Aantal woorden 938, gemiddelde leestijd 3,5 minuten of 50 seconden als je alleen de vette regels scant. 

Hoe goed kan jij multitasken? En wat is dat dan eigenlijk? Een snelle zoektocht op internet leert dat multitasking uit de computerwereld komt en een methode is om één processor schijnbaar meerdere taken tegelijkertijd te laten uitvoeren. Die ene processor doet dat overigens niet echt tegelijkertijd, maar heeft de gave om enorm snel te switchen van het een naar het ander.

Waarom wij denken dat we wel kunnen multitasken

Ook jij kan prima multitasken. Je doet het zelfs op dit moment. Je haalt adem, verwerkt je voeding, wiebelt misschien met je voet, pompt bloed rond en bent ook dit geïnteresseerd aan het lezen. Allemaal processen die tegelijkertijd lopen. Maar, een groot aantal hiervan doe je op een onbewust niveau, zonder dat je daar de aandacht bij hoeft te houden. En daar zit mij de mens nu juist het crux, hoeveel en welke taken kun je eigenlijk probleemloos tegelijkertijd uitvoeren?

Zuivere routine taken waar je niet (meer) over na hoeft te denken heb je geleerd met elkaar te combineren. Na een beetje training heb je de auto leren bedienen én kun je anticiperen op het verkeer. Al bellend met een klant maak je de aantekeningen van het gesprek. Als je veel typt hoef je niet meer te zoeken naar de letters op je toetsenbord. En zo heb je vast nog meer praktijk voorbeelden.

Het gaat vooral mis als je taken combineert waar je bewust aandacht aan moet geven. Rijd je met je auto een vreemde wijk in waar omleidingen zijn dan gaat de radio zachter, stop je met praten met je passagier en wil je de volle aandacht aan de weg geven. Ook tijdens het telefoongesprek met de klant kun je niet als letterlijk meeschrijven, en heb je weer even de volle aandacht nodig om goede vervolgvragen te stellen. Wil je nieuwe toetsenbord vaardigheden leren dan kost dat in het begin veel tijd, tot je het ‘geautomatiseerd’ hebt.

Waarom wij niet echt kunnen multitasken

Zodra je meerdere bewuste taken met elkaar gaat combineren blijkt dat je niet meer aan het multitasken bent, maar continu switcht van de ene taak naar de andere. Het resultaat in de praktijk is dan:

• 2 bewuste taken combineren kost gemiddeld 1,5 keer zoveel tijd, switchen kost tijd.
• Je mist stukken van de taak waar je aandacht even van af is
• De kans dat je fouten maakt of slordiger werkt wordt groter
• Het kost je uiteindelijk veel meer energie
• Je krijgt last van het ‘stroop-effect’ in je brein (de makkelijkste taak gaat voor)

Er zijn legio multitask testjes op internet, probeer deze maar eens:

Benoem zo snel mogelijk de kleuren hardop

Best lastig he? Je brein moet bewust wisselen tussen het lezen van het woord en het benoemen van de kleur. Nu is dit nog relatief makkelijk en zou je kunnen trainen zoals blindtypen en de auto bedienen maar je kunt je dus voorstellen wat het met je doet als het complexer wordt.

Probeer dus zo min mogelijk taken die echt je aandacht verdienen met elkaar te combineren. Ofwel ga singletasken. Natuurlijk komen er op een werkdag altijd interrupties langs die je niet in de hand hebt. Maar multitasken is een keuze die jij maakt of onbewust ‘georganiseerd’ hebt. In deze video van ruim 6 minuten leggen 2 hoogleraren uit hoe je er zelfs verslaafd aan kunt raken. Best lastig dus om van dat multitasken af te komen.

6 tips om meer rust te krijgen door te singletasken

1. Zet zoveel mogelijk pop-ups, meldingen en geluidjes uit. Dat geldt voor de e-mail pop-up, maar ook voor alle social media. Je vindt deze meestal bij instellingen, accountinstellingen. Wist je trouwens dat je per whats app groep kunt instellen of je een melding moet krijgen? (klik op de groepsnaam voor de instellingen per groep)
2. Zorg voor een overzichtelijk en opgeruimde werkplek. Alle briefjes en stapeltjes vragen onbewust aandacht waardoor je van het een naar het ander kunt hoppen. Leg je mobiel ook niet prominent op je bureau, maar alleen op gehoor afstand.
3. Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Stel jezelf de vraag: wat wordt mijn volgende stap? Zo check je of je nu alle stappen gezet hebt voor je de taak weer doorzet naar het volgende moment en switcht naar iets anders.
4. Internet is een verleidelijke zoekmachine. Als je tijdens het zoeken iets anders tegenkomt ben je zo geneigd om daar op door te gaan. Kies een vaste plek waar je ideeën en inspiratie opslaat zodat je die later weer kunt oppakken. Een mooi hulpmiddel is OneNote notities. Met windows key + N krijg je gelijk een nieuw notitieveld die automatisch bij je losse notities in je persoonlijk notitieblok wordt opgeslagen.
5. Heb je specifieke taken waarbij je extra moet concentreren? Plan enkele concentratie blokken waarbij je ook echt alle afleiders blokt. Zeg dat ook tegen je collega’s en kom na 1,5-2 uur weer bovenwater om je brein weer even wat luchtiger werk te geven.
6. Train je bewustzijn wanneer je multitakst. Zodra je bewust bent wanneer en waardoor je in de verleiding van multitasken schiet kun je gericht op zoek hoe je dat kunt verminderen.

Hoewel het logisch lijkt om werkzaamheden te combineren of lege momenten op te vullen met andere taken blijkt dat singletasken toch meer rust en tijdwinst oplevert. Train jezelf in dingen die je onbewust kunt gaan doen (blind typen, auto bedienen) zodat je die wel kunt combineren met klussen waarbij je echt je aandacht nodig hebt (goede verslaglegging, verkeerssituaties overzien). Niet alleen je kwaliteit van werk maar ook je kwaliteit van leven gaat omhoog.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips