat betekent dat voor jou privé?

En dan (bijstuur)acties benoemen. Neem je takenanalyse erbij en bepaal aan welke activiteiten je meer/minder tijd wilt besteden om je doel te bereiken. Kun je nog activiteiten toevoegen?

  • Welke acties ga jij ondernemen?
  • Wie kan je helpen bij deze acties?
  • Welke vaardigheden uit je successen kun je inzetten om de overige doelen ook te realiseren?
  • Hoe ervaren anderen jouw bijgestuurde plan?
  • Met wie deel je het bijgestuurde plan?
  • Welke meetinstrumenten heb je nodig?
  • Hoe voel jij je als je dit allemaal doorvoert?

Check en Act is een typisch voorbeeld van waarde bepalen. Even bewust stilstaan voor je weer volop aan de slag gaat met de uitvoering. Voor een aantal werkzaamheden doe je het onbewust. Denk aan het maken van een weekplan, het projectoverleg, wekelijks afstemmen met je directe collega. Door juist 1-2 keer per jaar een reflectie uurtje toe te voegen kun je op een algemener niveau je doelen en de samenhang daarvan onder de loep nemen. Dit brengt focus, rust en duidelijkheid.

Ik wens je een succesvolle 2e helft!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips