Tagarchief: richting bepalen

verandert jouw werk

Verandert jouw werk?

verandert jouw werk

Steeds meer bedrijven maken gebruik van de technologische mogelijkheden. Van digitaal archiveren tot automatiseren van verschillende handelingen. Verandert jouw werk ook door al deze ontwikkelingen?  Of wil je juist zelf een aantal veranderingen doorvoeren?

 

Verandert jouw werk? Zo sluit jouw werkorganisatie weer snel aan op de gewenste of nieuwe situatie.

Nieuwe doelen, nieuwe kansen

Eigenlijk draait slimmer werken vooral om bepalen wat je belangrijk vindt in je werk/privé, keuzes maken en tijdig je grenzen aangeven. Soms is dat door de tijd een beetje vervaagd en zijn er nieuwe ‘normen’ ingeslopen. Zo gebruik je wellicht een deel van je roostervrije dag om bij te werken, doe je thuis meer dan eigenlijk goed voor je is of doe je gewoon een aantal extra taken omdat je het nu eenmaal altijd hebt gedaan.

Het begin van een nieuwe werksituatie is een mooi moment om hier ook weer je eigen invulling aan te geven. Bedenk tijdig voor jezelf welke doelen jij nastreeft, hoe je de balans werk/privé wilt hebben en welke stappen je nu al kunt zetten.

In een nieuwe rol heb je weer ruimte om je eigen regie te kiezen

Oude informatie opruimen

Al ver voor je in de nieuwe werksituatie komt kun je beginnen met opruimen. Net als bij verhuizen is het makkelijker als je niet alles op het laatst hoeft te doen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt of inmiddels op een centrale plek staat.

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Een hoofdmap ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2016’ of ‘oude functie’ is superhandig om de submappen onder te hangen die je straks niet meer nodig hebt. Zo hou je overzicht op de mappen die wel actueel zijn en kun je snel je laatste opruimingsslag maken. Is je bureaublad overigens al schoon?

Bewaar niet te veel zaken ‘voor het geval je collega’s het handig vinden’, zij hebben vaak al hun eigen methode.

Openstaande acties afsluiten, afronden of overdragen

Een keer komt het punt dat je activiteitenlijst leeg moet. Sommige acties zijn niet meer zinvol, anderen heb je afgerond of kun je overdragen. Het is net als ‘op vakantie gaan’ waardoor het grootste deel van deze checklist bruikbaar is.

Hoe goed je het ook wilde regelen, er blijven altijd wel wat acties open die je moet overdragen. Werk je met Outlook taken dan kun je jouw taak eenvoudig doorsturen naar je collega. Werk je met een CRM systeem zoals Siebel dan kun je de activiteit op naam van een collega zetten. Stem ook even met je collega af op welke startdatum je ze zet.

Zorg voor een goede overdracht met een actuele actielijst

Nieuwe routines in je agenda

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen etc. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk in je agenda. Kijk ook welke vergaderingen je hebt en zet eventueel repeterende afspraken voor de benodigde voorbereiding/uitwerktijd in je agenda.

Wil je vanaf nu beter je grenzen bewaken? Reserveer dan gelijk tijd voor mail, lunch, stukken lezen en welke dagen je op tijd naar huis moet voor bijvoorbeeld de kinderen.

Kies gelijk de juiste status (afwezig, bezet, voorlopig bezet, vrij), wel of geen herinnering en eventueel een kleur categorie.

Met een goede basis in je agenda kun je sneller bepalen hoeveel tijd je over hebt

Slimme systeem inrichtingen om snel te werken

Door de jaren heen heb je de nodige handigheidjes toegepast om snel te kunnen werken. Denk aan pinnen van bestanden, favoriete mappen in verkenner, favorieten in explorer, internet pagina’s automatisch laten opstarten en nog wat andere handigheidjes.

Zorg dat je op de automatische piloot je systeem bediend, dan heb je weer ruimte in je hoofd voor het leukere werk

De wereld om ons heen blijft veranderen, hoe meer je kunt terugvallen op een aantal goede werkgewoontes, hoe makkelijker je meebeweegt. Ook als je werk (nog) niet veranderd, zijn bovenstaande stappen handig om 1-2 keer per jaar te doorlopen.

Veel werkplezier!

 

werkweek van 4 uur

Een werkweek van 4 uur

Leid een rijk leven zonder hard te werken. Of je nu een overwerkte loonslaaf bent of een ondernemer die klem zit in het succes van zijn bedrijf, dit revolutionaire boek wijst je de weg naar een nieuw leven van weinig werkuren, veel vrije tijd en geld in overvloed.

Veel mensen zetten vraagtekens bij de realiteitswaarde van de titel.
Op zich maakt het niet eens uit of je precies dat doel hebt.
Het boek leest makkelijk en zet je op zijn minst aan het denken over de vraag:
Vul jij jouw werkweek nu in zoals je écht wilt of zit je ‘gevangen’ in een aantal belemmerende overtuigingen dat het niet anders kan?

[bol_product_links block_id=”bol_533339fdcb506_selected-products” products=”1001004007524831″ name=”Een werkweek van 4 uur” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”FFFFFF” width=”250″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ show_deliverytime=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

In 1 zin naar meer effectiviteit

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

stel jezelf deze vragen

December is vaak een maand van terugblikken, evalueren en je klaar maken voor de volgende stap.

Zo werk je het ene moment nog hard aan het realiseren van de doelen 2013 en het andere moment maak je plannen voor 2014.

Om ook in 2014 weer effectief en efficiënt te werken kun je jezelf scherp houden door regelmatig 1 simpele vraag te stellen:

Waarom doe ik dit nu zo

Deze 6 woorden krijgen nog meer waarde als je ze in stukjes hakt.

Waarom Waarom; voor welk probleem is dit de oplossing

Onmisbare vraag als je wilt focussen op de juiste dingen doen. Dat gaat nog makkelijker als je heldere doelen hebt geformuleerd.
De ‘waarom’ vraag kun je verder uitdiepen met:

Helpt dit om mijn doelen te realiseren?
Lossen we het probleem op of alleen de symptomen?
Wie heeft belang bij de oplossing?

Doe ik Waarom doe ik; in plaats van iemand anders

Veel mensen gaan in hun enthousiasme snel aan de slag.
Maar moet je wel alles zelf doen? Hoort het wel bij jouw takenpakket?
Een stukje flexibiliteit om in onvoorziene situaties elkaar te helpen moet je zeker vasthouden. Maar waak ervoor dat je onbewust taken naar je toe trekt. Bijvoorbeeld omdat je denkt: ‘als ik het zelf doe dan weet ik zeker dat het goed gaat’ of ‘de ander heeft het al zo druk’.
Maak eens een overzicht van taken die je de komende periode wilt overdragen en ga in gesprek met je collega (‘s) hoe je dit gaat realiseren.
Valt het wel onder jouw verantwoordelijkheid? Zorg dan voor een goed follow-up systeem in bijvoorbeeld outlook taken of een CRM systeem.

Dit Waarom doe ik dit; in plaats van iets anders 

Heeft dit echt de prioriteit omdat het belangrijk en urgent is, of doe je het misschien omdat je geen zin hebt in die andere taak? De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun zeker als die andere taak lastig of minder leuk is. Wees bewust van de impact van uitstellen en maak zoveel mogelijk rationele keuzes.
Bij een te grote werkvoorraad is het slim om dié 20% van de taken op te pakken die voor 80% van het resultaat zorgen.

Nu Waarom doe ik dit nu; is dit wel het beste moment 

Eenmaal bij dit deel van de vraag weet je dat we het in ieder geval over een belangrijke taak hebben die bij jou hoort en leidt tot het bereiken van je doel. Toch kan het efficiënter zijn om een ander moment te kiezen. Bijvoorbeeld omdat je dan rustig en ongestoord kunt werken. Of omdat je nu te weinig tijd hebt om de taak in één keer af te ronden.

Zo Waarom doe ik dit nu zo; kan het ook anders

Als je iets voor de eerste keer doet denk je vaak beter na over de beste aanpak. Juist voor taken die je al heel lang op dezelfde manier doet is het raadzaam eens te kijken of het ook anders kan. Wellicht zijn er andere hulpmiddelen of systemen die er beter voor geschikt zijn, leg je de lat iets te hoog of kun je het beter bundelen met vergelijkbare taken.
Kijk eens hoe je collega het aanpakt en maak gebruik van elkaars kennis en vaardigheden.
Zo kom je samen tot slimmere werkaanpak waardoor je met minder moeite meer bereikt!

Kortom als jij ook in 2014 wilt verbeteren in het slimmer managen van je informatiestroom en werkvoorraad, stel jezelf dan continu de vraag:

Waarom – doe ik – dit – nu – zo.

Veel werkplezier!

 

 

agenda planning

Agenda planning – Waarmee kan jij je planning verbeteren?

agenda planning
Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.

Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:

  • Te veel of juist te weinig plannen
  • Te positief plannen.
  • Te vaag plannen.
  • Te snel ja zeggen.
  • Te veel afgeleid worden met andere zaken.

Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.

5 tips om je agenda planning te verbeteren:

1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.

Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?

2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?

Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.

Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?

3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.

Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.

Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.

4. Maak voor je belangrijkste doelen een  kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.

Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.

5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’  goed in.

Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de status van communicator de status van je agenda item.

Vrij (= wit, standaard als er nog geen item staat – men kan plannen)
Voorlopig bezet (= blauw/wit gestreept – men kan met je overleggen om te schuiven)
Bezet (= blauw – standaard als je een item toevoegt)
Afwezig (= paars, denk aan (rooster)vrij)

Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

 

 

Yes een crisis Marc Lammers

YES! Een crisis – Marc Lammers

Voormalig bondscoach Marc Lammers legt uit hoe je tegenslagen en crises kunt overwinnen door creatieve oplossingen te bedenken.

Voor Marc Lammers, die als coach met het Nederlandse dameshockeyteam in 2008 Olympisch goud won in Beijing, is een ding duidelijk:  elke crisis betekent een kans!  Zo bekeken is de mondiale financiële crisis een zegen, voor zowel de (top)sport als het bedrijfsleven.

In ‘Yes! Een crisis’ vertelt Lammers over de heilzame werking die crisissituaties kunnen hebben.  Met vele concrete praktijkvoorbeelden laat hij zien dat elke crisis nieuwe mogelijkheden en uitdagingen biedt – niet alleen in de sport, maar ook in het bedrijfsleven.

Yes! Een crisis
Doelen acties bijsturen PDCA

Doelen – Rome, Londen of toch Wenen?

Doelen acties bijsturen PDCAIneens word je uitgenodigd om deel te nemen in een projectgroep, zijn er proceswijzigingen die je eigen moet maken, volgende week start een nieuwe actie en steeds vaker komen collega’s van andere afdelingen met vragen. Of je nu een stap harder gaat werken, een uurtje langer doorwerkt of bovenaan begint en wel ziet hoever je komt, op enig moment raakt de motivatie op. De kans dat je bereikt wat je voor ogen had wordt steeds kleiner.

Doe je nog wel de juiste dingen?
Veel mensen werken in de waan van de dag. Door juist even stil te staan en een stap terug te gaan bereik je vaak meer. Bekijk nog eens je richting (doel-belang) voordat je gaat (her)inrichten (actiedoelen) en verrichten (uitvoeren van acties).

Bepaal in 5 stappen jouw richting en doelen:

1. Wat zijn de afdelingsdoelen?

Deze staan in de missie, visie en jaarplannen. Toch blijken er vaak nog onduidelijkheden te zijn. Lees ze nog eens door, ga het gesprek aan met collega’s en manager om die richting goed te doorgronden. Als het voor jou niet duidelijk is geldt dat vaak ook voor anderen in je team. Het is een stuk prettiger als je de komende periode je werkzaamheden kunt prioriteren op basis van de richting die jullie op willen.

2. Wat is het doel van jouw  functie?

Iedere functie heeft zijn taken en verantwoordelijkheden. Deze moeten leiden tot het afdelingsdoel. Pak het functieprofiel er nog eens bij. Wat is het doel van jouw functie? Hoe sluit dat aan op het doel van de afdeling?  Benoem de 3-4 belangrijkste taken en verantwoordelijkheden die zorgen dat het afdelingsdoel gerealiseerd wordt. Dit is je basis om te prioriteren.

