Tag archieven: slimmer werken

Hybride werken

Back to……het kantoor voor hybride werken

hybride werken

De 1,5 meter is nu losgelaten, veruit de meeste mensen zijn gevaccineerd of genezen en er komt stukje bij beetje meer ruimte om een aantal zaken weer op locatie te doen. De meeste bedrijven stappen over op hybride werken.

Ik heb er echt vertrouwen in dat die flexibiliteit ons kan helpen, maar het vraag ook een aanpassing van jouw manier van werken.

5 tips om slim te plannen en organiseren met hybride werken.

Bepaal welke overleggen Face-2-Face moeten en welke online kunnen
Als je alle overleggen op een kantoordag plant is het gelijk weer een ren-je-rot dag. Vooral bij complexere onderwerpen of onderlinge verhoudingen / belangen is het prettig als je elkaar goed in de ogen kunt kijken én alle non verbale comminicatie mee krijgt. Ook brainstorm sessies of opstarten van nieuwe projecten waarin je elkaar nog moet leren kennen lenen zich voor Face-2-Face overleggen.

De ‘routine’ overleggen waarin je kort en krachtig b.v. de werkverdeling of voortgang bespreekt kunnen prima online. Fijn als je dan rustig thuis zit of in aparte ruimte de call kunt doen.

Plan concentratie klussen op thuiswerkdagen

Veel mensen moeten weer wennen aan alle prikkels die ze op kantoor krijgen. Je krijgt meer interrupties en merkt al snel dat het start-stop-start-stop aan taken veel tijd kost.

Plan je concentratie klussen zoveel mogelijk op een thuiswerkdag. Maar let op! Neem wel regel matig een break of plan wat luchtigere klussen en een kort online overleg zodat je wel genoeg energie houdt.

Lukt het niet om de concentratie klus thuis te doen? Ga dan naar een concentratie ruimte om goed in de flow te komen ook dat is hybride werken, kies je beste werkplek.

Hou ruimte om op kantoor te socializen

Dit is denk ik de hoofdreden dat we naar kantoor willen. Even onder elkaar zijn en aandacht geven aan hoe het nu met de ander gaat. Want wat hebben we de koffie praatjes en het sociale karakter van werken in een team gemist. Om maar niet te zwijgen over de inspiratie die je van anderen krijgt. Zoals mijn opa altijd zei; een vliegende kraai vangt altijd iets gaat hier echt op.

Met de bron aan info die je op kantoor krijgt kun je thuis weer lekker aan de slag. Dus plan je kantoor dagen max ¾ vol zodat er voldoende ruimte is voor ad-hoc. Leer OneNote slim te gebruiken zodat je alle notities en inspiraties makkelijk kunt terugvinden.

Richt je agenda slim in

Niks zo vervelend als je een thuis dag hebt en iemand plant nog even een afspraak op kantoor in. Zet thuiswerkdagen in je agenda met de status ‘werkt ergens anders’ dat ziet iedereen ook in de planningsassistent.

Maar zet ook je keien in de agenda om duidelijk aan te geven wanneer je aan je grotere klussen moet worden om je deadlines te halen.

Blijf flexibel wanneer het kan en standvastig wanneer het moet

Hybride werken wordt voor iedereen wennen. Het is vast lastig om alle agenda’s op elkaar af te stemmen. Toch ben jij degene die de regie heeft over jouw tijd. Kijk naar wat je nodig hebt om je doelen te halen. De ene keer werk je de hele dag op 1 locatie, de andere keer blijf je in de ochtend thuis om een concentratie klus te doen en ga je in de middag naar kantoor om door te pakken in het overleg of nieuwe inspiratie.

Reizen op de dag lijkt inefficient, maar bespaart je echt de file druk die nu al weer op gang komt. Vergelijk je het met het totaal aantal uren dat je van huis zou zijn dan bespaar je nog steeds tijd.

In 2020 hadden we een stijle leercurve toen we volledig online gingen werken. Nu wordt het weer even zoeken naar een goede balans tussen kantoor en thuis. Hybride werken wordt voor iedereen wennen maar met een beetje begrip en goede afstemming levert het je zeker rust en tijdwinst op.

Veel (hybride) werkplezier!

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

concentreren

Concentreren hoe goed kan jij het?

concentrerenJe hebt van die dagen dat je je goed kunt concentreren. Helaas gebeurt het ook dat je de slag maar niet te pakken krijgt. Je hoort en ziet alles. Balen, want voor een paar grote klussen komt de deadline al dichtbij. Kon je nu die knop maar omzetten en je concentreren op die keien.

 

 

Wist je dat: 1 uur ongestoord werken al snel 50% meer productie oplevert?

Hiervoor is het belangrijk dat je je aandacht goed leert richten en vasthouden waardoor je in een ‘flow’ komt.

7 tips om beter te concentreren:

Bepaal waar jouw aandacht vandaag / deze week naar toe moet

Het lijkt een open deur, maar het komt nogal eens voor dat je gewoon maar begint met je mailbox of iets wat toevallig langs komt. Inventariseer eerst wat er echt ligt en maak een keuze waar jij jouw aandacht aan wilt geven.

Maak aan het begin van de dag een selectie uit je taken/ to do list

Leeg je hoofd in een takenlijst

We denken associatief, daardoor creëer je zelf onbewust prikkels die je uit je concentratie halen. Bijvoorbeeld omdat je tijdens je klus aan iets anders denkt dat ook nog moet gebeuren. Neem een paar minuten de tijd om alles wat er in je hoofd zit op te schrijven of in een takenlijst te zetten. Daar kun je later weer mee aan de slag.

Haal ‘afleiders’ uit beeld

Naast de acties in je hoofd kan alles wat je in je omgeving ziet of hoort voorkomen dat je in je flow komt. Dus, ruim je bureau op, sluit de werksystemen die je niet nodig hebt, ga nog even naar het toilet of neem nog iets te drinken.

Neem ruimte om over te schakelen voor je aan een concentratie klus begint

Wat is je beste moment om te concentreren?

De meeste mensen komen in de ochtend het snelst in een flow. Sommigen juist wat later op de ochtend of einde van de dag als het weer rustiger wordt op kantoor. Kijk wat jouw beste moment is om de klus te klaren.

Hoe lang kan jij je concentreren?

Wees eens eerlijk, als je eenmaal met een concentratieklus bezig bent geweest, hoelang duurt het voor je ‘gaar’ bent? De Pomodore techniek zegt dat je gemiddeld 25 minuten kunt concentreren en dan 3 minuten pauze nodig hebt. Na 4 keer 25 minuten is het tijd voor een langere pauze. Persoonlijk denk ik dat het voor veel taken te kort is. Maar 6 uur achter elkaar concentratie klussen wordt m ook niet.

Wissel routine taken af met concentratie klussen

Wat is je beste plek om te concentreren?

De open kantoortuinen hebben naast veel voordelen in samenwerking ook het nadeel dat veel mensen zich moeilijker kunnen concentreren. Gelukkig heeft ieder bedrijf wel enkele plekken waar je een periode ongestoord kunt werken. Sommigen werken de eerste 2 uur of laatste uurtjes thuis.

Doe concentratie klussen op een concentratie plek en routine klussen in de kantoortuin

Concentreren kun je trainen

In de huidige wereld zijn we ongemerkt geconfronteerd met heel veel prikkels die de ‘nieuwe werkelijkheid’ zijn geworden. Toch kun je het voorste deel van je hersenen (prefrontale hersenschors) trainen via meditatievormen die je selectieve aandacht verbeteren.

De kern van selectieve aandachtmeditatie is:

  • Je aandacht kunnen richten en vasthouden op een object naar keuze (b.v. je ademhaling).
  • Je bewust zijn van het afdwalen van je gedachten en allerlei andere afleiders. Zo verbeter je jouw zelfreflectie zodat je bewust bent of je nog de juiste dingen doet.
  • Je aandacht los kunnen maken van de afleider en terug brengen naar het object van keuze.

Er zijn allerlei apps en oefeningen die je helpen je selectieve aandacht te trainen. Heb je bijvoorbeeld een Fitbit 3 dan kun je ook de ‘relax’ modus starten voor 2 of 5 minuten.

Een hele simpele concentratie oefening: Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Door met aandacht aan grotere/lastigere taken te werken krijg je meer gedaan in een kortere tijd. Vind je het lastig om te concentreren, pas dan bovenstaande tips toe en deel het met directe collega’s zodat zij je kunnen motiveren of juist even met rust laten als je daarom vraagt.

 

 

 

doelen begin met einde voor ogen

Begin met het einde voor ogen

doelen begin met het einde voor ogen

Loopt jouw dag ook regelmatig anders dan gepland? Glipt er van alles door je vingers en ga je toch een beetje met een rot gevoel naar huis? Misschien was je vandaag écht te ambitieus in je planning of ben je voor het gemak maar helemaal gestopt met plannen.

Toch is het prettig als je de regie in handen kunt houden over je eigen werkzaamheden in plaats van iedere dag geleefd worden. Dit vraagt om een dosis persoonlijk leiderschap ofwel jezelf sturen. En geloof me, je hebt veel meer invloed op hoe je dag loopt dan dat je nu misschien hebt benut. Zoals Stephen Covey mooi zegt: begin met het einde voor ogen.

Begin met het einde voor ogen om meer regie te houden

  1. Maak een helder beeld van wat je wilt bereiken

Voor je begint te rennen, gun jezelf even de tijd en stel je voor wat jouw eindpunt wordt. Op je toekomst heb je nog invloed, terugkijken is alleen maar effectief als je er iets van wilt leren, anders werkt het eerder verlammend.

Maak een soort blauwdruk zoals je een huis bouwt, hoe meer details je toevoegt hoe helderder het wordt. Dus, wat wil je bereiken? Hoe ziet het eruit als het af is? Waarom is dit belangrijk voor je? Hoe groot is het belang voor anderen? Zijn er nog andere dingen waar je aandacht aan wilt geven? Waarover wil je afspraken maken?

Over het algemeen kunnen we rond de 7 dingen top of mind houden. Maak het dus niet te uitgebreid of bundel het in groepen:

  • Dit jaar nog 2 opleidingen, verkoopdoelen realiseren, project afronden
  • Vandaag taken/acties ordenen en afwerken, offerte voor x versturen, mailbox bijwerken, nieuwe werkwijze goed doornemen

Begin met het einde voor ogen 

  1. Wie of wat heb je daarvoor nodig

De meeste taken kun je zelf doen, soms heb je er anderen voor nodig. Bekijk eerst welke onderdelen remmend kunnen zijn en ga daar de (tegen) acties voor uitzetten. Misschien zijn dit van die keien of kikker klussen die je al een tijdje met je meesleept. Zet de eerste stap om informatie op te vragen, een afspraakje met je collega te plannen of gewoon afspreken dat je een uurtje apart gaat zitten.

Haal de remmende factoren weg 

  1. Bewaak je tijd en tijdslijnen

Tot hier dacht je misschien, ja oké doe ik altijd al. Maar hoe standvastig ben je in je voornemen om ook écht apart te gaan zitten? Wie of wat mag jou storen? Of wil jij die 200% kwaliteit leveren waardoor het vaak langer duurt dan bij een ander?

  • Plan je meest belangrijke acties dan vroeg op de dag en bewaak die tijd scherp. In de loop van de middag heb je weer ruimte om flexibel te zijn.
  • Of zet een ‘tijdslot’ op je activiteit. Bijvoorbeeld ik gun me 2 uur, daarna heb ik een afspraak. Het is ook makkelijker om een tijdslot te bewaken omdat je meestal nog 6 andere uren over hebt voor de andere taken en ad-hoc zaken.

Wees zuinig op je tijd in de ochtend

  1. Niet alles kan en hoeft vandaag

Werk je veel beleids- of project matig dan weet je dat het tijd kost. Er zijn vaak meerdere stappen nodig om tot resultaat te komen. In een meer procesmatige of SCRUM omgeving is het al opgeknipt naar de kleinere stappen en gaat het er vaak over om zoveel mogelijk acties op een dag af te ronden.

Voor beide rollen is het belangrijk om verder vooruit te kijken dan alleen vandaag en je acties op een slimme manier uitsmeren of indelen in de tijd. Door regelmatig vooruit te kijken houd je beter overzicht op je beschikbare tijd en kun je beter de verwachtingen managen.

Plan altijd je keien voor de komende 2-3 weken

  1. Maak van vooruit kijken een routine

Er zijn zoveel onderdelen waarop we dit kunnen toepassen, als je eenmaal hiermee begint ga je andere keuzes maken en groeit je persoonlijk leiderschap.

  • Wanneer is het overleg voor jou waardevol?
  • Welke acties wil je vandaag / deze week af hebben?
  • Welke opleidingen wil je nog gaan doen?
  • Wekelijks agenda onderhoud hoe wil ik de komende 2-4 weken mijn tijd vullen?
  • Welke remmende factoren kan ik op anticiperen?
  • En niet onbelangrijk, hoe ziet jouw volgende vakantie eruit?

Kortom, we hebben zoveel mogelijkheden om de regie te voeren op de werkzaamheden die op een dag langskomen. Geef aandacht aan de zaken waar je wél invloed op hebt en vergroot je persoonlijk leiderschap. Maar bovenal, begin pas als je het eindbeeld goed voor ogen hebt.

Heel veel werkplezier!

Stemknoppen e-mail

Stemknoppen in e-mail

Wil je standaard antwoorden ontvangen gebruik dan stemknoppen in je e-mail

Zeker als je bij grote groepen mensen een keuze neer legt is het een heel karwei om ze later goed uit te sorteren en in te delen. Door de e-mail met stemknoppen te versturen krijg je standaard antwoorden terug die jij makkelijk kunt verwerken.

Maak in een nieuwe e-mail de gewenste stemknoppen aan voor bijvoorbeeld een personeelsuitje zodat ze kunnen kiezen uit zeilen, BBQ of fietsen.

Je bent helemaal slim bezig als je per antwoord een aparte map aanmaakt waar ze met regels naar toe gestuurd worden, dan heb je gelijk de juiste aantallen per gekozen onderdeel in beeld.

Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Stemknoppen e-mail

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Regel CC mail voorwaarden

Regels CC-mails

Met regels CC-mails naar aparte map sturen

CC-mails zijn bedoeld ter informatie. Juist voor mensen die veel cc-mails krijgen haal je de focus weg van je ‘actie’ e-mails als ze allemaal in je postvak-in binnenkomen. Door met regels cc-mails naar een aparte map te sturen splits je ze automatisch uit en haal je tijdwinst met het verwerken van je e-mails.

Heerlijk toch dat je in je postvak dan alleen de mails ziet waar je die dag aandacht aan wilt geven? De ’ter info’ e-mails staan dan automatisch ongelezen in een aparte map map en je ziet aan het aantal achter de map vanzelf hoeveel er nog ongelezen in staan. Nu kun je de map met cc-mails b.v. 1 keer per dag of week scannen en ben je met minimale inspanning en afleiding toch op de hoogte.

Zie hieronder de stappen om het in te stellen.

Zoals je ziet bij in het 1e scherm van regel maken kun je regels voor nog veel meer onderdelen gebruiken (b.v. vaste afzender, vast onderwerp etc. etc).

Tip! Stuur je regelmatig vergaderverzoeken voor (grotere) groepen? Maak dan een regel met in het onderwerp geaccepteerd alle geaccepteerde vergaderverzoeken kun je óf gelijk naar de map verwijderde items sturen, of in een aparte map. Staan ze in een aparte map dan kun je evt. nog scannen of er tekst is terug gekoppeld.

Regels CC-mails voorwaarden Regels cc-mails actie regels cc-mails uitzondering

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

dubbel werk

Dubbel werk waarom zou je?

dubbel werk

In een productie omgeving worden alle vormen van dubbel werk of onnodige handelingen zo snel mogelijk uit het proces gehaald. Ook in administratieve omgevingen wordt Lean steeds vaker toegepast om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Daarnaast heb je jezelf misschien ook een aantal werkgewoonten eigen gemaakt waar onbewust dubbel werk in zit. Niet voor niets een van de eerste onderwerpen in de PEP® training: voorkom herhaling. Als het maar vaak genoeg op een dag voorkomt kun je zelfs met het verminderen van de kleinste dubbele handelingen veel tijd besparen. Als je er bewust op gaat letten zal je steeds meer dubbele of onnodige handelingen herkennen.

Welke van deze 10 voorbeelden kun jij gebruiken om dubbel werk te voorkomen?

  1. Heb je al lijm aan je vingers bij E-mail behandelen?
    Voor de meeste functies is het voldoende om 2-3 keer per dag je mail te behandelen. Laat je niet verleiden en zet de pop-up in outlook uit en natuurlijk ook je melding op je telefoon. Is de actie uit de mail pas over enkele dagen nodig? Maak er dan een taak van of zet hem in je klantensysteem of Planbord op de datum waarop je ermee aan de slag wilt. Behandel iedere mail met lijm aan je vingers en maak de keuze:
    doe ik het nu (klaar), doe ik het later (taak), delegeer ik het (evt. taak met follow-up) of delete ik het.
  2. E-mail op je telefoon afhandelen?
    Het lijkt zo efficiënt om even snel tussen de vergaderingen door de e-mail op je telefoon te behandelen. Toch valt het vaak tegen. Je bent net niet de info bij de hand, moet er eigenlijk een taak van maken of nog archiveren in je klantenbestand of online archief.
    Als je het toch doet, gooi dan in ieder geval de afgehandelde mail gelijk weg of bewaar het in een Outlook map als dat nodig is. Voorkomt in ieder geval weer dubbel werk als je terug bent op je werkplek.
  3. Hoe vaak herschrijf je jouw To-do lijst?
    Een to-do lijst of taken lijst is heel waardevol, zo hou je ruimte in je hoofd om na te denken. Werk je met een klantensysteem dan is je startpagina met activiteiten /dossiers je ‘to do’ lijst geworden. Regelmatig zie ik nog mensen die de acties ook op een briefje schrijven of in hun hoofd bewaren. Meestal omdat de volgorde van de lijst niet klopt. Investeer dan liever 5 minuten per dag om je volgorde van de ‘digitale’ lijst aan te passen naar de juiste start/plandatum in plaats van dubbelle lijsten en moeilijker terugvinden.
  4. Welke dagelijkse web pagina’s openen je nog handmatig?
    We werken steeds meer in online omgevingen. De ene keer moet je naar een website van een samenwerkende partij, de andere keer zit je op intranet of werk je in cloud omgevingen zoals Sharepoint of Groepen. Natuurlijk kun je iedere keer de site zoeken of in een Groep bladeren door een mappenstructuur tot je op het juiste niveau bent. Bespaar tijd door pagina’s die je veel gebruikt automatisch te laten opstarten of in je favorieten lijst te zetten.
  5. Druk je de spellingcontrole klakkeloos weg?
    Veel mensen gebruiken een automatische spelling controle, bijvoorbeeld bij het typen van een e-mails. Zo voorkom je kleine typefoutjes. Sommige woorden worden echter niet herkend omdat ze te vakinhoudelijk zijn. In plaats van ‘negeren’ is het slimmer om te kiezen voor ‘toevoegen aan woordenlijst zodat ze de volgende keer wel herkend worden op de juiste spelwijze.
  6. Staan de agenda herinneringen die je niet nodig hebt al uit?
    Een herinnering op je agenda item voor een afspraak is vaak handig. Het helpt je om een los te komen van je werk, spullen te pakken misschien nog een kop koffie en dan op tijd starten. Maar in je agenda staan ook zaken waar je nooit een herinnering voor nodig hebt. Denk aan roostervrij of bepaalde geplande routine taken. Zet op dit soort reeksen je herinnering op ‘geen’ dan hoef je hem ook niet te verwijderen.
  7. Hoe vaak komen jouw Outlook agenda herinneringen in beeld?
    Een herinnering is vooral effectief als je er ook iets mee doet. Veel mensen laten hem als reminder nog dagenlang staan. Tel eens hoe vaak je de melding hebt weggedrukt als hij iedere 5 minuten opkomt. Leer jezelf aan om de herinnering direct af te handelen of plan je agenda item direct op een nieuw moment dat wel realistisch is. Toch een langere termijn taak geworden? Voeg hem dan toe aan je takenlijst.
  8. Kies je de lange of korte route om naar veel gebruikte mappen te gaan?
    Bij veel bedrijven is de mappen structuur in de verkenner (g-schijf, p-schijf etc.) groot. Meestal gebruik je een beperkt aantal mappen heel vaak en kun je ze naar de favorieten slepen. Loop je toch liever door de ‘boomstructuur’ type dan de eerste letters van je map naam om er snel naartoe te gaan.
  9. Veel gebruikte bestanden pinnen aan de taakbalk
    Bepaalde documenten blijf je het hele jaar door gebruiken. Bijvoorbeeld een excel actielijst van een vast overleg, een rooster voor het hele jaar of bepaalde sjablonen die je veel nodig hebt. Je kunt zo’n bestand makkelijk pinnen aan de taakbalk werkt ook super voor bestanden die in Teams staan, of in een online documenten systeem zoals Sharepoint etc.
  10. Stuur je nog documenten/lijstjes rond?
    Nog regelmatig mailt men documenten of lijstjes rond. Zelfs als mensen iets moeten invullen of redigeren. Met een beetje pech is het document dan op 8 plaatsen opgeslagen en krijgt de verzender 8 versies terug waar 1 aangepaste versie van gemaakt moet worden. Een link naar het brondbestand of de map met verzoek om in te vullen of aan te passen is veel efficiënter. Zowel in Word als Excel kun je wijzigingen bijhouden aanzetten en opmerkingen toevoegen (tabblad controleren).  Bij een terugkerende vergadering kun je trouwens ook mooi een link naar de map met stukken/verslagen in de uitnodiging zetten, hoef je het ook niet meer te mailen.

Wellicht heb je al lezend nog andere gewoontes ontdekt waarin jij dubbel werk doet of toelaat door je omgeving. Veel zijn direct op te lossen door je systemen slim in te richten, een aantal moet je met elkaar afstemmen. Hoe klein en onbenullig het soms ook lijkt, je zult merken dat de tijd die je nu investeert je rust en ruimte geeft om die dingen op te pakken die er echt toe doen.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Spellingcontrole

Spellingcontrole: vakinhoudelijk woorden toevoegen

Spellingcontrole: een waardevol instrument

Natuurlijk haal je met de spellingcontrole niet alle fouten eruit. Je kunt een bestaand woord typen dat helemaal niet zo bedoeld was in die zin. Maar juist voor de kleine typefouten is het bijzonder waardevol en kun je efficiënter werken als je geholpen wordt ze er snel uit te filteren.

Nu zijn er ook vakinhoudelijke woorden die je in je bedrijf veel gebruikt maar de spellingcontrole ze niet kent. Hierdoor worden ze als ‘fout’ markeert. Als je de tekst niet met de vervelende rode kringeltjes wilt versturen moet je ze toch allemaal handmatig accepteren.  Zonde van je tijd, want je wilt ze eigenlijk alleen zien als je echt een foutje hebt gemaakt. Nu ben je eigenlijk onnodig en dubbel werk aan het doen.

Voeg vakinhoudelijke woorden toe aan je spellingcontrole

Door ze toe te voegen aan je woordenlijst worden ze alleen gemarkeerd als je ze ook daadwerkelijk fout hebt getypt.

Het mooie is dat Office je spellingcontrole nu op alle onderdelen aanpast dus je ziet dit nu terug in Outlook, Word, Excel, Power Point ongeacht in welke van deze programma’s je het hebt toegevoegd. Zo kun je in alle office onderdelen slimmer werken

Spellingcontrole

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Agenda planning

Agenda planning klopt toch nooit

Agenda planningHeb jij dat ook, dat je jezelf van alles voorneemt, misschien zelfs netjes een agenda planning hebt gemaakt en uiteindelijk aan het einde van de dag alles weer moet verschuiven? Balen en het lijkt zo zinloos als je voor je gevoel meer aan het schuiven bent dan daadwerkelijk aan het uitvoeren.

Maar ja, helemaal stoppen met plannen werkte ook niet, toen zat je nog te veel in je eigen tijd te werken of kreeg je continue vragen wat de status was. Die onnodige vragen leggen alleen maar druk op en kosten je ook veel tijd.

Pas als je doorhebt waardoor je agenda planning (iedere keer) niet klopt kun je het veranderen.

5 valkuilen waarom een agenda planning niet werkt:

  1. Terugkerende werkzaamheden niet gepland
    Iedereen heeft in zijn functie wel een aantal zaken die regelmatig terugkomen. Iedere ochtend een dagstart, 2-3 keer per dag je mail bijwerken, iedere maand een rapportage opleveren, 2-wekelijkse bila etc. Zodra het een afspraak met anderen is staat hij al in je agenda. Maar juist die voorbereiding voor een overleg, de reistijd ernaartoe, de uitwerkingen van de actiepunten, terugbelnotities, speciale activiteiten die op vast momenten in je CRM systeem (Siebel, zaaksysteem, HR portaal etc). komen kunnen je opbreken. Zeker als het activiteiten zijn die maar eens per week, maand of kwartaal komen hebben dan toch flinke impact op je beschikbare tijd.

Zet al je terugkerende activiteiten goed in je agenda (evt met status voorlopig bezet)

  1. Onvoldoende zicht op je taken voor deze dag
    Had je net een mooie agenda planning gemaakt, schiet je ineens iets belangrijks te binnen dat vandaag ook nog moet. Je kunt pas echt een goede planning maken als je een totaal overzicht heb op je activiteiten. Ik bedoel hier vooral alles wat er al is.
    Dus; werk je mailbox bij en zet het in een takenlijst of CRM systeem op een realistische datum, schrijf ook alles op wat er in je hoofd zit, blader nog even terug in je agenda of er nog andere losse eindjes zijn en maak dán pas je planning.

     Zonder goed overzicht op je taken is je planning moeilijk te maken

  1. Te positief plannen
    Het voordeel van takenlijsten of CRM systemen is dat je niets meer kunt vergeten. Het grote nadeel is dat iedere taak 1 regel is. Maar de ene regel handel je in 5 minuten af, de andere kost je misschien wel een uur of langer. Hoe groter de taak wordt, hoe moeilijker de tijd in te schatten. Een planning maken op alleen maar de regels in een takenlijst is vrijwel kansloos. Visualiseer je planning altijd in je agenda, maak de tijdsblokken eventueel met een kleurcategorie. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd je nog overhoudt. De grote keien plan je per stuk, het zand en water is handiger in een blokje te bundelen. Schat je de tijd altijd te positief? Rond het dan af naar boven.

      In je hoofd past alles, visualiseer in je agenda om écht goed in te delen. 

  1. Je mist ruimte om flexibel te zijn
    Hou jij ook zo van de variatie in je werk? Niet precies weten wat er op een dag op je afkomt en daar toch handig op inspelen? Even je collega helpen zodat die ook verder kan? Of gewoon samen een bak koffie drinken en brainstormen.
    We hebben allemaal ‘luchtige’ momenten nodig om daarna weer met goede creatieve oplossingen te komen. Bouw iedere dag wat ruimte in om flexibel te kunnen blijven. Je kunt bijvoorbeeld een uur reserveren voor de lunch, dan heb je al een half uur buffer in de ochtend. Of reserveer aan het einde van de dag een uurtje ‘onvoorzien’. Zo heb je op de dag 12,5% van je tijd flexibel gehouden. Je kunt ook gewoon een paar halfuurtjes leeg laten. Heb je het niet nodig gehad? Er ligt vast wel iets voor morgen waar je al mee kunt starten of vandaag een half uurtje eerder naar huis is toch ook prima?

      De meest flexibele beheerst het systeem

  1. Anderen gaan voor op jouw afspraken / voornemens
    Dit is misschien wel de lastigste. Waar leg je de grens tussen flexibel zijn en focus houden op je eigen taken en verantwoordelijkheden. Aangezien jij de enige bent die inzicht heeft op jouw taken ben jij degene die de prioriteiten moet stellen. Misschien vind je het lastig om nee te zeggen. Gelukkig heb je er net voor gezorgd dat je op veel dagen al de nodige flexibiliteit hebt.
    Benoem voor jezelf enkele basisnormen waar jij je grenzen wilt leggen. Denk aan:
    • Korte vragen 2-5 minuten beantwoord ik direct
    • Ik vraag altijd door; wanneer heb je het nodig? Hoe lang weet je dit al?
    • Ja, ik wil je helpen, vanmiddag rond 16:00 uur maak ik tijd voor je
    • Klantvragen neem ik altijd aan; ook daar mag ik doorvragen of naar een specifiek moment verwijzen om het verder op te pakken
    • Als ik echt iets in alle rust moet uitwerken ga ik apart zitten (en nee, ik hoef dan geen koffie, die haal ik zelf wel)

Voor iedere rol is een vorm van agenda planning nodig. Zeker als anderen afspraken met je plannen (vergaderingen, klantgesprekken) is het belangrijk om je agenda goed te vullen. Zo weten zij ook waar in de toekomst nog ruimte is. Een te strakke agenda planning knelt en maakt dat je ermee stopt, dus hou het realistisch en flexibel, maar blijf trouw aan je eigen normen om de juiste prioriteiten te stellen.

Heel veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Actielijst

Werken met goede actielijst Outlook of Siebel – deel 2

 

ActielijstJe werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.

Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2

Bundel activiteiten

Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.

Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.

Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.

Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.

Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.

Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.

Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.

Vooruit kijken

De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.

Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.

Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.

Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.

Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.

Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.

Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.

Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.

Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).

Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.

Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.

 Veel werkplezier!

Zoeken in outlook taken

Zoeken in outlook taken

Net als het zoeken in e-mail en agenda kun je ook zoeken in outlook taken

Ga naar het totaal overzicht van je takenlijst (CTRL +4) en klik rechtsboven in het zoekveld of type CTLR+E. Net als bij je mail en agenda verschijnt het extra tabblad ‘hulpmiddelen voor zoeken’.

Vaak vind je de taak al door een zoekwoord op te geven.
Heb je nog te veel hits, verfijn je zoeken dan met een van de knoppen.
bijvoorbeeld: categorie, urgentie, wanneer je voor het laatst gewijzigd hebt (periode).

Onder de knop ‘meer’ vind je nog een lijst met veel voorkomende zoekcriteria.
Bijvoorbeeld onderwerp regel, bijlage etc.
Zodra je een criteria toevoegt uit de lijst ‘meer’ komt er een extra zoekveld waar je jouw gegevens kunt invullen.
Dit zoekveld blijft ook voor latere zoekacties staan tot je hem weer met het kruisje verwijderd.

Zoeken in outlook taken

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips