Tagarchief: Prioriteren

werkplezier plezier in je werk

Gun jezelf meer werkplezier

werkplezier plezier in je werk

Iedereen wil wel meer werkplezier ; met plezier naar het werk en aan het einde van de dag weer met een goed gevoel kunnen afsluiten. Dan ga je ook weer vrolijk naar huis. Natuurlijk zijn niet alle taken even leuk of heb je wel eens een off-day. Wellicht is er (tijdelijk) te veel werk of is de bezetting nog niet op orde. Dan krijg je natuurlijk niet alles weggewerkt en loopt je werkvoorraad ongewenst hoog op. Ook in die fase is het voor jezelf belangrijk dat je er plezier in houdt en tevreden bent over de manier hoe jij je dag /week / maand bent doorgekomen.

Met deze 5 tips krijg je meer werkplezier

Eet die kikker eerst

Ik bedoel niet die kikkers en muizen die nu al in het schap liggen. Maar die K klus waar je al een tijdje tegenaan hikt en die maar niet opgepakt wordt. Er zijn altijd andere dingen die op dat moment urgenter en zeker ook leuker zijn. Maar oh, wat voelt het fijn als die K klus nu eens echt van je bordje is. Dus, niet meer uitstellen, maar eet hem het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, dan is de pijn maar kort en loop je daarna weer vrolijk rond. Voor veel mensen draagt dit al enorm bij al meer werkplezier

Overzicht op wat je daarna moet doen

Is die kikker nu eindelijk weg? Gaaf! En dan, wat staat er allemaal nog meer op het programma? Of mis je nog het overzicht? Er zit vast iets in je hoofd, je mailbox vraagt aandacht, je hebt misschien een (taken)lijstje of al zaken in je agenda gezet. Neem even de tijd om het op een rijtje te zetten. Werk kleine dingen gelijk af, zet grote dingen op je lijstje voor een van de andere dagen van de week. De een zet het graag in de agenda, de ander op een takenlijst of CRM systeem. Zo heb je gelijk al stappen gezet om de komende dagen sneller overzicht te krijgen. 

Bepaal de beste volgorde en werkplek

Een goede volgorde heeft niet alleen te maken met prioriteren (dat was die kikker al en die is weg) maar ook met je energie niveau, gemak waarmee je kunt concentreren of stukken waar je hulp van anderen nodig hebt. Is de ander niet beschikbaar probeer dan een ‘afspraak’ te plannen wanneer jullie wel even de koppen bij elkaar steken.

Wat betreft concentratie: kies je beste plek. Het maakt vaak al verschil of je aan een blok van 4 zit of 2. Met je gezicht naar de deur in het midden van de ruimte, of meer aan de zijkant waar bijna niemand langsloopt. Is dit niet genoeg dan heeft ieder bedrijf vormen van concentratie ruimtes. Soms is het gewoon een vrije spreekkamer of leslokaal maar vaak zijn er ook kleinere werkplekken waar je even een paar uurtjes kunt zitten. 

Ga af en toe lummelen

We blijven maar rennen en doorgaan. Tenminste dat denken we. Geheid dat er verschillende ‘loze’ momenten op een dag zijn die je onbewust toelaat. Even kletsen met een collega, nog een keer je berichtjes checken of nét wat langer blijven hangen bij iets wat je nu eigenlijk niet nodig hebt. Best logisch, want de boog kan niet 8 uur per dag gespannen staan. We moeten juist iets meer tijd pakken om afstand te nemen, gewoon even wat ‘lummelen’ zoals hoogleraar Alan Lightman zegt en het liefst in combinatie met bewegen. Neem een aantal keren per dag bewust even afstand van je werk. Ga even offline, haal koffie op een andere etage, loop een rondje, ga even rustig zitten op een stilte plek. Je gaat onbewust zaken verwerken en reflecteren en kom je met veel creatievere oplossingen.

Maak ruimte voor je eigen ontwikkeling

Nieuwe dingen leren kan zo leuk zijn. Soms zijn het maar hele kleine dingetjes waar je al vrolijk van wordt. Die helpen je het werk makkelijker te maken en sneller zaken af te kunnen ronden. Dus ja, maak tijd om dagelijks even de intranet site van je bedrijf te bekijken, wat gaat jou helpen? Deel kennis en vaardigheden met elkaar, doe een leuke sneltoets challenge of een kleine cursus of ga stappen zetten zodat je straks klaar bent voor een grote verandering in een nieuwe functie. Veel bedrijven hebben ook een persoonlijk budget waar je dat soort zaken uit kunt betalen. Als je eenmaal in beweging bent wordt het steeds leuker en smaakt het naar meer.

Een deel van het werkplezier wordt bepaald door je omgeving, maar gelukkig heb je ook een aantal zaken zelf in de hand. Focus op die dingen waar je invloed op hebt en haal daar zoveel mogelijk voldoening uit.

Veel werkplezier!

Agenda planning

Agenda planning klopt toch nooit

Agenda planningHeb jij dat ook, dat je jezelf van alles voorneemt, misschien zelfs netjes een agenda planning hebt gemaakt en uiteindelijk aan het einde van de dag alles weer moet verschuiven? Balen en het lijkt zo zinloos als je voor je gevoel meer aan het schuiven bent dan daadwerkelijk aan het uitvoeren.

Maar ja, helemaal stoppen met plannen werkte ook niet, toen zat je nog te veel in je eigen tijd te werken of kreeg je continue vragen wat de status was. Die onnodige vragen leggen alleen maar druk op en kosten je ook veel tijd.

Pas als je doorhebt waardoor je agenda planning (iedere keer) niet klopt kun je het veranderen.

5 valkuilen waarom een agenda planning niet werkt:

  1. Terugkerende werkzaamheden niet gepland
    Iedereen heeft in zijn functie wel een aantal zaken die regelmatig terugkomen. Iedere ochtend een dagstart, 2-3 keer per dag je mail bijwerken, iedere maand een rapportage opleveren, 2-wekelijkse bila etc. Zodra het een afspraak met anderen is staat hij al in je agenda. Maar juist die voorbereiding voor een overleg, de reistijd ernaartoe, de uitwerkingen van de actiepunten, terugbelnotities, speciale activiteiten die op vast momenten in je CRM-Siebel systeem komen kunnen je opbreken. Zeker als het activiteiten zijn die maar eens per week, maand of kwartaal komen hebben dan toch flinke impact op je beschikbare tijd.

Zet al je terugkerende activiteiten goed in je agenda (evt met status voorlopig bezet)

  1. Onvoldoende zicht op je taken voor deze dag
    Had je net een mooie agenda planning gemaakt, schiet je ineens iets belangrijks te binnen dat vandaag ook nog moet. Je kunt pas echt een goede planning maken als je een totaal overzicht heb op je activiteiten. Ik bedoel hier vooral alles wat er al is.
    Dus; werk je mailbox bij en zet het in een takenlijst of CRM Siebel systeem op een realistische datum, schrijf ook alles op wat er in je hoofd zit, blader nog even terug in je agenda of er nog andere losse eindjes zijn en maak dán pas je planning.

     Zonder goed overzicht op je taken is je planning moeilijk te maken

  1. Te positief plannen
    Het voordeel van takenlijsten of CRM systemen is dat je niets meer kunt vergeten. Het grote nadeel is dat iedere taak 1 regel is. Maar de ene regel handel je in 5 minuten af, de andere kost je misschien wel een uur of langer. Hoe groter de taak wordt, hoe moeilijker de tijd in te schatten. Een planning maken op alleen maar de regels in een takenlijst is vrijwel kansloos. Visualiseer je planning altijd in je agenda, maak de tijdsblokken eventueel met een kleurcategorie. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd je nog overhoudt. De grote keien plan je per stuk, het zand en water is handiger in een blokje te bundelen. Schat je de tijd altijd te positief? Rond het dan af naar boven.

      In je hoofd past alles, visualiseer in je agenda om écht goed in te delen. 

  1. Je mist ruimte om flexibel te zijn
    Hou jij ook zo van de variatie in je werk? Niet precies weten wat er op een dag op je afkomt en daar toch handig op inspelen? Even je collega helpen zodat die ook verder kan? Of gewoon samen een bak koffie drinken en brainstormen.
    We hebben allemaal ‘luchtige’ momenten nodig om daarna weer met goede creatieve oplossingen te komen. Bouw iedere dag wat ruimte in om flexibel te kunnen blijven. Je kunt bijvoorbeeld een uur reserveren voor de lunch, dan heb je al een half uur buffer in de ochtend. Of reserveer aan het einde van de dag een uurtje ‘onvoorzien’. Zo heb je op de dag 12,5% van je tijd flexibel gehouden. Je kunt ook gewoon een paar halfuurtjes leeg laten. Heb je het niet nodig gehad? Er ligt vast wel iets voor morgen waar je al mee kunt starten of vandaag een half uurtje eerder naar huis is toch ook prima?

      De meest flexibele beheerst het systeem

  1. Anderen gaan voor op jouw afspraken / voornemens
    Dit is misschien wel de lastigste. Waar leg je de grens tussen flexibel zijn en focus houden op je eigen taken en verantwoordelijkheden. Aangezien jij de enige bent die inzicht heeft op jouw taken ben jij degene die de prioriteiten moet stellen. Misschien vind je het lastig om nee te zeggen. Gelukkig heb je er net voor gezorgd dat je op veel dagen al de nodige flexibiliteit hebt.
    Benoem voor jezelf enkele basisnormen waar jij je grenzen wilt leggen. Denk aan:
  • Korte vragen 2-5 minuten beantwoord ik direct
  • Ik vraag altijd door; wanneer heb je het nodig? Hoe lang weet je dit al?
  • Ja, ik wil je helpen, vanmiddag rond 16:00 uur maak ik tijd voor je
  • Klantvragen neem ik altijd aan; ook daar mag ik doorvragen of naar een specifiek moment verwijzen om het verder op te pakken
  • Als ik echt iets in alle rust moet uitwerken ga ik apart zitten (en nee, ik hoef dan geen koffie, die haal ik zelf wel)

Voor iedere rol is een vorm van agenda planning nodig. Zeker als anderen afspraken met je plannen (vergaderingen, klantgesprekken) is het belangrijk om je agenda goed te vullen. Zo weten zij ook waar in de toekomst nog ruimte is. Een te strakke agenda planning knelt en maakt dat je ermee stopt, dus hou het realistisch en flexibel, maar blijf trouw aan je eigen normen om de juiste prioriteiten te stellen.

Heel veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Zoekmappen maken

Outlook zoekmap oude e-mail voor slim opschonen

Wil je jouw oude e-mail periodiek bekijken en opschonen? Gebruik dan Outlook zoekmap oude e-mail.

Als je uit meerdere outlook mappen je oude e-mail wilt verwijderen kost het nogal wat tijd om ze een voor een door te spitten. Gebruik Outlook zoekmap oude e-mail om snel met een filter over meerdere mappen heen te filteren zodat je de op te schonen mail in een totaal overzicht krijgt. Daarna beslis je zelf of je ze allemaal verwijderd, of een deel nog wilt bewaren.

Zo stel je een zoekmap voor oude e-mail in:

  1. Klik met rechts op zoekmappen
  2. Maak een nieuwe zoekmap ‘Oude e-mail’
  3. Kies de gewenste periode, bijvoorbeeld ouder dan 6 maanden
  4. In dit scherm heb je bij ‘zoeken in’ beperkte keuze, die passen we later aan.
  5. Klik op OK en de nieuwe zoekmap verschijnt onder het kopje zoekmappen.
  6. Klik met rechts op de nieuwe zoekmap en kies voor ‘zoekmap aanpassen’
  7. Selecteer de mappen waarin men moet zoeken + geef aan of Outlook ook in de submappen van de geselecteerde mappen moet zoeken.
  8. LET OP! Als je accountnaam (nog) aangevinkt is + submappen, dan heb je (nog) ALLES
  9. Klik op OK en selecteer daarna de zoekmap. Je ziet nu het resultaat van je zoekacties.

Controleer altijd eerst het resultaat van je zoekmap voor je de inhoud verwijderd. Wil je zien in welke (sub) map de e-mail zit? Voeg dan de kolom ‘in map’ toe aan je outlook overzicht.


Outlook zoekmap maken


Outlook zoekmap oude e-mail bewerken

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Actielijst

Werken met goede actielijst Outlook of Siebel – deel 2

 

ActielijstJe werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.

Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2

Bundel activiteiten

Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.

Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.

Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.

Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.

Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.

Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.

Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.

Vooruit kijken

De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.

Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.

Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.

Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.

Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.

Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.

Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.

Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.

Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).

Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.

Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.

 Veel werkplezier!