3. Welke werkreputatie wil je uitstralen?

Jouw manier van handelen bepaalt hoe anderen jou ervaren en vice versa. Bedenk dat je geen vrienden hoeft te zijn om iemands werkreputatie te waarderen.  Wat waardeer jij in anderen en welke kernwaarden streef jij na?  Bijvoorbeeld: altijd binnen bepaalde tijd reactie, goede kwaliteit, prikkelt mensen in eigen ontwikkeling, betrokken etc.

4. Wiens mening telt echt?

Je wilt graag goed werk leveren, toch kun je niet iedereen tevreden stellen. Maak een namenlijstje welke mensen jou dierbaar zijn. Wiens mening is nu écht belangrijk voor jou? Deze personen vind je privé, op het werk, bepaalde klanten of kan een kleine specifieke groep zijn. Beperk je tot 5 – 10 mensen waar je mee kunt klankborden en waar je écht iets van wilt aantrekken.

5. Check en act op je plan

In de Plan-Do-Check-Act cyclus van Demming is veel aandacht voor de C en A. Niet voor niets. Een plan is een richting, een goede leidraad. Hij gaat pas echt leven als je blijft ‘checken’ en ‘acten’. Check dus ook je plan. Leg hem een paar dagen aan de kant, bespreek met je dierbaren, kijk er vanuit verschillende invalshoeken naar en wees niet bang om bij te sturen!

Maak je richting concreet met actiedoelen:

Welke gedrag helpt je om de gekozen richting te realiseren? Het concrete gedrag dat nodig is om te bewegen in de richting die jij belangrijk vindt wordt ook wel  actiedoel genoemd. Het kan iets eenmaligs zijn of met een bepaalde frequentie.

Grofweg zijn er 2 methodes om actiedoelen te bepalen.

Je kunt terugrekenen hoe vaak je een bepaald gedrag inzet om tot je doel te komen.  Bijvoorbeeld: dit jaar 80 klanten benaderen / 40 werkbare weken = 2 klanten bellen per werkweek.

Je kunt onderzoeken wanneer je een vergelijkbare situatie had en door jouw ingezette gedrag en kwaliteiten goede resultaten boekte. Soms heb je zelf niet die ervaring en kun je bij collega’s ten rade wat bij hen werkt.  Bijvoorbeeld: hoe ga je om met reacties van klanten als zij niet op gesprek willen, onderzoek welke reacties je kunt verwachten en als die situatie zich voordoet welke antwoorden dan het beste resultaat leveren.

Kortom, bepaal aan het begin van een jaar je richting zodat je bij de inrichting van je agenda goed kunt afwegen of de aangeboden werkzaamheden leiden naar de gekozen richting.
Een beoordelings- of voortgangsgesprek is een natuurlijke moment om dit nog eens te bekijken. Sta even bewust stil en stem af met mensen wiens oordeel jij belangrijk vindt. Hoe helderder je beeld is wat je wilt bereiken, hoe makkelijker je het doel bereikt!

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Dromen, durven, doen Ben Tiggelaar

Dromen, durven, doen – Ben Tiggelaar

Het managen van de lastigste persoon op aarde, Jezelf!
– Waarom houden we de meeste veranderingen niet vol?
– Wat bepaalt 95% van je gedrag (zonder dat je het merkt)?
– Hoe ontwikkel je met succes nieuwe, effectieve gewoontes?

Iedereen heeft dromen op het gebied van werk, relatie, gezondheid, persoonlijke ontwikkeling…

Maar wat is er nodig om de stap van dromen, naar durven en – uiteindelijk – doen te zetten? Wat zijn de geheimen van échte, blijvende verandering? Ben Tiggelaar geeft heldere antwoorden. Gebaseerd op actuele psychologische inzichten, praktische ervaring én persoonlijke verhalen van mensen die – met vallen en opstaan –hebben geleerd om leiding te geven aan zichzelf.

Dromen, Durven, Doen