Tag archieven: tijdwinst

slim-email gebruik

Na je vakantie binnen een uur je e-mail op orde

Eindelijk een keer een paar weken vrij, lekker los komen van je werk. Toch begint het bij veel mensen in de laatste vakantie dagen alweer te kriebelen. Hoe staat het met het project? Zijn er veel reacties binnengekomen? Heb ik weer enkele honderden mailtjes te verwerken of valt het mee deze keer? Hoe krijg ik deze keer de e-mail op orde?

3 manieren om je mailbox bij te werken na de vakantie:

1.    Iedere mail een voor een bekijken. Heb je er maar 20 of 50 binnen gekregen kan het nog een optie zijn, maar eigenlijk is dit per definitie de meest bewerkelijke methode zonder dat het extra rendement oplevert.

2.    Alle mail in een tijdelijke map ‘vakantie’ zetten en niet meer naar kijken. Heel veel mail die tijdens de vakantie is binnengekomen is allang achterhaald. Of ze hebben al een collega van je gemaild omdat het in je afwezigheid assistent stond.

Op zich is dit een hele effectieve methode. Je kunt eventueel de mailtjes van de laatste 2-3 dagen scannen en anders merk je de komende week wel of je nog iets moet opzoeken uit je tijdelijke map.

3.    Groepsgewijs de mail beoordelen. Persoonlijk vind ik deze het prettigst. Gaat lekker snel en toch het idee dat ik ‘controle’ hou. Daarom hieronder deze methode verder uitgelegd en heb jij ook binnen een uur je e-mail op orde.

 Weergave in kolommen om snel op te schonen

Zorg dat je e-mail indeling in kolommen zichtbaar is (tabblad beeld – weergave enkel) en het voorbeeld van bericht uit staat (tabblad beeld). Bekijk eventueel deze video.

e-mail op orde via sorteren

Sorteer eerst op soort e-mail door op pictogram te klikken:

  • Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
  • Ga met CTRL+END helemaal naar beneden.
  • Verwerk eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
  • Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.
  • Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven: Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

Sorteer dan op afzender:

Focus je eerst op urgente en niet urgente afzenders

  • Kijk groepsgewijs welke mailtjes onbelangrijk zijn / nog te lezen (nieuwsbrieven, interne nieuws berichten etc.) verwijder ze of sleep ze naar een map nog te lezen. Dat kan in de loop van de week ook nog wel.
  • Check of er van bepaalde personen mails met hoge urgentie zijn binnen gekomen. Markeer ze met een vlag (klik rechts op vlag) en kies voor vandaag of morgen zodat ze bovenaan in je Outlook takenlijst komen te staan.

Sorteer dan op onderwerp:

Focus je op meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

  • Kijk groepsgewijs welke onderwerpen achterhaald zijn en je gelijk al kunt verwijderen.
  • Behandel groepsgewijs de onderwerpen waar meerdere mailtjes over gaan. Oude mails uit de ketting kun je gelijk al verwijderen als er geen bijlagen bij zitten.
  • Markeer de e-mails die nog een actie zijn met een vlag (klik rechts op vlag , klik op aangepast en kies een goede datum na morgen)
  • Berg de rest van de e-mail op of gooi ze weg.

Zijn het er nog veel? Sorteer nog een keer op afzender om die groepsgewijs te verwerken.

Heel veel werkplezier!

multitaksen multitasking

Multitasken hoe goed kan jij het?

Aantal woorden 938, gemiddelde leestijd 3,5 minuten of 50 seconden als je alleen de vette regels scant. 

multitasken multitasking

Hoe goed kan jij multitasken? En wat is dat dan eigenlijk? Een snelle zoektocht op internet leert dat multitasking uit de computerwereld komt en een methode is om één processor schijnbaar meerdere taken tegelijkertijd te laten uitvoeren. Die ene processor doet dat overigens niet echt tegelijkertijd, maar heeft de gave om enorm snel te switchen van het een naar het ander.

 

Waarom wij denken dat we wel kunnen multitasken

Ook jij kan prima multitasken. Je doet het zelfs op dit moment. Je haalt adem, verwerkt je voeding, wiebelt misschien met je voet, pompt bloed rond en bent ook dit geïnteresseerd aan het lezen. Allemaal processen die tegelijkertijd lopen. Maar, een groot aantal hiervan doe je op een onbewust niveau, zonder dat je daar de aandacht bij hoeft te houden. En daar zit mij de mens nu juist het crux, hoeveel en welke taken kun je eigenlijk probleemloos tegelijkertijd uitvoeren?

Zuivere routine taken waar je niet (meer) over na hoeft te denken heb je geleerd met elkaar te combineren. Na een beetje training heb je de auto leren bedienen én kun je anticiperen op het verkeer. Al bellend met een klant maak je de aantekeningen van het gesprek. Als je veel typt hoef je niet meer te zoeken naar de letters op je toetsenbord. En zo heb je vast nog meer praktijk voorbeelden.

Het gaat vooral mis als je taken combineert waar je bewust aandacht aan moet geven. Rijd je met je auto een vreemde wijk in waar omleidingen zijn dan gaat de radio zachter, stop je met praten met je passagier en wil je de volle aandacht aan de weg geven. Ook tijdens het telefoongesprek met de klant kun je niet als letterlijk meeschrijven, en heb je weer even de volle aandacht nodig om goede vervolgvragen te stellen. Wil je nieuwe toetsenbord vaardigheden leren dan kost dat in het begin veel tijd, tot je het ‘geautomatiseerd’ hebt.

Waarom wij niet echt kunnen multitasken

Zodra je meerdere bewuste taken met elkaar gaat combineren blijkt dat je niet meer aan het multitasken bent, maar continu switcht van de ene taak naar de andere. Het resultaat in de praktijk is dan:

  • 2 bewuste taken combineren kost gemiddeld 1,5 keer zoveel tijd, switchen kost tijd.
  • Je mist stukken van de taak waar je aandacht even van af is
  • De kans dat je fouten maakt of slordiger werkt wordt groter
  • Het kost je uiteindelijk veel meer energie
  • Je krijgt last van het ‘stroop-effect’ in je brein (de makkelijkste taak gaat voor)

Er zijn legio multitask testjes op internet, probeer deze maar eens:

Benoem zo snel mogelijk de kleuren hardop

multitasken test

 

 

 

 

 

 

 

 

Best lastig he? Je brein moet bewust wisselen tussen het lezen van het woord en het benoemen van de kleur. Nu is dit nog relatief makkelijk en zou je kunnen trainen zoals blindtypen en de auto bedienen maar je kunt je dus voorstellen wat het met je doet als het complexer wordt.

Probeer dus zo min mogelijk taken die echt je aandacht verdienen met elkaar te combineren. Ofwel ga singletasken. Natuurlijk komen er op een werkdag altijd interrupties langs die je niet in de hand hebt. Maar multitasken is een keuze die jij maakt of onbewust ‘georganiseerd’ hebt. In deze video van ruim 6 minuten leggen 2 hoogleraren uit hoe je er zelfs verslaafd aan kunt raken. Best lastig dus om van dat multitasken af te komen.

6 tips om meer rust te krijgen door te singletasken

  1. Zet zoveel mogelijk pop-ups, meldingen en geluidjes uit. Dat geldt voor de e-mail pop-up, maar ook voor alle social media. Je vindt deze meestal bij instellingen, accountinstellingen. Wist je trouwens dat je per whats app groep kunt instellen of je een melding moet krijgen? (klik op de groepsnaam voor de instellingen per groep)
  2. Zorg voor een overzichtelijk en opgeruimde werkplek. Alle briefjes en stapeltjes vragen onbewust aandacht waardoor je van het een naar het ander kunt hoppen. Leg je mobiel ook niet prominent op je bureau, maar alleen op gehoor afstand.
  3. Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Stel jezelf de vraag: wat wordt mijn volgende stap? Zo check je of je nu alle stappen gezet hebt voor je de taak weer doorzet naar het volgende moment en switcht naar iets anders.
  4. Internet is een verleidelijke zoekmachine. Als je tijdens het zoeken iets anders tegenkomt ben je zo geneigd om daar op door te gaan. Kies een vaste plek waar je ideeën en inspiratie opslaat zodat je die later weer kunt oppakken. Een mooi hulpmiddel is OneNote notities. Met windows key + N krijg je gelijk een nieuw notitieveld die automatisch bij je losse notities in je persoonlijk notitieblok wordt opgeslagen.
  5. Heb je specifieke taken waarbij je extra moet concentreren? Plan enkele concentratie blokken waarbij je ook echt alle afleiders blokt. Zeg dat ook tegen je collega’s en kom na 1,5-2 uur weer bovenwater om je brein weer even wat luchtiger werk te geven.
  6. Train je bewustzijn wanneer je multitakst. Zodra je bewust bent wanneer en waardoor je in de verleiding van multitasken schiet kun je gericht op zoek hoe je dat kunt verminderen.

Hoewel het logisch lijkt om werkzaamheden te combineren of lege momenten op te vullen met andere taken blijkt dat singletasken toch meer rust en tijdwinst oplevert. Train jezelf in dingen die je onbewust kunt gaan doen (blind typen, auto bedienen) zodat je die wel kunt combineren met klussen waarbij je echt je aandacht nodig hebt (goede verslaglegging, verkeerssituaties overzien). Niet alleen je kwaliteit van werk maar ook je kwaliteit van leven gaat omhoog.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Automatisch aanvullen tekst

Automatisch aanvullen van tekst

Automatisch aanvullen van veel gebruikte woorden en zinnen

Heb je standaard zinnen die je vaak gebruikt in de afsluiting van een mail of brief?
Je kunt zelf een korte code maken om de hele zin automatisch aan te vullen. Ook handig voor vaktermen, functienamen of specifieke woorden waar je vaak een typefout in maakt. Je kunt de codering of in Word, Outlook, Excel of Power Point maken en daarna in alle vier de programma’s gebruiken.

Automatisch aanvullen tekst

Tips:

  • Een code bestaat uit 1 woord of afkorting die voor jou logisch is
  • Begin de code met een teken b.v. #acc vervangen voor Aware Consultancy & Coaching. Dit voorkomt dat woorden die met acc beginnen gelijk vervangen worden door Aware Consultancy & Coaching én je eigen codes staan boven aan in de lijst.
  • Langere zinnen of tekstblokken met speciale opmaak kun je beter eerst typen in Word, dan selecteren en dan via Bestand, Opties, Controle, autocorrectie toevoegen. De gewenste tekst staat dan al standaard in het vak ‘door’ en hoef je alleen nog de code mee te geven.
  • Eigen gemaakte codes vind je weer terug in de lijst. Je kunt ze wel verwijderen en opnieuw maken, niet aanpassen.

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips