Tag archieven: verkenner

verandert jouw werk

Verandert jouw werk?

verandert jouw werk

Steeds meer bedrijven maken gebruik van de technologische mogelijkheden. Van digitaal archiveren tot automatiseren van verschillende handelingen. Verandert jouw werk ook door al deze ontwikkelingen?  Of wil je juist zelf een aantal veranderingen doorvoeren?

 

Verandert jouw werk? Zo sluit jouw werkorganisatie weer snel aan op de gewenste of nieuwe situatie.

Nieuwe doelen, nieuwe kansen

Eigenlijk draait slimmer werken vooral om bepalen wat je belangrijk vindt in je werk/privé, keuzes maken en tijdig je grenzen aangeven. Soms is dat door de tijd een beetje vervaagd en zijn er nieuwe ‘normen’ ingeslopen. Zo gebruik je wellicht een deel van je roostervrije dag om bij te werken, doe je thuis meer dan eigenlijk goed voor je is of doe je gewoon een aantal extra taken omdat je het nu eenmaal altijd hebt gedaan.

Het begin van een nieuwe werksituatie is een mooi moment om hier ook weer je eigen invulling aan te geven. Bedenk tijdig voor jezelf welke doelen jij nastreeft, hoe je de balans werk/privé wilt hebben en welke stappen je nu al kunt zetten.

In een nieuwe rol heb je weer ruimte om je eigen regie te kiezen

Oude informatie opruimen

Al ver voor je in de nieuwe werksituatie komt kun je beginnen met opruimen. Net als bij verhuizen is het makkelijker als je niet alles op het laatst hoeft te doen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt of inmiddels op een centrale plek staat.

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Een hoofdmap ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2016’ of ‘oude functie’ is superhandig om de submappen onder te hangen die je straks niet meer nodig hebt. Zo hou je overzicht op de mappen die wel actueel zijn en kun je snel je laatste opruimingsslag maken. Is je bureaublad overigens al schoon?

Bewaar niet te veel zaken ‘voor het geval je collega’s het handig vinden’, zij hebben vaak al hun eigen methode.

Openstaande acties afsluiten, afronden of overdragen

Een keer komt het punt dat je activiteitenlijst leeg moet. Sommige acties zijn niet meer zinvol, anderen heb je afgerond of kun je overdragen. Het is net als ‘op vakantie gaan’ waardoor het grootste deel van deze checklist bruikbaar is.

Hoe goed je het ook wilde regelen, er blijven altijd wel wat acties open die je moet overdragen. Werk je met Outlook taken dan kun je jouw taak eenvoudig doorsturen naar je collega. Werk je met een CRM systeem zoals Siebel dan kun je de activiteit op naam van een collega zetten. Stem ook even met je collega af op welke startdatum je ze zet.

Zorg voor een goede overdracht met een actuele actielijst

Nieuwe routines in je agenda

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen etc. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk in je agenda. Kijk ook welke vergaderingen je hebt en zet eventueel repeterende afspraken voor de benodigde voorbereiding/uitwerktijd in je agenda.

Wil je vanaf nu beter je grenzen bewaken? Reserveer dan gelijk tijd voor mail, lunch, stukken lezen en welke dagen je op tijd naar huis moet voor bijvoorbeeld de kinderen.

Kies gelijk de juiste status (afwezig, bezet, voorlopig bezet, vrij), wel of geen herinnering en eventueel een kleur categorie.

Met een goede basis in je agenda kun je sneller bepalen hoeveel tijd je over hebt

Slimme systeem inrichtingen om snel te werken

Door de jaren heen heb je de nodige handigheidjes toegepast om snel te kunnen werken. Denk aan pinnen van bestanden, favoriete mappen in verkenner, favorieten in explorer, internet pagina’s automatisch laten opstarten en nog wat andere handigheidjes.

Zorg dat je op de automatische piloot je systeem bediend, dan heb je weer ruimte in je hoofd voor het leukere werk

De wereld om ons heen blijft veranderen, hoe meer je kunt terugvallen op een aantal goede werkgewoontes, hoe makkelijker je meebeweegt. Ook als je werk (nog) niet veranderd, zijn bovenstaande stappen handig om 1-2 keer per jaar te doorlopen.

Veel werkplezier!

 

Minder klikken en typen

Minder klikken en typen

Compouter vaardighedenTijdens een lunchwandeling zei een goede bekende tegen me “ik wil nog een product ontwikkelen en het hoeft maar 1 cent winst op te leveren” waarop ik hem vragend aankeek “maar wel iedere dag door iedere Chinees gekocht wordt”.

Het zit ‘m in de wet van de grote aantallen, ook in het gebruik van je systemen. Als je relatief kleine verbeteringen, meerdere keren per dag of week, toepast ga je echt tijdwinst ervaren en werk je met minder moeite.

10 slimme systeem vaardigheden zodat jij ook minder hoeft te klikken en typen.

15 Sneltoetsen die je overal kunt gebruiken

Bij het invoeren van gegevens varieer je vaak tussen toetsenbord en muis. Leer meer toetsenbord functies zodat je niet alleen sneller werkt, maar ook minder kans hebt op een muisarm.
Check welke sneltoetsen je nog niet gebruikt en voeg iedere week een nieuwe toe. Overigens zweef met je muis over een knop (bijvoorbeeld knop plakken) en je ziet de bijbehorende sneltoets.

Slim tekst bewerken in Word (en vaak ook Outlook)

We typen wat af. Verslagen, rapporten en toelichtingen maakt men vaak in Word. Veel van die tekstverwerkingsfuncties kun je ook in Outlook toepassen.
Weet jij al hoe je snel een heel woord verwijdert, naar het einde van de zin gaat, begin van het document of een hele alinea selecteert? Ook hier kun je weer stap voor stap de waardevolle tekstverwerkingsfuncties eigen maken.

Rechtermuis knop

Wil je iets toevoegen, verwijderen, veranderen? In plaats van het lint/menu balk gebruiken vindt je in 8 van de 10 keer jouw gewenste actie in de dynamische mini-menu balk achter de rechtermuisknop. Je kunt hem straffeloos overal aanklikken en ervaar wat het je oplevert.

Je kunt ook kopiëren met je rechtermuisknop. Denk aan een stuk tekst, e-mail, agenda item. Sleep deze met rechtermuisknop naar de gewenste plek, laat je muis los en kies kopiëren (slepen met linker muisknop is verplaatsen).

Werkbalk snelle toegang (Outlook, Word, Excel)

Bij alle Office programma’s staat in het lint onder tabblad start de meest gebruikte functies voor dat programma. Boven het lint staat de werkbalk snelle toegang. Een handige mini-menu balk die je zelf kunt samenstellen met functieknoppen die je vaak gebruikt en niet in het tabblad start staan.
Denk aan de knop: opslaan, opslaan als, afdrukvoorbeeld, snel afdrukken, titels blokkeren (Excel), spelling controle etc.

Automatisch aanvullen van tekst

Heb je standaard woorden, zinnen of tekstblokken die je vaak gebruikt in een mail of brief? Je kunt zelf een korte code maken om de hele zin automatisch aan te vullen. Ook handig voor specifieke vaktermen, functienamen of specifieke woorden waarin je vaak hetzelfde typefout maakt. Je kunt de codering in Word, Outlook, Excel of Power Point maken en zijn in alle vier de programma’s dan te gebruiken.

Outlook handtekening

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekening voor externe e-mail. Gaat 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.
Gaat 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in. Bij iedere e-mail kun je alsnog voor een andere handtekening kiezen.

Outlook e-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team regelmatig dezelfde e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs bijlagen of hyperlinks in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met jouw eigen handtekening. Nu hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om in de verkenner een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

Pinnen van bestanden

Met pinnen van bestanden maak je snelkoppelingen naar bestanden (Word, Excel) die je regelmatig gebruikt. Het kunnen bestanden zijn in je verkenner (P-schijf, G-schijf etc.) maar ook op het intranet/internet. Het woord snelkoppeling zegt eigenlijk al dat het een super snelle route is. Je bent in 2 kliks bij het bestand en hebt altijd de meest recente versie!
Denk aan: (vakantie)roosters, actielijsten in Excel, briefsjablonen, werkwijzen, portefeuille overzichten etc.

Wellicht heb je al een paar keer gedacht, ach dat hoeft niet, ik vind het toch wel. Bepaal je winst door: (aantal kliks huidige manier – 2 kliks nieuwe manier)* aantal keren per week.
Wanneer ben jij tevreden? Bij 10, 20 of 50 kliks winst?

Favorieten in verkenner

Wil je vaak naar een specifieke plek op de P-schijf of G-schijf? Dan is een snelkoppeling in de verkenner te maken door de map in favorieten te slepen.
Denk aan mappen voor: team/afdeling, tijdelijk opslag van documenten die je in een CRM systeem koppelt (zoals Siebel), overlegstructuren waar je bij zit etc.

Spelling controle uitbreiden met jouw termen

Natuurlijk wil jij je e-mails en brieven zo netjes mogelijk versturen. De spelling en grammatica controle helpt je daarbij. Gebruik je veel vaktermen die niet herkent worden? Kies dan niet voor negeren maar toevoegen aan woordenlijst. In een paar weken tijd heb je de meeste bijzondere woorden gehad en helpt de spelling controle je daar ook mee.

Slimmer je systeem gebruiken is voor iedereen interessant. Gun jezelf de tijd om het toe te passen en eigen te maken, dat verdien je echt terug. Ook als je denkt, straks heb ik het niet meer nodig of is de link veranderd. Denk aan de wet van de grote aantallen. De link aanpassen is in een seconde gebeurd, ondertussen heb jij al tijd bespaart met al die keren dat je er wel gebruik van hebt gemaakt.

 

bewaren

Bewaren of weggooien

Waar bewaar ik alles?

bewarenIn het digitale tijdperk hebben we bijna onbegrensde bewaar mogelijkheden. Uiteraard heel waardevol voor documenten die je om ‘juridische waarde’ wilt bewaren. Maar geldt dat voor alles wat je bewaart? Of is je archief allang niet meer overzichtelijk en heb je zo’n lange lijst aan mapjes dat je jezelf suf scrolt? Hoe vaak kijk je eigenlijk nog in al je bewaarde gegevens? En vind je ze dan nog terug?

Je hebt vast wel eens gezegd ‘zie je wel, toch goed dat ik alles bewaar’ maar als je heel eerlijk bent bewaar je veel meer dan je eigenlijk ooit nog zult gebruiken.

Zo kan jij slimmer bewaren en terugvinden

Archiveren in een (klanten)database

Veel bedrijven hebben al afspraken wat je waar moet bewaren. Voor gegevens van klanten, medewerkers, leveranciers etc. zijn goede database systemen beschikbaar. Denk aan Siebel, SAP etc. Databases zijn opgebouwd uit unieke velden die je oneindig handig kunt filteren (Query-en) en sorteren. Als je ze goed vult kun je ze zelfs automatisch laten opschonen o.b.v. bijvoorbeeld type of leeftijd. De 1e en belangrijkste stap in archiveren: ken en volg de archiveer afspraken.

Ook het terugvinden gaat dan een stuk makkelijker. Neem bijvoorbeeld Siebel. Daar kun je in het onderdeel bijlagen de documenten sorteren op de verschillende kolommen (naam, type etc.) en onder de query knop kun je verschillende zoek criteria selecteren zoals periode waarin het document is toegevoegd.

Beter nu 30 seconden meer tijd besteden aan goed opslaan dan ieder jaar enkele uren aan uitsplitsen wat je moet bewaren of verwijderen.

Bewaar het bij de bron

Er is steeds meer informatie beschikbaar via een bedrijfssite of projectensite. Die bron aan informatie hoef je al niet meer zelf te bewaren en vaak ‘schoont’ de beheerder oude versies voor je op. Maak wel slim gebruik van de hulpmiddelen door op de voor jou belangrijke plekken een ‘waarschuw mij’ melding in te stellen, favorieten te maken, veel gebruikte bestanden te pinnen aan de taakbalk en natuurlijk informatie te delen door de pagina URL (hyperlink naar site) te mailen.

Als ik dit nog nodig heb, waar ga ik het dan zoeken?

Netwerk of persoonlijke schijf

Naast bovenstaande gegevens zijn er nog afdelings- of team specifieke gegevens. Denk aan vakantieroosters, vergaderafspraken, beleidsplannen, netwerkgroepen, e-mail sjablonen etc. En tenslotte nog persoonlijke informatie zoals opleidingen, coachgesprekken, verlof, declaraties etc.
Alle informatie die voor iedereen handig is en nog nergens anders staat zet je op een afdelingsschijf. Sleep je veel gebruikte mappen naar de favorieten in de verkenner en veelgebruikte bestanden pin je aan de taakbalk. Informatie kun je makkelijk delen met een hyperlink naar map of bestand. Je persoonlijke gegevens kun je op een eigen schrijf of in outlook mappen zetten.

Deel wat voor iedereen waardevol is.

Leren zoeken in plaats van lange structuren maken

Ieder jaar komt er zoveel digitale informatie bij dat we niet meer alles in een structuur kunnen opslaan. Het scrollen en filteren met je ogen is veel vermoeiender en tijdrovender dan je denkt. Leren zoeken in je systemen zodat de techniek het ‘zware’ werk voor je doet wordt steeds belangrijker. Gebruik je al:

Leer beter zoeken dan hoef je minder te bewaren

Waar begin je met opruimen

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Vaak zijn ze ingehaald door de tijd en niet meer actueel. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Tenslotte kun je de mappenstructuur anders ordenen/bundelen. Een map ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2015’ of ‘tijdelijk bewaren’ is superhandig om overzicht te houden op de mappen die nog wel actueel zijn.

Je presteert beter met een overzichtelijke werkomgeving

Ondanks dat je digitale informatie makkelijk kunt bewaren wil je voorkomen dat je in een oerwoud van ongebruikte archieven belandt. Kritisch zijn op wat je überhaupt nog nodig hebt en waar je het dan kunt vinden voorkomt dat je per jaar uren verliest aan het opbergen en later weer uitsorteren van ongebruikte archieven. Met een slank archief en slimme snelkoppelingen naar de bronbestanden blijft je systeem ook lekker snel voor je werken. 

Veel werkplezier!

zoeken Windows start menu

Snel vinden met zoeken Windows startmenu

Vindt sneller met zoeken Windows startmenu

De hoeveelheid informatie groeit zo sterk dat het steeds belangrijker wordt om slim te leren zoeken. Wellicht gebruik je al het zoeken in de verkenner, uitgebreid zoeken in Outlook e-mail en agenda. Maar kende je het zoeken via het startmenu al?

Met dit hulpmiddel zoek je in een klap in heel je computer en worden de hits in groepen weer gegeven.

  • Klik op de Windows start knop
  • Type je zoekwoord zonder enter te drukken
  • Nu zoekt Windows in de hele computer. Als je wel op enter klikt gaat Windows gelijk verder zoeken in de verkenner.

zoeken Windows startmenu

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

hyperlink naar document

Hyperlink naar document

Slimmer samenwerken door een hyperlink naar document te delen:

Heb je een document waar je samen met je collega’s in wilt werken? Bijvoorbeeld verlofplanning, actielijst bijwerken, review op een document etc.?

De snelste route lijkt dan om het document naar je collega’s te mailen met verzoek om het ingevuld of met opmerkingen terug te sturen. Vervolgens gaat ieder op zijn eigen moment aan de slag, slaan het weer op in een mapje en sturen het via e-mail naar je terug.
Daarna moet jij er weer 1 mooi totaal document van maken. Achteraf blijkt het je toch veel tijd te kosten.

De slimste manier om samen te werken is het linkje naar het document mailen met verzoek om voor bepaalde datum hun feedback te verwerken.

OneDrive of Sharepoint:
Staat het documenten in OneDrive of Sharepoint? Dan is het makkelijk om vanuit die plek een document te delen of de URL te kopiëren en plakken in de mail. Check wel of je ontvanger inderdaad al toegang heeft, anders moet je dat nog even regelen.

Zo maak je een hyperlink naar document in de verkenner:

hyperlink naar document

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

link naar map

Hyperlink naar map

Slimmer samenwerken door een hyperlink naar map te delen:

Bij veel bedrijven is de mappen structuur op het netwerk ofwel in de verkenner vrij groot. Het kost dan ook tijd om de juiste map te vinden. Zeker als je er zelf niet vaak hoeft te zijn. Om het elkaar makkelijker te maken worden de documenten dan maar gemaild zoals de vergaderstukken van een overleg of projectdocumenten die je moet doornemen. Maar waar laat je het dan weer? Een extra map erbij om het in op te slaan maakt het alleen maar onoverzichtelijk. Stuur dan in plaats van de documenten een hyperlink naar map met benodigde documenten.

Zo maak je een hyperlink naar map:

Selecteer het woord in je tekst waarop je de hyperlink wilt maken.
Kies op tabblad invoegen, hyperlink (of Sneltoets CTRL+K)
Klik op icoon van een map en blader naar de gewenste map
Kies OK

Nu heb je een hyperlink naar map gemaakt. Zou je een document selecteren in de betreffende map, dan heb je een hyperlink naar document gemaakt.

Je kunt ook eerst het pad van de map selecteren zoals hieronder in het plaatje is weergegeven.

hyperlink naar map

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Snelle toegang of favorieten in verkenner

Vaak opslaan in een map? Gebruik snelle toegang in verkenner

Als je vaak in een specifieke map iets wilt opslaan is het handig om die map toe te voegen aan Snelle toegang in verkenner. Zo heb je de map met 1 klik beschikbaar.

Sleep een map:
Op het woord Snelle toegang in verkenner dan zie je een blauwe balk over het woord Snelle toegang en komt de map onderaan je lijstje vastgemaakte bestanden.
Tussen mappen die al in snelle toegang staan dan krijg je een zwarte streep en bepaal jij de volgorde.

Let op! 
Sleep je de map op een andere map die al in snelle toegang staat dan wordt de gesleepte map verplaatst! In je archief structuur vind je hem dan op de nieuwe plek.

In plaats van slepen kun je ook met je rechtermuisknop op de map klikken en kiezen voor ‘aan snelle toegang vastmaken’

Verwijderen:
Wil je een map verwijderen uit de favorieten, klik dan met rechts op die map en kies ‘van snelle toegang losmaken’ 

snelle toegang of favorieten in verkenner

Wil je vaker een tip ontvangen volg ons dan ook op facebook

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

E-mail opslaan in verkenner of CRM

Wil je de E-mail opslaan in verkenner of CRM systeem?

Soms is de inhoud van de e-mail zo belangrijk dat je hem wilt bewaren op een plek waar hij voor iedereen toegankelijk blijft.
Bijvoorbeeld in een gezamenlijke map in de verkenner of in een CRM systeem als je de e-mail bij een specifieke klant wilt bewaren. Wil je e-mail opslaan in Siebel (CRM systeem) dan moet je de e-mail eerst op het bureaublad of in de verkenner plaatsen.

Tip! gebruik een vaste map (bv. opslaan in Siebel) voor e-mails die je later in Siebel wilt koppelen en sorteer deze map op datum aflopend. Dan staat de laatst te koppelen e-mail bovenaan.

Eén e-mail opslaan in verkenner
– selecteer de gewenste mail
– F12 (=opslaan als)
– selecteer de doelmap in de verkenner
– pas eventueel de naam aan
Tip! zet veel gebruikte mappen in de favorieten van de verkenner

verkenner e-mail opslaan

 

 

 

 

 

 

 

Meerdere e-mails in zelfde map opslaan
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails
– F12 (=opslaan als)
– selecteer de map in de verkenner

E-mail slepen naar gewenste map
Heb je 2 beeldschermen en veel opschoon werk?
– selecteer de doelmap in de verkenner
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails voor 1 doelmap
– klik op een van de geselecteerde mails en versleep ze allemaal naar de doelmap

E-mail tijdelijk verplaatsen naar bureaublad (bv voor koppeling in CRM systeem)
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails
– klik op een van de geselecteerde mails en versleep naar de button bureaublad (F12 kan ook)
– wacht tot het bureaublad opent en laat ze los op een vrije plaats Tip! zet tijdelijke mail rechts op het bureaublad zodat je na koppeling in het CRM systeem makkelijk kunt verwijderen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips