Loopt jouw dag ook regelmatig anders dan gepland? Glipt er van alles door je vingers en ga je toch een beetje met een rot gevoel naar huis? Misschien was je vandaag écht te ambitieus in je planning of ben je voor het gemak maar helemaal gestopt met plannen.
Toch is het prettig als je de regie in handen kunt houden over je eigen werkzaamheden in plaats van iedere dag geleefd worden. Dit vraagt om een dosis persoonlijk leiderschap ofwel jezelf sturen. En geloof me, je hebt veel meer invloed op hoe je dag loopt dan dat je nu misschien hebt benut. Zoals Stephen Covey mooi zegt: begin met het einde voor ogen.
Begin met het einde voor ogen om meer regie te houden
-
Maak een helder beeld van wat je wilt bereiken
Voor je begint te rennen, gun jezelf even de tijd en stel je voor wat jouw eindpunt wordt. Op je toekomst heb je nog invloed, terugkijken is alleen maar effectief als je er iets van wilt leren, anders werkt het eerder verlammend.
Maak een soort blauwdruk zoals je een huis bouwt, hoe meer details je toevoegt hoe helderder het wordt. Dus, wat wil je bereiken? Hoe ziet het eruit als het af is? Waarom is dit belangrijk voor je? Hoe groot is het belang voor anderen? Zijn er nog andere dingen waar je aandacht aan wilt geven? Waarover wil je afspraken maken?
Over het algemeen kunnen we rond de 7 dingen top of mind houden. Maak het dus niet te uitgebreid of bundel het in groepen:
- Dit jaar nog 2 opleidingen, verkoopdoelen realiseren, project afronden
- Vandaag taken/acties ordenen en afwerken, offerte voor x versturen, mailbox bijwerken, nieuwe werkwijze goed doornemen
Begin met het einde voor ogen
-
Wie of wat heb je daarvoor nodig
De meeste taken kun je zelf doen, soms heb je er anderen voor nodig. Bekijk eerst welke onderdelen remmend kunnen zijn en ga daar de (tegen) acties voor uitzetten. Misschien zijn dit van die keien of kikker klussen die je al een tijdje met je meesleept. Zet de eerste stap om informatie op te vragen, een afspraakje met je collega te plannen of gewoon afspreken dat je een uurtje apart gaat zitten.
Haal de remmende factoren weg
-
Bewaak je tijd en tijdslijnen
Tot hier dacht je misschien, ja oké doe ik altijd al. Maar hoe standvastig ben je in je voornemen om ook écht apart te gaan zitten? Wie of wat mag jou storen? Of wil jij die 200% kwaliteit leveren waardoor het vaak langer duurt dan bij een ander?
- Plan je meest belangrijke acties dan vroeg op de dag en bewaak die tijd scherp. In de loop van de middag heb je weer ruimte om flexibel te zijn.
- Of zet een ‘tijdslot’ op je activiteit. Bijvoorbeeld ik gun me 2 uur, daarna heb ik een afspraak. Het is ook makkelijker om een tijdslot te bewaken omdat je meestal nog 6 andere uren over hebt voor de andere taken en ad-hoc zaken.
Wees zuinig op je tijd in de ochtend
-
Niet alles kan en hoeft vandaag
Werk je veel beleids- of project matig dan weet je dat het tijd kost. Er zijn vaak meerdere stappen nodig om tot resultaat te komen. In een meer procesmatige of SCRUM omgeving is het al opgeknipt naar de kleinere stappen en gaat het er vaak over om zoveel mogelijk acties op een dag af te ronden.
Voor beide rollen is het belangrijk om verder vooruit te kijken dan alleen vandaag en je acties op een slimme manier uitsmeren of indelen in de tijd. Door regelmatig vooruit te kijken houd je beter overzicht op je beschikbare tijd en kun je beter de verwachtingen managen.
Plan altijd je keien voor de komende 2-3 weken
-
Maak van vooruit kijken een routine
Er zijn zoveel onderdelen waarop we dit kunnen toepassen, als je eenmaal hiermee begint ga je andere keuzes maken en groeit je persoonlijk leiderschap.
- Wanneer is het overleg voor jou waardevol?
- Welke acties wil je vandaag / deze week af hebben?
- Welke opleidingen wil je nog gaan doen?
- Wekelijks agenda onderhoud hoe wil ik de komende 2-4 weken mijn tijd vullen?
- Welke remmende factoren kan ik op anticiperen?
- En niet onbelangrijk, hoe ziet jouw volgende vakantie eruit?
Kortom, we hebben zoveel mogelijkheden om de regie te voeren op de werkzaamheden die op een dag langskomen. Geef aandacht aan de zaken waar je wél invloed op hebt en vergroot je persoonlijk leiderschap. Maar bovenal, begin pas als je het eindbeeld goed voor ogen hebt.
Heel veel werkplezier!
