Tag archieven: weergave agenda

agenda werkweek

Agenda werkweek weergave

Agenda werkweek weergave aanpassen

Afhankelijk waarvoor je jouw agenda gebruikt kun je een beetje spelen met de weergave.
Heb je veel dingen op een dag gepland of open je meerdere agenda’s tegelijk dan is de weergave ‘Dag’ vaak handig. Wil je juist je planning maken dan is het belangrijk om vooruit te kijken en is de weergave van een werkweek erg prettig.

In het lint kun je schakelen tussen de verschillende weergaven:
Dag, werkweek, week, maand of planningsweergave. De planningsweergave laat een horizontale weergave zien. Schakelt Outlook te vaak ongewenst over op de planningsweergave, verander dan de instelling bij bestand/opties/agenda/ en zet het vinkje uit bij ‘overschakelen naar planningsweergave’.

Je kunt naar de volgende week bladeren via de navigatiekalender, of makkelijker nog, met de twee pijltjes links van de datum (in onderstaand plaatje 3-7 oktober).

Instelling werkweek:
Werk je parttime dan lijkt het handig om je werkweek aan te passen naar de dagen die je werkt, bv. ma-di-do-vrij. Bedenk je wel dat je dan bij het openen van een agenda van een collega de woensdagen ook niet ziet, daarvoor moet je dan schakelen naar week weergave. Om verwarring te voorkomen vind ik het persoonlijk prettiger om je instellingen niet aan te passen.

agenda werkweek

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

verandert jouw werk

Verandert jouw werk?

verandert jouw werk

Steeds meer bedrijven maken gebruik van de technologische mogelijkheden. Van digitaal archiveren tot automatiseren van verschillende handelingen. Verandert jouw werk ook door al deze ontwikkelingen?  Of wil je juist zelf een aantal veranderingen doorvoeren?

 

Verandert jouw werk? Zo sluit jouw werkorganisatie weer snel aan op de gewenste of nieuwe situatie.

Nieuwe doelen, nieuwe kansen

Eigenlijk draait slimmer werken vooral om bepalen wat je belangrijk vindt in je werk/privé, keuzes maken en tijdig je grenzen aangeven. Soms is dat door de tijd een beetje vervaagd en zijn er nieuwe ‘normen’ ingeslopen. Zo gebruik je wellicht een deel van je roostervrije dag om bij te werken, doe je thuis meer dan eigenlijk goed voor je is of doe je gewoon een aantal extra taken omdat je het nu eenmaal altijd hebt gedaan.

Het begin van een nieuwe werksituatie is een mooi moment om hier ook weer je eigen invulling aan te geven. Bedenk tijdig voor jezelf welke doelen jij nastreeft, hoe je de balans werk/privé wilt hebben en welke stappen je nu al kunt zetten.

In een nieuwe rol heb je weer ruimte om je eigen regie te kiezen

Oude informatie opruimen

Al ver voor je in de nieuwe werksituatie komt kun je beginnen met opruimen. Net als bij verhuizen is het makkelijker als je niet alles op het laatst hoeft te doen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt of inmiddels op een centrale plek staat.

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Een hoofdmap ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2016’ of ‘oude functie’ is superhandig om de submappen onder te hangen die je straks niet meer nodig hebt. Zo hou je overzicht op de mappen die wel actueel zijn en kun je snel je laatste opruimingsslag maken. Is je bureaublad overigens al schoon?

Bewaar niet te veel zaken ‘voor het geval je collega’s het handig vinden’, zij hebben vaak al hun eigen methode.

Openstaande acties afsluiten, afronden of overdragen

Een keer komt het punt dat je activiteitenlijst leeg moet. Sommige acties zijn niet meer zinvol, anderen heb je afgerond of kun je overdragen. Het is net als ‘op vakantie gaan’ waardoor het grootste deel van deze checklist bruikbaar is.