Geheim goede actielijst

Goede actielijst in Outlook of Siebel

Geheim goede actielijstIn het papieren tijdperk hadden we behoefte om de acties die je moest doen op te schrijven. De ene actie kon je dezelfde dag afwerken de ander kwam pas over enkele dagen aan de beurt. Het grootste voordeel van een geschreven actielijst was het goede gevoel als je iets kon doorstrepen. Maar er zaten ook veel nadelen aan. Waar had je het lijstje ook al weer gelaten. Gebruikte je een blauw To-do blok dan moest je vaak terugbladeren of er toevallig nog iets open stond. Na een paar dagen schreef je alle openstaande acties van de afgelopen week opnieuw op om weer overzicht te krijgen. En hoe kon je het inrichten dat je de acties die je later kon doen op het juiste moment in beeld zou krijgen?

Inmiddels zijn er legio digitale oplossingen om acties bij te houden. Denk aan apps als Wunderlist, Evernote, Todoist et cetera. Zakelijk gezien kom ik vooral Outlook taken en Siebel activiteiten tegen.

Ongeacht welk hulpmiddel je gebruikt ze willen jou helpen, maar je moet ze wel slim vullen.

Geheim goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 1

Creëer je één oog opslag

Een actielijst werkt het fijnste als je direct ziet wat je moet doen. Voer je acties zo op dat je ook na een paar dagen weer direct ziet wat je wilde doen en of een taak groot of klein is. Even checken is zo gedaan, maar afspraken uitwerken, iets opstellen, wijzigen of reviewen zijn toch vaak grotere klussen waarvan je maar een paar op een dag kunt handelen en dus slim moet plannen

Outlook taken:
Zet in je taakregel naast onderwerp altijd een werkwoord, dat is je actie.
Vul aan met relevante info (bijvoorbeeld contactpersoon, telefoonnummer).
Werk met herkenbare afkortingen.
Gebruik eventueel Urgentie en categorie om makkelijk te sorteren.
Voeg evt. e-mails toe en andere achtergrondinformatie.

Voorbeeld: Check start PEP training | Jolanda (06-123456789)
In plaats van: PEP training

Siebel:
Het veld type en beschrijving geven je de meeste informatie over de aard en zwaarte van de actie.
Gebruik het type van de activiteit zo specifiek mogelijk, vermijd type algemeen.
In beschrijving geef je in 3-4 woorden de kern aan, vermijd variatie in schrijfstijl.

Voorbeeld: ene keer OVK andere keer Ovk, of ovk.

Geef in opmerking niet alleen aan wat je gedaan hebt, maar vooral wat je moet doen.

Wat is de kwaliteit van je actielijst

Wellicht is je actielijst onnodig lang. Bijvoorbeeld omdat iemand een actie per ongeluk op jouw naam heeft gezet, of omdat je ooit de intentie had om iets op te pakken maar nu niet meer van toepassing is. Loop met regelmaat door je lijst om de kwaliteit hoog te houden.

Persoonlijke lijst (Outlook en Siebel):
Kijk iedere week voor de komende week of iedere maand voor de komende maand welke acties nog actueel zijn of sluit ze af. Wil je een actie wel bewaren maar niet meer regelmatig in beeld? Zet dan de datum op b.v. 31-12-2016 (outlook taken kan ook ‘geen’ datum). Als de actie/idee weer actueel wordt kun je de datum weer aanpassen.

Groeps lijst (Siebel):
Zeker in een groepslijst met veel acties is het waardevol aan het begin van de dag de kwaliteit te checken. Hoort de actie op deze groep? Is het type goed gevuld? Is de datum/urgentie goed ingeschat? (zie ook ‘wat wil je vandaag zien’).

Wat wil je vandaag zien?

Ken je die zwarte datum mappen nog? Daarin agendeerde men de binnengekomen stukken en legde ze op de dag dat men ze moest afhandelen. Een digitale actielijst werkt eigenlijk hetzelfde.
Bepaal iedere keer wat de meest gewenste/realistische startdatum is. Heb je op vandaag alleen die acties staan die je ook echt wilt doen, dan is aan het einde van de dag je startpagina leeg. Zo krijg je weer het fijne gevoel dat alles is ‘doorgestreept’.

Outlook taken:
Deze lijst vul je zelf en pas je zelf aan. De begin- en einddatum kun je vaak gelijk houden. Je doet een actie, of je doet hem niet. Geef je jezelf een week de tijd dan is de neiging tot uitstel ook groter. Verwacht je in deze week een reactie? Zet de taak dan op de dag dat je wilt bellen/mailen wat de status is. Komt de reactie eerder binnen dan vind je de taak snel weer terug via zoeken in outlook taken.

Siebel:
Een deel van de activiteiten heb je zelf opgevoerd. Omdat je iets aan de klant beloofd hebt (afspraak, terugbellen, uitwerken offerte) of omdat je verwacht er dan mee aan de slag te kunnen (rappel, bepaalde vervolg acties). Een ander deel wordt om dezelfde reden door anderen opgevoerd, of automatisch opgeladen uit de database. Zo word je nog wel eens verrast met te veel acties op je startpagina. Begin en eindig je dag met het actualiseren van je startpagina.

Opgeladen uit database: Deze activiteiten hebben vaak een snelle begindatum maar een einddatum die enkele weken verder ligt. Vooral bedoeld om jou de tijd te geven hem de komende weken in te plannen. Als je weet dat je hem volgende week gaat oppakken, pas dan de startdatum aan naar de dag dat je hem gaat doen (einddatum op originele zetten). Zo blijft jouw startpagina overzichtelijk en komt hij op het gewenste moment weer naar boven.

Met een overzichtelijke actielijst verlies je minder tijd door continu te zoeken met je ogen en heb je een goede basis om een realistische agenda planning te maken.
Volgende maand gaan we nog verder in op; slim bundelen, maak gebruik van filters, wat komt er nog aan.

Veel werkplezier!

Outlook taken begin en einddatum

Outlook taak begin en einddatum

In een nieuw aangemaakte Outlook taak staat de begin en einddatum standaard op de dag dat je de nieuwe taak aanmaakt.
Zet de begindatum op de dag dat je de taak wilt doen.
Als je de takenlijst dan op begindatum sorteert, zie je welke taken je vandaag, morgen, volgende week etc. kunt oppakken.
Zet de einddatum op de dag dat je het af wilt hebben. Veelal is de taak een handeling en wil je het op de begindatum ook echt doen. Houd in dat geval de einddatum gelijk aan de begindatum.

Sommige acties wil je wel bewaren, maar kun je geen specifieke datum aan koppelen.
Bijvoorbeeld een notitie die je dagelijks nodig kunt hebben. Kies dan voor begin- en einddatum ‘geen’.
Heb je een idee die je ergens dit jaar wilt doen maar nog geen deadlines voor hebt?
Zet deze op een vaste dag in het jaar. Bijvoorbeeld 31-12.

Kortom begin- en einddatum van je Outlook taak goed vullen helpt je beter te prioriteren.

Outlook taak begin en einddatum

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

je of nee zeggen

Ja tegen het een is nee zeggen tegen het ander

je of nee zeggen

Onlangs sprak ik Tom en vroeg hoe het beviel op zijn werk. ‘Het werk vind ik erg leuk, maar het is wel druk en hectisch’ vertelde hij. ‘Ik maak iedere week een indeling van mijn belangrijkste klussen voor die week maar ik denk dat ik er mee stop. Zonde van mijn tijd want het loopt vanaf de eerste dag al anders en ben alleen maar aan het verschuiven’.

Uit interesse vroeg ik verder door. Hoe komt het dat het zo anders loopt? Mis je essentiële taken in je planning, schat je de tijd verkeerd in, vind je het lastig om de goede volgorde te bepalen of speelt er nog iets anders?

Hm, zegt Tom, ik denk dat ik wel de juiste dingen heb gepland. Soms duurt een taak iets langer dan gedacht, maar meestal zit het wel goed. Ik hou ook iedere dag wel wat ruimte over voor bijzondere dingen, maar er lijkt steeds meer tussendoor te komen.

Nu ik erover nadenk merk ik dat ik alles aanneem en het lastig vind om nee te zeggen.

5 denkpatronen waarin je de balans in ja en nee zeggen terug kunt vinden

Klanten gaan bij mij altijd voor, daar verdienen we het geld

Absoluut waar dat een goede klantbediening loont. Maar als je een gesprek met die ene klant voor laat gaan, wat blijft er dan liggen? Vaak is het dan de uitwerking van een ander klantdossier dat ergens in je takenlijst of agenda staat. Eigenlijk kies je dan tussen 2 klanten. Welke heeft op dat moment een hogere toegevoegde waarde? Meestal de uitwerking van een dossier. In die klant heb je al tijd geïnvesteerd en dat gaat pas lonen als je de uitwerking ook op orde hebt.

Hoe urgent is deze nieuwe klantafspraak als je de vorige nog niet hebt afgerond?

 Ik vind het zelf ook fijn als een ander mij helpt

Het fijne van samenwerken in een team is dat je elkaar kunt helpen als het even spaak loopt. Die flexibiliteit blijft altijd waardevol. Natuurlijk los je kleine korte vragen direct samen op. Voor incidenten is het goed om voor elkaar klaar te staan. Maar wat als het een patroon wordt dat je altijd eerst een ander helpt en zelf in het nauw komt? Als je altijd ja zegt tegen een ander, zeg je nee tegen je eigen werk of privé leven.
Doorbreek patronen met bijvoorbeeld:

 Ik merk dat je vaak op het laatste moment iets vraagt, nu pak ik het nog een keer op, maar hoe voorkomen we dit een volgende keer zodat ik zelf niet in de knel kom?

 Als mijn manager iets vraagt is dat altijd belangrijk

Laten we aannemen dat je manager geen onnodige acties vraagt. Dus ja het is belangrijk, maar is het ook altijd urgent? Alleen jij kunt inschatten hoe de urgentie is ten opzichte van de andere taken die je die dag wilde doen. In een open arbeidsrelatie mag je ook hier de kritische vraag stellen:

Wat maakt dat dit spoed is geworden?  Of

Wat is de uiterste deadline?

Het overvalt me en heb het dan al aangenomen

De vragen komen soms uit zo’n onverwachte hoek, en je ziet er zelf ook het belang van in. Voor je het in de gaten hebt ben je eigenaar van een ‘probleem’ wat eigenlijk niet bij jou hoorde. Train jezelf om iets meer tijd te kopen voor je een besluit neemt. Raadpleeg eerst je agenda en actie-/ takenlijst om een goede afweging te maken.

Als ik dit aanneem, wat gaat er dan schuiven?

Er ligt zoveel werk, wat maakt het dan nog uit

Met een hoge werkvoorraad is het juist waardevol om prioriteiten te stellen voor de meest urgente taken. Wees dan extra zuinig op je tijd in de ochtend om je de echte ‘moetjes’ weg te werken, dan kun je in de middag weer iets flexibeler zijn.

Zeg ja met een alternatief: kom vanmiddag terug, dan maak ik tijd voor je

Dagelijks komen legio voorbeelden langs waarin je een besluit moet nemen. Hoewel nee zeggen niet altijd makkelijk is betekent het ook dat je duidelijke keuzes maakt en prioriteiten stelt. Als je de neiging hebt om overal ja op te zeggen, stel jezelf dan altijd de vraag: als ik hiervoor kies, waartegen zeg ik dan nee?

Als je ja zegt tegen alles wat er langs komt, zeg je nee tegen alles wat er ligt.

eat that frog

Eat that frog – Brian Tracy

Eat that frog 

Je hebt zelden voldoende tijd om alles te doen. Het blijft continue een afweging tussen alle belangrijke en minder belangrijke zaken. Daar komt bij dat we allemaal gewoontes hebben aangeleerd die in meer of mindere mate effectief zijn. Brian Tracy onderzoekt al jaren wat mensen succesvol maakt. Een van de belangrijkste conclusies is: niet alles willen doen maar focus je op de belangrijkste taken. Uitstellen komt dan niet meer voor, alleen goed prioriteren.
Met deze 21 technieken neemt hij je weer een stap verder mee in het succesvol realiseren van je doelen.

[bol_product_links block_id=”bol_542552eb32125_selected-products” products=”9200000006534513″ name=”Eat that frog” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”FFFFFF” width=”250″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ show_deliverytime=”0″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]

Uitstellen

Uitstellen of prioriteren

UitstellenWe doen het allemaal wel eens, een belangrijke klus doorschuiven naar morgen. Als een andere klus écht een hogere prioriteit heeft dan is dat een prima keuze. Maar heel eerlijk, het gebeurt ook omdat je niet precies weet hoe je die ene klus moet doen of gewoon omdat je er even geen zin in hebt. Alle andere taken die langskwamen kregen voorrang en nam je onbewust ook extra tijd voor. Zo kunnen we soms een bakje kikkers creëren die blijven kwaken. Net zolang tot je strak op de deadline de klus alsnog moet klaren. Soms werkt het om onder een gezonde tijdsdruk te presteren. Helaas is het voor veel mensen juist een bron van onrust en gaat er onbedoeld veel tijd mee verloren.

Er zijn verschillende technieken die je kunt inzetten om klussen die je vroeger uitstelde nu juist pro-actief voor de deadline te realiseren. Welke techniek je kiest hangt af van de type klus of wat bij jou past. Uiteindelijk ben jij degene die beslist hoe je jouw werkzaamheden indeelt in de tijd die jij beschikbaar hebt.

6 technieken om te stoppen met uitstellen

Focus op je belangrijkste taken.

Alfonso Pareto ontdekte dat 20% van de acties voor 80% van het resultaat zorgt. Of je nu veel of weinig werk hebt op een bepaalde dag, het is altijd waardevol om de belangrijkste ‘top’ 20% taken in beeld te hebben. Ofwel die taken die zorgen dat je jouw doelen realiseert. Begin iedere dag met een ‘top’ 20% taak. Soms is het voor de start van de dag nodig om een paar kleine taken op te pakken. Besteed daar maximaal een half uur aan en begin dan met een ‘top’ 20% taak. De rest van de dag heb je nog alle tijd om de overige taken op te pakken.

First things first, second things don’t matter

Leer nee zeggen, ook tegen leuke taken.

Iedereen kan nee zeggen. Op de vraag ‘wanneer eet jij deze kikker’ hoor ik maar al te vaak ‘niet’. Zelfs als je weet dat het een belangrijke taak is krijgen andere taken toch voorrang omdat die makkelijker of leuker zijn. Leer jezelf de discipline aan om toch eerst die kikker te eten voor je jezelf beloont met een leuke taak. Dit geldt natuurlijk ook voor een vraag van een collega. We vinden het vaak leuker om een collega te helpen dan nee te zeggen tegen een vraag. Lang niet iedere vraag is urgent en nee met een alternatief; natuurlijk wil ik je helpen, zullen we er vanmiddag om 14 uur naar kijken?; werkt vaker dan je denkt.

Als je ja zegt tegen het een, zeg je impliciet nee tegen iets anders

Bekijk de consequenties van uitstellen.

Voor een aantal klussen zijn de consequenties nog erger dan de klus zelf. Bijvoorbeeld bij niet halen van de deadline een rapportage schrijven met uitstelverzoek. Of een boze klant waarbij de klacht hoog wordt opgespeeld. Met de consequentie voor ogen kun je makkelijker prioriteren.

Kiezen tussen twee ‘kwade’ maakt de klus minder erg

Zorg voor een goede voorbereiding.

Stel je voor dat je eindelijk die klus wilt oppakken en dan blijkt dat je niet alles beschikbaar hebt. Killing. Check een dag voor je de kikker klus gepland hebt of je alles beschikbaar hebt om de klus in een keer op te pakken en af te ronden. Denk aan rapporten, info, sjablonen maar ook de beste plek om ongestoord te kunnen werken.

Creëer je beste omstandigheden voor belangrijke klussen

Maak iedere klus zover mogelijk af.

Losse eindjes van oude klussen zijn vaak van een bron van irritatie. Denk aan gespreksverslagen, archiveren, leeswerk. Sommigen zijn niet eens zo groot, maar als je er veel van hebt worden het vanzelf kikkers. Juist als iets volledig af is kun je het loslaten en uit je systeem halen.

Alles wat je af hebt kun je niet meer uitstellen

Pas de salami techniek toe.

Hele grote klussen of projecten worden juist overzichtelijker als je ze in stukjes hakt. Een project knip je op in fases, de bediening van een klantenportefeuille verdeel je over de maanden, een complexe nota of verslag maak je eerst in concept om later nog een keer te reviewen. Zelfs lastige klussen werken makkelijker als je 10 minuten met een collega spart over de beste aanpak.

Ook een watermeloen eet je hapje voor hapje

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Soms kiezen we eerder voor wat we leuk vinden dan wat werkelijk tot je top 20% taken hoort. Heb je even een korte energiegever nodig om daarna met de grote klus te starten? Waak ervoor dat de kleine dingen je dag beheerst en niet meer aan je belangrijkste taken toekomt. Het vraagt wat training en discipline, maar levert je vaak veel meer rust op waardoor je beter kunt concentreren.

Veel werkplezier!

Prioriteren

Makkelijker prioriteren

Prioriteren

Als je minder tijd beschikbaar hebt om je werk in te delen word je nog meer uitgedaagd om de juiste prioriteiten te stellen.

En dat is nu net waar veel mensen mee stoeien.
Soms zit de oplossing in het toepassen van een aantal prioriteringstechnieken, voor de meeste mensen zit de oplossing al in de stap vóór je gaat prioriteren.

Vermijd deze valkuilen vóór je gaat prioriteren:

Last van het boemerang effect van vage afspraken? Uit compassie met elkaars werkdruk lijkt het prettig om vaag te blijven over tijd en inhoud van de op te pakken acties. Maar niets is zo vervelend als de druk voelen van werk waarvan je niet precies weet wat je moet doen en wanneer je het moet opleveren. Zo blijf je schuiven met je takenlijst.
Zorg dat je vervolgstappen altijd concreet en helder zijn zowel op inhoud als op tijdslijnen. Moet je eerst nog wat uitzoeken of weet je nog even niet wanneer je er tijd voor hebt? Dan is je vervolgstap; ik laat je vrijdag weten wanneer je het inhoudelijke antwoord kunt verwachten. Of mooier nog, als je denkt dat je het vrijdag kunt realiseren beloof maandag, valt het voor iedereen mee!

Beloof minder en presteer meer.

Stop geen tijd in de verkeerde dingen nog efficiënter doen.
Steeds vaker worden acties via mail of CRM-systeem toebedeeld. Echter, niet alles hoort bij jou op het bordje. Daarnaast hoor ik nog regelmatig mensen zeggen; eigenlijk hoort het bij mijn collega, maar die heeft het zo druk, dus doe ik het maar ´even´ zelf.
Stel jezelf bij het aannemen van een actie altijd de vraag: wat is het nut van deze actie en wie is de aangewezen persoon om dat te doen.

Waarom doe ik dit?

Is je hoofd je agenda? Tijd inschatten is een van de moeilijkste dingen. Als iets vaak voorkomt bouw je gelukkig wel ervaring op (Zo kook je Macaroni 5 minuten en aardappels 20 minuten). Maar zodra je een combinatie van gerechten (werkzaamheden) moet maken wordt het al lastiger om een goede tijdsindeling te maken.

Het is dan handig om de indeling van je werkzaamheden te visualiseren in je agenda. Zo zie je in één oog opslag waar je nog ruimte hebt en welke acties met elkaar ‘concurreren’. Heb je heel veel kleine acties, bundel ze dan in een blok van ½ uur tot 1 uur (bv e-mail verwerken).

Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden.

Technieken om te prioriteren

Eisenhouwer deelde zijn werk in naar urgent en/of belangrijk. Reken af met taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, werk aan de meest urgente en belangrijke taken en maak regelmatig ruimte voor niet urgente maar wel belangrijke taken. Dat zijn de taken waarbij je even een paar passen terug doet om met een bredere kijk naar oplossingen voor je werk te kijken (bijvoorbeeld deze Slimmer werken tips J)

Covey deelde zijn werk in naar zwaarte ofwel; keien, kiezels, zand en water. Begin waar mogelijk in de ochtend met je keien en kiezels, dan ben je nog lekker fris. In de middag is er dan altijd wel plaatst voor wat extra zand en water

Pareto keek vanuit de 20/80 regel, 20% van de acties zorgen voor 80% van het resultaat. Vaak zijn dat ook de urgent én belangrijke zaken die inmiddels aardige keien zijn geworden.

Misschien wel de belangrijkste prioriteringstechniek: je geweten

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Wees eerlijk naar jezelf.

Prioriteren gaat een stuk makkelijk als je overzicht hebt op je werkvoorraad, zicht hebt op je beschikbare tijd in de agenda en concrete afspraken maakt. Dan nog kun je eens uit de bocht vliegen omdat er te veel onverwachte urgente zaken langskwamen. Bepaal dan welke 20% van je acties leiden tot 80% van je resultaat en ga iets verder vooruit weer ruimte creëren.

Welke tips heb jij om makkelijker te prioriteren? Deel ze hieronder met ons.