Met de status afspraak geef je duidelijkheid wat men kan verwachten.

Bij het opvoeren van een agenda item zet Outlook de status van het item standaard op ‘bezet‘.

Vaak klopt dit, maar zeker bij (rooster)vrij is het verstandig om de status afspraak op ‘niet aanwezig‘ te zetten. Er komt dan een paarse streep langs je agenda afspraak of, als je voor de hele dag hebt gekozen een paarse waas over de hele dag.

Wil je duidelijk aangeven welke afspraken (voor bureauwerk) onderhandelbaar zijn en eventueel verzet kunnen worden?
Kies dan voor ‘voorlopig bezet‘.

Is het puur een reminder voor jezelf? Gebruik taken, of zet de status op ‘vrij‘ (beschikbaar om nog iets te plannen).

Werk je thuis en ben je wel beschikbaar voor afspraken via Teams maar niet op kantoor? Zet dan de status op werkt ergens anders. Zo kunnen overleggen toch doorgaan zonder dat je naar kantoor hoeft.

Heb je de nodige repeterende afspraken? Bijvoorbeeld een vaste thuiswerkdag, of vaste roostervrije dagen? Dan geldt de status voor de hele reeks, ook als je het maar op 1 plek hebt aangepast.

Hoe beter je de status vult, hoe duidelijker je bent naar je omgeving waar nog wel/geen ruimte is. iedereen binnen jouw bedrijf die bij de planningsassistent kijkt ziet de status van je agenda items. Dat voorkomt een hoop gedoe met afstemmen. Verder maakt Teams gebruik van je status van de agenda om je beschikbaarheid aan te geven. Fijn want dan wordt je bij afspraken of concentratie klussen niet iedere keer gestoord.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips