Tagarchief: restulaat

Zoekmappen maken

Outlook zoekmap oude e-mail voor slim opschonen

Wil je jouw oude e-mail periodiek bekijken en opschonen? Gebruik dan Outlook zoekmap oude e-mail.

Als je uit meerdere outlook mappen je oude e-mail wilt verwijderen kost het nogal wat tijd om ze een voor een door te spitten. Gebruik Outlook zoekmap oude e-mail om snel met een filter over meerdere mappen heen te filteren zodat je de op te schonen mail in een totaal overzicht krijgt. Daarna beslis je zelf of je ze allemaal verwijderd, of een deel nog wilt bewaren.

Zo stel je een zoekmap voor oude e-mail in:

  1. Klik met rechts op zoekmappen
  2. Maak een nieuwe zoekmap ‘Oude e-mail’
  3. Kies de gewenste periode, bijvoorbeeld ouder dan 6 maanden
  4. In dit scherm heb je bij ‘zoeken in’ beperkte keuze, die passen we later aan.
  5. Klik op OK en de nieuwe zoekmap verschijnt onder het kopje zoekmappen.
  6. Klik met rechts op de nieuwe zoekmap en kies voor ‘zoekmap aanpassen’
  7. Selecteer de mappen waarin men moet zoeken + geef aan of Outlook ook in de submappen van de geselecteerde mappen moet zoeken.
  8. LET OP! Als je accountnaam (nog) aangevinkt is + submappen, dan heb je (nog) ALLES
  9. Klik op OK en selecteer daarna de zoekmap. Je ziet nu het resultaat van je zoekacties.

Controleer altijd eerst het resultaat van je zoekmap voor je de inhoud verwijderd. Wil je zien in welke (sub) map de e-mail zit? Voeg dan de kolom ‘in map’ toe aan je outlook overzicht.


Outlook zoekmap maken


Outlook zoekmap oude e-mail bewerken

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

zoeken Windows start menu

Snel vinden met zoeken Windows startmenu

Vindt sneller met zoeken Windows startmenu

De hoeveelheid informatie groeit zo sterk dat het steeds belangrijker wordt om slim te leren zoeken. Wellicht gebruik je al het zoeken in de verkenner, uitgebreid zoeken in Outlook e-mail en agenda. Maar kende je het zoeken via het startmenu al?

Met dit hulpmiddel zoek je in een klap in heel je computer en worden de hits in groepen weer gegeven.

  • Klik op de Windows start knop
  • Type je zoekwoord zonder enter te drukken
  • Nu zoekt Windows in de hele computer. Als je wel op enter klikt gaat Windows gelijk verder zoeken in de verkenner.

zoeken Windows startmenu

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Uitstellen

Uitstellen of prioriteren

UitstellenWe doen het allemaal wel eens, een belangrijke klus doorschuiven naar morgen. Als een andere klus écht een hogere prioriteit heeft dan is dat een prima keuze. Maar heel eerlijk, het gebeurt ook omdat je niet precies weet hoe je die ene klus moet doen of gewoon omdat je er even geen zin in hebt. Alle andere taken die langskwamen kregen voorrang en nam je onbewust ook extra tijd voor. Zo kunnen we soms een bakje kikkers creëren die blijven kwaken. Net zolang tot je strak op de deadline de klus alsnog moet klaren. Soms werkt het om onder een gezonde tijdsdruk te presteren. Helaas is het voor veel mensen juist een bron van onrust en gaat er onbedoeld veel tijd mee verloren.

Er zijn verschillende technieken die je kunt inzetten om klussen die je vroeger uitstelde nu juist pro-actief voor de deadline te realiseren. Welke techniek je kiest hangt af van de type klus of wat bij jou past. Uiteindelijk ben jij degene die beslist hoe je jouw werkzaamheden indeelt in de tijd die jij beschikbaar hebt.

6 technieken om te stoppen met uitstellen

Focus op je belangrijkste taken.

Alfonso Pareto ontdekte dat 20% van de acties voor 80% van het resultaat zorgt. Of je nu veel of weinig werk hebt op een bepaalde dag, het is altijd waardevol om de belangrijkste ‘top’ 20% taken in beeld te hebben. Ofwel die taken die zorgen dat je jouw doelen realiseert. Begin iedere dag met een ‘top’ 20% taak. Soms is het voor de start van de dag nodig om een paar kleine taken op te pakken. Besteed daar maximaal een half uur aan en begin dan met een ‘top’ 20% taak. De rest van de dag heb je nog alle tijd om de overige taken op te pakken.

First things first, second things don’t matter

Leer nee zeggen, ook tegen leuke taken.

Iedereen kan nee zeggen. Op de vraag ‘wanneer eet jij deze kikker’ hoor ik maar al te vaak ‘niet’. Zelfs als je weet dat het een belangrijke taak is krijgen andere taken toch voorrang omdat die makkelijker of leuker zijn. Leer jezelf de discipline aan om toch eerst die kikker te eten voor je jezelf beloont met een leuke taak. Dit geldt natuurlijk ook voor een vraag van een collega. We vinden het vaak leuker om een collega te helpen dan nee te zeggen tegen een vraag. Lang niet iedere vraag is urgent en nee met een alternatief; natuurlijk wil ik je helpen, zullen we er vanmiddag om 14 uur naar kijken?; werkt vaker dan je denkt.

Als je ja zegt tegen het een, zeg je impliciet nee tegen iets anders

Bekijk de consequenties van uitstellen.

Voor een aantal klussen zijn de consequenties nog erger dan de klus zelf. Bijvoorbeeld bij niet halen van de deadline een rapportage schrijven met uitstelverzoek. Of een boze klant waarbij de klacht hoog wordt opgespeeld. Met de consequentie voor ogen kun je makkelijker prioriteren.

Kiezen tussen twee ‘kwade’ maakt de klus minder erg

Zorg voor een goede voorbereiding.

Stel je voor dat je eindelijk die klus wilt oppakken en dan blijkt dat je niet alles beschikbaar hebt. Killing. Check een dag voor je de kikker klus gepland hebt of je alles beschikbaar hebt om de klus in een keer op te pakken en af te ronden. Denk aan rapporten, info, sjablonen maar ook de beste plek om ongestoord te kunnen werken.

Creëer je beste omstandigheden voor belangrijke klussen

Maak iedere klus zover mogelijk af.

Losse eindjes van oude klussen zijn vaak van een bron van irritatie. Denk aan gespreksverslagen, archiveren, leeswerk. Sommigen zijn niet eens zo groot, maar als je er veel van hebt worden het vanzelf kikkers. Juist als iets volledig af is kun je het loslaten en uit je systeem halen.

Alles wat je af hebt kun je niet meer uitstellen

Pas de salami techniek toe.

Hele grote klussen of projecten worden juist overzichtelijker als je ze in stukjes hakt. Een project knip je op in fases, de bediening van een klantenportefeuille verdeel je over de maanden, een complexe nota of verslag maak je eerst in concept om later nog een keer te reviewen. Zelfs lastige klussen werken makkelijker als je 10 minuten met een collega spart over de beste aanpak.

Ook een watermeloen eet je hapje voor hapje

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Soms kiezen we eerder voor wat we leuk vinden dan wat werkelijk tot je top 20% taken hoort. Heb je even een korte energiegever nodig om daarna met de grote klus te starten? Waak ervoor dat de kleine dingen je dag beheerst en niet meer aan je belangrijkste taken toekomt. Het vraagt wat training en discipline, maar levert je vaak veel meer rust op waardoor je beter kunt concentreren.

Veel werkplezier!

Prioriteren

Makkelijker prioriteren

Prioriteren

Als je minder tijd beschikbaar hebt om je werk in te delen word je nog meer uitgedaagd om de juiste prioriteiten te stellen.

En dat is nu net waar veel mensen mee stoeien.
Soms zit de oplossing in het toepassen van een aantal prioriteringstechnieken, voor de meeste mensen zit de oplossing al in de stap vóór je gaat prioriteren.

Vermijd deze valkuilen vóór je gaat prioriteren:

Last van het boemerang effect van vage afspraken? Uit compassie met elkaars werkdruk lijkt het prettig om vaag te blijven over tijd en inhoud van de op te pakken acties. Maar niets is zo vervelend als de druk voelen van werk waarvan je niet precies weet wat je moet doen en wanneer je het moet opleveren. Zo blijf je schuiven met je takenlijst.
Zorg dat je vervolgstappen altijd concreet en helder zijn zowel op inhoud als op tijdslijnen. Moet je eerst nog wat uitzoeken of weet je nog even niet wanneer je er tijd voor hebt? Dan is je vervolgstap; ik laat je vrijdag weten wanneer je het inhoudelijke antwoord kunt verwachten. Of mooier nog, als je denkt dat je het vrijdag kunt realiseren beloof maandag, valt het voor iedereen mee!

Beloof minder en presteer meer.

Stop geen tijd in de verkeerde dingen nog efficiënter doen.
Steeds vaker worden acties via mail of CRM-systeem toebedeeld. Echter, niet alles hoort bij jou op het bordje. Daarnaast hoor ik nog regelmatig mensen zeggen; eigenlijk hoort het bij mijn collega, maar die heeft het zo druk, dus doe ik het maar ´even´ zelf.
Stel jezelf bij het aannemen van een actie altijd de vraag: wat is het nut van deze actie en wie is de aangewezen persoon om dat te doen.

Waarom doe ik dit?

Is je hoofd je agenda? Tijd inschatten is een van de moeilijkste dingen. Als iets vaak voorkomt bouw je gelukkig wel ervaring op (Zo kook je Macaroni 5 minuten en aardappels 20 minuten). Maar zodra je een combinatie van gerechten (werkzaamheden) moet maken wordt het al lastiger om een goede tijdsindeling te maken.

Het is dan handig om de indeling van je werkzaamheden te visualiseren in je agenda. Zo zie je in één oog opslag waar je nog ruimte hebt en welke acties met elkaar ‘concurreren’. Heb je heel veel kleine acties, bundel ze dan in een blok van ½ uur tot 1 uur (bv e-mail verwerken).

Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden.

Technieken om te prioriteren

Eisenhouwer deelde zijn werk in naar urgent en/of belangrijk. Reken af met taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, werk aan de meest urgente en belangrijke taken en maak regelmatig ruimte voor niet urgente maar wel belangrijke taken. Dat zijn de taken waarbij je even een paar passen terug doet om met een bredere kijk naar oplossingen voor je werk te kijken (bijvoorbeeld deze Slimmer werken tips J)

Covey deelde zijn werk in naar zwaarte ofwel; keien, kiezels, zand en water. Begin waar mogelijk in de ochtend met je keien en kiezels, dan ben je nog lekker fris. In de middag is er dan altijd wel plaatst voor wat extra zand en water

Pareto keek vanuit de 20/80 regel, 20% van de acties zorgen voor 80% van het resultaat. Vaak zijn dat ook de urgent én belangrijke zaken die inmiddels aardige keien zijn geworden.

Misschien wel de belangrijkste prioriteringstechniek: je geweten

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Wees eerlijk naar jezelf.

Prioriteren gaat een stuk makkelijk als je overzicht hebt op je werkvoorraad, zicht hebt op je beschikbare tijd in de agenda en concrete afspraken maakt. Dan nog kun je eens uit de bocht vliegen omdat er te veel onverwachte urgente zaken langskwamen. Bepaal dan welke 20% van je acties leiden tot 80% van je resultaat en ga iets verder vooruit weer ruimte creëren.

Welke tips heb jij om makkelijker te prioriteren? Deel ze hieronder met ons.

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

In 1 zin naar meer effectiviteit

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

stel jezelf deze vragen

December is vaak een maand van terugblikken, evalueren en je klaar maken voor de volgende stap.

Zo werk je het ene moment nog hard aan het realiseren van de doelen 2013 en het andere moment maak je plannen voor 2014.

Om ook in 2014 weer effectief en efficiënt te werken kun je jezelf scherp houden door regelmatig 1 simpele vraag te stellen:

Waarom doe ik dit nu zo

Deze 6 woorden krijgen nog meer waarde als je ze in stukjes hakt.

Waarom Waarom; voor welk probleem is dit de oplossing

Onmisbare vraag als je wilt focussen op de juiste dingen doen. Dat gaat nog makkelijker als je heldere doelen hebt geformuleerd.
De ‘waarom’ vraag kun je verder uitdiepen met:

Helpt dit om mijn doelen te realiseren?
Lossen we het probleem op of alleen de symptomen?
Wie heeft belang bij de oplossing?

Doe ik Waarom doe ik; in plaats van iemand anders

Veel mensen gaan in hun enthousiasme snel aan de slag.
Maar moet je wel alles zelf doen? Hoort het wel bij jouw takenpakket?
Een stukje flexibiliteit om in onvoorziene situaties elkaar te helpen moet je zeker vasthouden. Maar waak ervoor dat je onbewust taken naar je toe trekt. Bijvoorbeeld omdat je denkt: ‘als ik het zelf doe dan weet ik zeker dat het goed gaat’ of ‘de ander heeft het al zo druk’.
Maak eens een overzicht van taken die je de komende periode wilt overdragen en ga in gesprek met je collega (‘s) hoe je dit gaat realiseren.
Valt het wel onder jouw verantwoordelijkheid? Zorg dan voor een goed follow-up systeem in bijvoorbeeld outlook taken of een CRM systeem.

Dit Waarom doe ik dit; in plaats van iets anders 

Heeft dit echt de prioriteit omdat het belangrijk en urgent is, of doe je het misschien omdat je geen zin hebt in die andere taak? De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun zeker als die andere taak lastig of minder leuk is. Wees bewust van de impact van uitstellen en maak zoveel mogelijk rationele keuzes.
Bij een te grote werkvoorraad is het slim om dié 20% van de taken op te pakken die voor 80% van het resultaat zorgen.

Nu Waarom doe ik dit nu; is dit wel het beste moment 

Eenmaal bij dit deel van de vraag weet je dat we het in ieder geval over een belangrijke taak hebben die bij jou hoort en leidt tot het bereiken van je doel. Toch kan het efficiënter zijn om een ander moment te kiezen. Bijvoorbeeld omdat je dan rustig en ongestoord kunt werken. Of omdat je nu te weinig tijd hebt om de taak in één keer af te ronden.

Zo Waarom doe ik dit nu zo; kan het ook anders

Als je iets voor de eerste keer doet denk je vaak beter na over de beste aanpak. Juist voor taken die je al heel lang op dezelfde manier doet is het raadzaam eens te kijken of het ook anders kan. Wellicht zijn er andere hulpmiddelen of systemen die er beter voor geschikt zijn, leg je de lat iets te hoog of kun je het beter bundelen met vergelijkbare taken.
Kijk eens hoe je collega het aanpakt en maak gebruik van elkaars kennis en vaardigheden.
Zo kom je samen tot slimmere werkaanpak waardoor je met minder moeite meer bereikt!

Kortom als jij ook in 2014 wilt verbeteren in het slimmer managen van je informatiestroom en werkvoorraad, stel jezelf dan continu de vraag:

Waarom – doe ik – dit – nu – zo.

Veel werkplezier!

 

 

agenda planning

Agenda planning – Waarmee kan jij je planning verbeteren?

agenda planning
Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.

Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:

  • Te veel of juist te weinig plannen
  • Te positief plannen.
  • Te vaag plannen.
  • Te snel ja zeggen.
  • Te veel afgeleid worden met andere zaken.

Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.

5 tips om je agenda planning te verbeteren:

1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.

Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?

2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?

Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.

Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?

3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.

Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.

Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.

4. Maak voor je belangrijkste doelen een  kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.

Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.

5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’  goed in.

Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de status van communicator de status van je agenda item.

Vrij (= wit, standaard als er nog geen item staat – men kan plannen)
Voorlopig bezet (= blauw/wit gestreept – men kan met je overleggen om te schuiven)
Bezet (= blauw – standaard als je een item toevoegt)
Afwezig (= paars, denk aan (rooster)vrij)

Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

 

 

Yes een crisis Marc Lammers

YES! Een crisis – Marc Lammers

Voormalig bondscoach Marc Lammers legt uit hoe je tegenslagen en crises kunt overwinnen door creatieve oplossingen te bedenken.

Voor Marc Lammers, die als coach met het Nederlandse dameshockeyteam in 2008 Olympisch goud won in Beijing, is een ding duidelijk:  elke crisis betekent een kans!  Zo bekeken is de mondiale financiële crisis een zegen, voor zowel de (top)sport als het bedrijfsleven.

In ‘Yes! Een crisis’ vertelt Lammers over de heilzame werking die crisissituaties kunnen hebben.  Met vele concrete praktijkvoorbeelden laat hij zien dat elke crisis nieuwe mogelijkheden en uitdagingen biedt – niet alleen in de sport, maar ook in het bedrijfsleven.

Yes! Een crisis
Dit wordt jouw jaar - ben tiggelaar

Dit wordt jouw jaar – Ben Tiggelaar

Dit wordt jouw jaar

 

Elk jaar willen miljoenen mensen hun werk- en privéleven een positieve impuls geven.
Een stap vooruit in je loopbaan; je beter in je lijf voelen; een betere balans tussen werk en thuis.
Veel mensen falen, maar een klein deel slaagt wél. Wat doen deze mensen anders dan de rest?
Wat zeggen onderzoekers hierover? En welke praktische tips gaan je helpen om van de komende twaalf maanden jouw jaar maken?
Dit wordt jouw jaar is een waardevolle opvolger van Ben Tiggelaars bestseller Dromen, Durven, Doen. Inspirerend, nuchter, praktisch, humoristisch en supermotiverend!