Hoe goed je het ook wilde regelen, er blijven altijd wel wat acties open die je moet overdragen. Werk je met Outlook taken dan kun je jouw taak eenvoudig doorsturen naar je collega. Werk je met een CRM systeem zoals Siebel dan kun je de activiteit op naam van een collega zetten. Stem ook even met je collega af op welke startdatum je ze zet.

Zorg voor een goede overdracht met een actuele actielijst

Nieuwe routines in je agenda

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen etc. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk in je agenda. Kijk ook welke vergaderingen je hebt en zet eventueel repeterende afspraken voor de benodigde voorbereiding/uitwerktijd in je agenda.

Wil je vanaf nu beter je grenzen bewaken? Reserveer dan gelijk tijd voor mail, lunch, stukken lezen en welke dagen je op tijd naar huis moet voor bijvoorbeeld de kinderen.

Kies gelijk de juiste status (afwezig, bezet, voorlopig bezet, vrij), wel of geen herinnering en eventueel een kleur categorie.

Met een goede basis in je agenda kun je sneller bepalen hoeveel tijd je over hebt

Slimme systeem inrichtingen om snel te werken

Door de jaren heen heb je de nodige handigheidjes toegepast om snel te kunnen werken. Denk aan pinnen van bestanden, favoriete mappen in verkenner, favorieten in explorer, internet pagina’s automatisch laten opstarten en nog wat andere handigheidjes.

Zorg dat je op de automatische piloot je systeem bediend, dan heb je weer ruimte in je hoofd voor het leukere werk

De wereld om ons heen blijft veranderen, hoe meer je kunt terugvallen op een aantal goede werkgewoontes, hoe makkelijker je meebeweegt. Ook als je werk (nog) niet veranderd, zijn bovenstaande stappen handig om 1-2 keer per jaar te doorlopen.

Veel werkplezier!

 

Actielijst

Werken met goede actielijst Outlook of Siebel – deel 2

 

ActielijstJe werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.

Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2

Bundel activiteiten

Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.

Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.

Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.

Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.

Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.

Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.

Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.

Vooruit kijken

De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.

Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.

Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.

Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.

Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.

Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.

Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.

Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.

Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).

Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.

Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.

 Veel werkplezier!

Terugkeerpatroon

Terugkeerpatroon agenda afspraak

Repeterende afspraken of takentakenlijst

 

Heb je regelmatig terugkerende afspraken of werkzaamheden dan is het handig om een agenda item of taak op te voeren met een terugkeerpatroon.

Er zijn legio mogelijkheden, dus kijk goed wat het beste bij je doel past.

Zo stel je een handig terugkeerpatroon in op een taak of agenda item:

  1. Open een nieuw agenda item of taak
  2. Klik op terugkeerpatroon en vul de bij behorende schermdelen in.
  3. Nadat je het item hebt opgeslagen staat in je agenda of taak een ‘kringetje’ zodat je ziet dat het onderdeel is van een reeks.

Wanneer kun je welk patroon gebruiken:

  • Dagelijks:
    Als je 5 dagen per week werkt kun je deze gebruiken voor bv. mail, lunch, terugbelnotities, taken verwerken etc. Je hebt de keuze tussen dagelijks (7 keer per week) of werkdagen (gelijk aan de instellingen bij opties/agenda. voor de meeste mensen ma t/m vrij)
    Heb je b.v. om de week roostervrij kies dan voor wekelijks. Vakantiedagen kun je dagelijks van 8:30-17:30 opvoeren en repeterend tot einde vakantie.
  • Wekelijks: 
    Roostervrij, heb je om de week vrij zet dan op ‘keert elke 2 weken terug’
    Denk verder aan patronen voor wekelijkse overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen,Dagelijkse taken zoals mail, lunch etc. maar niet op je vaste roostervrije dag? Vink dan alleen de dagen aan waarop je het wel in je agenda wilt zien.
  • Maandelijks:
    Overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen. Deze vallen vaak op een vaste dag in de week b.v. maandag maar altijd b.v. de 1e maandag van de maand. Rapportages, bijwerken overzichten etc. Deze vallen vaak op de eerste of laatste werkdag van de maand.
  • Jaarlijks:
    Idem maandelijkse behoeften.

Terugkeerpatroon

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Taak in agenda kleur

Taak kleur agenda

Taak kleur geven in agenda

Heb je een taak uit je takenlijst naar je agenda gesleept om tijdig tijd te reserveren, dan is het vaak prettig dat je ziet welke agenda items met je takenlijst te maken hebben.

Je kunt een * voor ieder taakonderwerp zetten, een specifieke categorie maken of een voorwaardelijke opmaak instellen. Hiermee krijgt een geplande taak automatisch de kleur die jij hebt ingesteld. Deze optie kost je het minste tijd.

Goed om te weten:
1) je kunt in je agenda wel zoeken op tekst (zoals *) of categorieën, maar niet op voorwaardelijke opmaak.
2) de voorwaardelijke opmaak verdwijnt als je in de agenda alsnog een categorie toevoegt.

Zo stel je de voorwaardelijke opmaak eenmalig in:

  1. klik met rechts op een lege plek in je agenda en kies ‘weergave instellingen’
  2. selecteer de knop ‘voorwaardelijke opmaak’
  3. kies voor ’toevoegen’ nieuwe voorwaarde en geef een naam en unieke kleur (let op! kies een kleur die je nog niet in categorieën hebt gebruikt).
  4. selecteer nu de knop ‘voorwaarden’ om de specifieke kenmerken op te voeren
  5. bij ‘zoeken naar een tekst’ kies je een tekst die altijd in je gekopieerde taak staat. Voorkeur: ‘eigenaar’
  6. bij IN: selecteer je ‘onderwerp- en notitievelden.

Zodra je nu een taak naar een agenda sleept ziet Outlook dat in het notitieveld van de agenda item het woord ‘eigenaar’ voorkomt en krijgt het agenda item een kleur.

 

Taak kleur agenda

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

je of nee zeggen

Ja tegen het een is nee zeggen tegen het ander

je of nee zeggen

Onlangs sprak ik Tom en vroeg hoe het beviel op zijn werk. ‘Het werk vind ik erg leuk, maar het is wel druk en hectisch’ vertelde hij. ‘Ik maak iedere week een indeling van mijn belangrijkste klussen voor die week maar ik denk dat ik er mee stop. Zonde van mijn tijd want het loopt vanaf de eerste dag al anders en ben alleen maar aan het verschuiven’.

Uit interesse vroeg ik verder door. Hoe komt het dat het zo anders loopt? Mis je essentiële taken in je planning, schat je de tijd verkeerd in, vind je het lastig om de goede volgorde te bepalen of speelt er nog iets anders?

Hm, zegt Tom, ik denk dat ik wel de juiste dingen heb gepland. Soms duurt een taak iets langer dan gedacht, maar meestal zit het wel goed. Ik hou ook iedere dag wel wat ruimte over voor bijzondere dingen, maar er lijkt steeds meer tussendoor te komen.

Nu ik erover nadenk merk ik dat ik alles aanneem en het lastig vind om nee te zeggen.

5 denkpatronen waarin je de balans in ja en nee zeggen terug kunt vinden

Klanten gaan bij mij altijd voor, daar verdienen we het geld

Absoluut waar dat een goede klantbediening loont. Maar als je een gesprek met die ene klant voor laat gaan, wat blijft er dan liggen? Vaak is het dan de uitwerking van een ander klantdossier dat ergens in je takenlijst of agenda staat. Eigenlijk kies je dan tussen 2 klanten. Welke heeft op dat moment een hogere toegevoegde waarde? Meestal de uitwerking van een dossier. In die klant heb je al tijd geïnvesteerd en dat gaat pas lonen als je de uitwerking ook op orde hebt.

Hoe urgent is deze nieuwe klantafspraak als je de vorige nog niet hebt afgerond?

 Ik vind het zelf ook fijn als een ander mij helpt

Het fijne van samenwerken in een team is dat je elkaar kunt helpen als het even spaak loopt. Die flexibiliteit blijft altijd waardevol. Natuurlijk los je kleine korte vragen direct samen op. Voor incidenten is het goed om voor elkaar klaar te staan. Maar wat als het een patroon wordt dat je altijd eerst een ander helpt en zelf in het nauw komt? Als je altijd ja zegt tegen een ander, zeg je nee tegen je eigen werk of privé leven.
Doorbreek patronen met bijvoorbeeld:

 Ik merk dat je vaak op het laatste moment iets vraagt, nu pak ik het nog een keer op, maar hoe voorkomen we dit een volgende keer zodat ik zelf niet in de knel kom?

 Als mijn manager iets vraagt is dat altijd belangrijk

Laten we aannemen dat je manager geen onnodige acties vraagt. Dus ja het is belangrijk, maar is het ook altijd urgent? Alleen jij kunt inschatten hoe de urgentie is ten opzichte van de andere taken die je die dag wilde doen. In een open arbeidsrelatie mag je ook hier de kritische vraag stellen:

Wat maakt dat dit spoed is geworden?  Of

Wat is de uiterste deadline?

Het overvalt me en heb het dan al aangenomen

De vragen komen soms uit zo’n onverwachte hoek, en je ziet er zelf ook het belang van in. Voor je het in de gaten hebt ben je eigenaar van een ‘probleem’ wat eigenlijk niet bij jou hoorde. Train jezelf om iets meer tijd te kopen voor je een besluit neemt. Raadpleeg eerst je agenda en actie-/ takenlijst om een goede afweging te maken.

Als ik dit aanneem, wat gaat er dan schuiven?

Er ligt zoveel werk, wat maakt het dan nog uit

Met een hoge werkvoorraad is het juist waardevol om prioriteiten te stellen voor de meest urgente taken. Wees dan extra zuinig op je tijd in de ochtend om je de echte ‘moetjes’ weg te werken, dan kun je in de middag weer iets flexibeler zijn.

Zeg ja met een alternatief: kom vanmiddag terug, dan maak ik tijd voor je

Dagelijks komen legio voorbeelden langs waarin je een besluit moet nemen. Hoewel nee zeggen niet altijd makkelijk is betekent het ook dat je duidelijke keuzes maakt en prioriteiten stelt. Als je de neiging hebt om overal ja op te zeggen, stel jezelf dan altijd de vraag: als ik hiervoor kies, waartegen zeg ik dan nee?

Als je ja zegt tegen alles wat er langs komt, zeg je nee tegen alles wat er ligt.

Status agenda weergeven als

Status afspraak goed vullen

Met de status afspraak geef je duidelijkheid wat men kan verwachten.

Status agenda weergeven als

Bij het opvoeren van een agenda item zet Outlook de status van het item standaard op ‘bezet‘.

Vaak klopt dit, maar zeker bij (rooster)vrij is het verstandig om de status afspraak op ‘niet aanwezig‘ te zetten. Er komt dan een paarse streep langs je agenda afspraak of, als je voor de hele dag hebt gekozen een paarse waas over de hele dag.

Wil je duidelijk aangeven welke afspraken (voor bureauwerk) onderhandelbaar zijn en eventueel verzet kunnen worden?
Kies dan voor ‘voorlopig bezet‘.

Is het puur een reminder voor jezelf? Gebruik taken, of zet de status op ‘vrij‘ (beschikbaar om nog iets te plannen).

Werk je thuis en ben je wel beschikbaar voor afspraken via Teams maar niet op kantoor? Zet dan de status op werkt ergens anders. Zo kunnen overleggen toch doorgaan zonder dat je naar kantoor hoeft.

Status agenda werkt ergens anders voor thuiswerken

Heb je de nodige repeterende afspraken? Bijvoorbeeld een vaste thuiswerkdag, of vaste roostervrije dagen? Dan geldt de status voor de hele reeks, ook als je het maar op 1 plek hebt aangepast.

Hoe beter je de status vult, hoe duidelijker je bent naar je omgeving waar nog wel/geen ruimte is. iedereen binnen jouw bedrijf die bij de planningsassistent kijkt ziet de status van je agenda items. Dat voorkomt een hoop gedoe met afstemmen. Verder maakt Teams gebruik van je status van de agenda om je beschikbaarheid aan te geven. Fijn want dan wordt je bij afspraken of concentratie klussen niet iedere keer gestoord.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

weergave meerdere outlook agenda's

Meerdere outlook agenda’s open

Zoek je ruimte voor afspraken en open je meerdere outlook agenda’s?

Heb je een functie waar je bijvoorbeeld klantafspraken moet plannen voor collega’s?
Dan open je vaak meerdere outlook agenda’s om een goed moment te vinden.
En dan ben je ineens het overzicht kwijt. Van de vertrouwde kolommen schakelt outlook ineens over naar rijen.

Meestal verspringt de weergave van verticaal (dag) naar horizontaal (planningsweergave) als je meer dan 5 agenda’s opent.
Lastig?

Via Bestand/opties/agenda – opties weergeven  kun je dit aanpassen….

– zet het vinkje uit bij ‘overschakelen naar planningsweergave’
– of pas het aantal geopende agenda’s aan van 5 naar bv 10.

 

weergave meerdere outlook agenda's

2 varianten agenda weergave

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

groepen in outlook agenda

Agenda groepen

Links in je agenda zie je de namen van alle collega’s waarvan je een keer de agenda hebt geopend. De een vindt het juist fijn om ze op alfabet te sorteren (klink met rechts op de lijst en kies voor sorteren op alfabet). Maar meestal is het indelen naar groepen overzichtelijker.

Bijvoorbeeld:

  • vergaderlocaties van het ene pand
  • vergaderlocaties van het andere pand
  • directe collega’s uit je team
  • collega’s uit een bepaald project
  • managers of contactpersonen van afdelingen
  • etc.

Maak een agenda groep aan via start, agenda groepen of klik rechts naar ‘mijn agenda’s’en selecteer nieuwe agendagroep.
Kies een naam voor de groep.
Sleep collega’s naar de betreffende groep of klik rechts en kies agenda toevoegen om collega’s te selecteren.

Tip! Je kunt collega’s aan meerdere groepen toevoegen
Tip! Je kunt groepen slepen in de volgorde die jij wilt
Tip! Je kunt een groep open en dichtklappen zodat je goed overzicht houdt.

groepen in outlook agenda

handig als je b.v.vergaderruimte zoekt

Onmisbaar als je regelmatig voor bepaalde groepen agenda’s moet raadplegen bv om klantafspraak in te plannen of vergaderruimte zoeken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

agenda's over elkaar leggen overlay

Agenda’s over elkaar leggen

Open je regelmatig agenda’s van andere collega’s? De een vind het prettig om de agenda’s naast elkaar te zien. Maar soms is het ook fijn om de agenda’s over elkaar te leggen. Zo zie je in 1 beeld waar de overlap en de ruimte zit.

Zodra je een agenda van een ander geopend hebt zie je dat die een andere basis kleur krijgt dan die van jou. Hieronder is de eerst geopende agenda groen en de andere roze.

Klik je voor de naam van de 2e agenda op het pijltje naar links dan komen de agenda’s over elkaar heen te liggen. Als je ze weer naast elkaar wilt zien dan klik je op het pijltje naar rechts.

Je kunt ook met de rechtermuisknop op een van de agenda namen klikken en kiezen voor ‘overlay’.

De agenda waar je op staat wordt de dominante agenda. De naam wordt vet gedrukt en de items zijn duidelijk te lezen. De items van de andere agenda(‘s) worden waziger.

Als je in de overlay weergave nieuwe items toevoegt, dan komen ze in de dominante agenda (mits je daar schrijfmachtigingen hebt). Hieronder dus in de roze agenda.

agenda overlay

In Outlook kun je ook agenda’s over elkaar leggen om te zien waar de overlap of ruimte zit

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips