Tagarchief: werkdruk

succes doelen realiseren

Hoe stuur jij naar ’n succesvol jaar?

succesvol doelen realiseren

De kop is eraf, de eerste maand van 2020 zit er al weer bijna op. Was de jaarwisseling voor jou ook een mooi moment om even stil te staan bij je wensen en doelen voor 2020?

Ik gun je in ieder geval een gezond en gelukkig leven waarbij je voldoende tijd en geld hebt om leuke dingen te doen met de mensen die je dierbaar zijn. Een heel groot deel van die tijd vul je in met werk, naar ik hoop leuk werk. Voor velen blijft het balanceren tussen het realiseren van je zakelijke – en je privé doelen. Het managen van je tijd, je omgeving en bovenal jezelf zijn dan belangrijke succesfactoren.

Als jij je hierin herkent, dan is dit hét moment om even stil te staan bij je eerste resultaten.

5 tips hoe jij de regie houdt en 2020 jouw jaar maakt:

1 Houd je doel voor ogen

Succesvolle mensen hebben 1 ding gemeen: ze hebben een duidelijk doel voor ogen. Of je nu een topsporter bent, jong professional, vader, moeder, accountmanager, administratieve professional het maakt niet uit. Jij beslist of je succesvol wilt zijn in wat je doet.
Als je doel nog een beetje zweeft, besteed er deze week dan tijd aan om een helder beeld te krijgen. Je vind inspiratie in het artikel: Rome, Londen of toch Wenen.

Als je niet weet waar je heen wilt, hoe weet je dan welke weg je moet nemen?

2 Maak je acties concreet

Nu je een scherp beeld hebt kun je de doelen door vertalen naar de handelingen die jij moet doen om je doelen te realiseren. Wat zie je jezelf doen, wanneer en hoe vaak wil je dat doen, wat is de beste plek om dat te doen, wat ga je nog regelen om te kunnen starten, wie kan je helpen.
Veel mensen zijn erbij gebaat om een werkritme te creëren. 

Bijvoorbeeld;

  • Iedere vrijdag maak ik de planning voor volgende week.
  • Wekelijks bila om acties voor de komende 2 weken door te nemen
  • Iedere dag beginnen met iets lastigs

3 Laat je niet afleiden

Hoe goed je plan ook lijkt. Er staan altijd afleiders op de loer.
Misschien heb je de e-mail pop-up al uitgezet maar staat de melding op je telefoon nog aan. Of heb je een achterstand en word je onderbroken met voortgangsvragen. Of moet je veel zoeken naar informatie en kom je onderweg allerlei andere leuke dingen tegen. Benoem je eigen valkuilen en onderneem actie. Ook anderen kunnen je storen met onverwachte vragen.

Tip! Zeg op alle vragen in de ochtend ‘nee’ en zorg dat er later op de dag wat ruimte is om de belangrijkste alsnog op te pakken.

4 Gebruik de peilstok

Eenmaal lekker op weg naar je doel is het leuk om je successen te vieren. Dat geeft energie en motiveert om door te gaan. Soms valt het resultaat een beetje tegen. Ben jij even blij dat je dat tijdig signaleert door je peilstok te gebruiken. Nu kun je nog stappen ondernemen om bij te sturen. Je hebt verschillende instrumenten.
Denk aan het doornemen van een rapportage, een bila met je collega of je agenda planning voor de komende week.  Hoe vol je agenda soms ook lijkt, laat nooit, maar dan ook nooit je wekelijkse agenda onderhoud schieten.

 Wat zijn jouw successen van de eerste maand?

5 Onderneem actie

Deze laatste stap is het sluitstuk naar je succes. Je kunt dingen Beter doen, Anders doen, Meer doen (zelfs mee beginnen) of Minder doen (zelfs mee stoppen).
Let op! Benoem je actie concreet. Bijvoorbeeld:

  • Vanaf nu 1 keer in de week bila met directe collega. In plaats van vaker bila.
  • Ik begin iedere ochtend met een lastige klus, daarna pas mijn e-mail. In plaats van lastige klussen eerst.
  • Ik plan al mijn grote taken in de agenda. In plaats van meer plannen.

Ofwel BAMM in een klap naar betere resultaten.  

Wat kan jij Beter, Anders, Meer, Minder doen voor een succesvol 2014?

Door met een succesvol 2020

Hopelijk ben je blij met je resultaten van deze maand. Anders was het in ieder geval waardevol om even terug te kijken en de 5 stappen naar succes te doorlopen. Pas ze iedere maand toe en houdt de regie over je eigen succes.

Ik wens je een jaar met leuk werk, goede gezondheid en voldoende tijd om leuke dingen te doen met de mensen die jou dierbaar zijn!

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Agenda planning

Agenda planning klopt toch nooit

Agenda planningHeb jij dat ook, dat je jezelf van alles voorneemt, misschien zelfs netjes een agenda planning hebt gemaakt en uiteindelijk aan het einde van de dag alles weer moet verschuiven? Balen en het lijkt zo zinloos als je voor je gevoel meer aan het schuiven bent dan daadwerkelijk aan het uitvoeren.

Maar ja, helemaal stoppen met plannen werkte ook niet, toen zat je nog te veel in je eigen tijd te werken of kreeg je continue vragen wat de status was. Die onnodige vragen leggen alleen maar druk op en kosten je ook veel tijd.

Pas als je doorhebt waardoor je agenda planning (iedere keer) niet klopt kun je het veranderen.

5 valkuilen waarom een agenda planning niet werkt:

  1. Terugkerende werkzaamheden niet gepland
    Iedereen heeft in zijn functie wel een aantal zaken die regelmatig terugkomen. Iedere ochtend een dagstart, 2-3 keer per dag je mail bijwerken, iedere maand een rapportage opleveren, 2-wekelijkse bila etc. Zodra het een afspraak met anderen is staat hij al in je agenda. Maar juist die voorbereiding voor een overleg, de reistijd ernaartoe, de uitwerkingen van de actiepunten, terugbelnotities, speciale activiteiten die op vast momenten in je CRM-Siebel systeem komen kunnen je opbreken. Zeker als het activiteiten zijn die maar eens per week, maand of kwartaal komen hebben dan toch flinke impact op je beschikbare tijd.

Zet al je terugkerende activiteiten goed in je agenda (evt met status voorlopig bezet)

  1. Onvoldoende zicht op je taken voor deze dag
    Had je net een mooie agenda planning gemaakt, schiet je ineens iets belangrijks te binnen dat vandaag ook nog moet. Je kunt pas echt een goede planning maken als je een totaal overzicht heb op je activiteiten. Ik bedoel hier vooral alles wat er al is.
    Dus; werk je mailbox bij en zet het in een takenlijst of CRM Siebel systeem op een realistische datum, schrijf ook alles op wat er in je hoofd zit, blader nog even terug in je agenda of er nog andere losse eindjes zijn en maak dán pas je planning.

     Zonder goed overzicht op je taken is je planning moeilijk te maken

  1. Te positief plannen
    Het voordeel van takenlijsten of CRM systemen is dat je niets meer kunt vergeten. Het grote nadeel is dat iedere taak 1 regel is. Maar de ene regel handel je in 5 minuten af, de andere kost je misschien wel een uur of langer. Hoe groter de taak wordt, hoe moeilijker de tijd in te schatten. Een planning maken op alleen maar de regels in een takenlijst is vrijwel kansloos. Visualiseer je planning altijd in je agenda, maak de tijdsblokken eventueel met een kleurcategorie. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd je nog overhoudt. De grote keien plan je per stuk, het zand en water is handiger in een blokje te bundelen. Schat je de tijd altijd te positief? Rond het dan af naar boven.

      In je hoofd past alles, visualiseer in je agenda om écht goed in te delen. 

  1. Je mist ruimte om flexibel te zijn
    Hou jij ook zo van de variatie in je werk? Niet precies weten wat er op een dag op je afkomt en daar toch handig op inspelen? Even je collega helpen zodat die ook verder kan? Of gewoon samen een bak koffie drinken en brainstormen.
    We hebben allemaal ‘luchtige’ momenten nodig om daarna weer met goede creatieve oplossingen te komen. Bouw iedere dag wat ruimte in om flexibel te kunnen blijven. Je kunt bijvoorbeeld een uur reserveren voor de lunch, dan heb je al een half uur buffer in de ochtend. Of reserveer aan het einde van de dag een uurtje ‘onvoorzien’. Zo heb je op de dag 12,5% van je tijd flexibel gehouden. Je kunt ook gewoon een paar halfuurtjes leeg laten. Heb je het niet nodig gehad? Er ligt vast wel iets voor morgen waar je al mee kunt starten of vandaag een half uurtje eerder naar huis is toch ook prima?

      De meest flexibele beheerst het systeem

  1. Anderen gaan voor op jouw afspraken / voornemens
    Dit is misschien wel de lastigste. Waar leg je de grens tussen flexibel zijn en focus houden op je eigen taken en verantwoordelijkheden. Aangezien jij de enige bent die inzicht heeft op jouw taken ben jij degene die de prioriteiten moet stellen. Misschien vind je het lastig om nee te zeggen. Gelukkig heb je er net voor gezorgd dat je op veel dagen al de nodige flexibiliteit hebt.
    Benoem voor jezelf enkele basisnormen waar jij je grenzen wilt leggen. Denk aan:
  • Korte vragen 2-5 minuten beantwoord ik direct
  • Ik vraag altijd door; wanneer heb je het nodig? Hoe lang weet je dit al?
  • Ja, ik wil je helpen, vanmiddag rond 16:00 uur maak ik tijd voor je
  • Klantvragen neem ik altijd aan; ook daar mag ik doorvragen of naar een specifiek moment verwijzen om het verder op te pakken
  • Als ik echt iets in alle rust moet uitwerken ga ik apart zitten (en nee, ik hoef dan geen koffie, die haal ik zelf wel)

Voor iedere rol is een vorm van agenda planning nodig. Zeker als anderen afspraken met je plannen (vergaderingen, klantgesprekken) is het belangrijk om je agenda goed te vullen. Zo weten zij ook waar in de toekomst nog ruimte is. Een te strakke agenda planning knelt en maakt dat je ermee stopt, dus hou het realistisch en flexibel, maar blijf trouw aan je eigen normen om de juiste prioriteiten te stellen.

Heel veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Actielijst

Werken met goede actielijst Outlook of Siebel – deel 2

 

ActielijstJe werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.

Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2

Bundel activiteiten

Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.

Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.

Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.

Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.

Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.

Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.

Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.

Vooruit kijken

De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.

Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.

Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.

Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.

Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.

Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.

Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.

Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.

Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).

Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.

Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.

 Veel werkplezier!

Delegeren

Delegeren kun je leren

Delegeren

Oh ik ga het niet redden vandaag, heb al de nodige telefoontjes gehad, net stond er al weer iemand aan mijn bureau en het is al half 3. Als ik nou een uurtje apart kon zitten en ongestoord kon doorwerken dan had ik nog kans. Maar dan zadel ik mijn collega’s met de telefoon op.

Voor velen een herkenbare situatie. En ja, even apart zitten zou een prima oplossing kunnen zijn. Dan ‘delegeer’ je de telefoon tijdelijk aan een collega. Helaas heeft delegeren voor veel mensen een dubbele lading.

Vaak krijg ik reacties als:

  • Mijn collega’s hebben het ook al zo druk
  • Als ik het zelf doe gaat het net zo snel (en beter)
  • Dan lijk ik zo militaristisch; doe dit, doe dat
  • Dan moet ik eerst uitzoeken wat ik het beste kan delegeren
  • Er is niemand anders beschikbaar, iedereen delegeert aan mij/ons
  • Het hoort gewoon bij mijn takenpakket

Er zijn natuurlijk altijd situaties waar een van bovenstaande reacties terecht is. Maar met mijn filosofie dat delegeren juist leidt tot een betere manier van samenwerken en doelen realiseren zie ik nog kansen voor een volgende stap.

Delegeren kun je leren:

Check op welk onderdeel jij weer een volgende stap kunt zetten:

Het effect van een kleine verandering in je mindset:
Als je delegeren inderdaad ziet als een manier om gezamenlijk doelen te halen dan kun je bepaalde taken makkelijker verdelen.

Bijvoorbeeld: Als jij nu een uurtje voor mij de telefoon opvangt, dan doe ik dat straks voor jou. Zo kun je allebei even geconcentreerd een lastige klus afronden waardoor je samen veel meer werk verzet dan ieder alleen.

Weet wat je kunt delegeren:

Het verantwoordelijkheidsgevoel om je eigen taken uit te voeren ligt vaak hoog. Toch kan het voor je collega’s ook waardevol zijn als je nét iets vaker taken delegeert. En jij krijgt dan ook tijd om hén verder te helpen. Denk aan taken die:

  • ook door een ander kunnen worden gedaan (efficiency)
  • beter door een ander kunnen worden gedaan (effectiviteit)
  • wat anderen ook willen leren (ontwikkeling)
  • wat anderen leuk vinden om te doen (motivatie)

Gun jezelf de tijd om goed te delegeren:
Korte specialistische taken doe je zelf sneller dan eenmalig uitleggen. Maar juist voor taken die vaker voorkomen of veel uitvoertijd kosten loont het om de tijd te nemen ze aan een ander uit te leggen. Vaak is er zelfs al achtergrond informatie over hoe de taak uitgevoerd moet worden beschikbaar.

Zorg voor tijdige overdracht:
Kort op een deadline nog een actie bij iemand neerleggen maakt het voor beide partijen ongemakkelijk. Zorg dat je tijdig in beeld hebt waar je hulp wilt inschakelen en stem dat zo snel mogelijk met elkaar af.

Slimme teamafspraken:
Veel taken komen regelmatig terug. Je ziet al vaak teamafspraken wat natuurlijk ook een vorm van delegeren is.

Check nog eens met elkaar of je ze een slag slimmer kunt inrichten:

  • Is er voor de afgevaardigde van een overleg ook tijd gereserveerd om voor te bereiden en de opgedane kennis/acties uit te werken en te delen?
  • Welke taken kan de verwerker van de functionele mailbox zelf afronden in plaats van doorsturen?
  • Een hele dag telefoondienst ‘drukt’ vaak zwaar op het uitvoeren van persoonlijke taken. Is een andere dag in de week voor jou slimmer, of verdelen in 2 dagdelen?

Denk groot:
Zeker als het tijdelijk in een team extra druk is lijken er minder mogelijkheden om onderling te delegeren. Maar binnen het bedrijf zijn er vaak ook mogelijkheden. Een collega of werkstudent van een andere afdeling kan extra hand en span diensten verlenen. Telefonisch opvang of 1e hulp bij verwerken van (routine) taken kan vaker dan je denkt. Kijk iets breder en denk groter zodat jij je kan focussen op de specialistischere klussen.

Kortom, we delegeren waarschijnlijk al veel meer dan we dachten. Toch houdt onze mindset ons regelmatig tegen om een volgende stap in delegeren en effectiever samenwerken te realiseren. Kies die punten eruit die jou en je team helpen je werk slimmer en makkelijker te maken.

Veel werkplezier!

Strategie en doelen 2015

Strategie en doelen voor 2015

strategie

Nog een maandje en het is 2015. Veel bedrijven hebben de strategie en jaardoelstellingen 2015 bepaald. De volgende stap is de doorvertaling naar de persoonlijke doelen in een prestatiedocument en/of persoonlijk ontwikkelplan. Mooi moment om jouw persoonlijke doelen en strategie voor 2015 voor te bereiden.

Waarom zou ik doelen stellen? Het loopt toch anders.

Natuurlijk komen er altijd zaken op je pad die je niet had kunnen voorspellen. Toch heeft het wel degelijk waarde om je richting te bepalen. Alle grote afwijkingen die langskomen kun je dan weloverwogen afwegen. Sommige helpen zelfs om je doelen sneller of makkelijker te bereiken, sommige leiden misschien tot het aanpassen van je doelen.

Een ding is duidelijk, jij blijft de regisseur van je persoonlijk resultaat.

Los van wat je nog niet weet zijn er veel zaken die je (impliciet) wel weet en kunt meenemen in de opzet en realisatie van jouw doelen.

 Begin met het einde voor ogen.

Strategie en doelen bepalen, waar rekening mee te houden

Vakanties en vrije dagen zijn leuk maar soms ook lastig
Feitjes: een jaar heeft 365 dagen, 52 weken, 12 maanden, 4 kwartalen en 2 helften. Maar niet voor jouw planning. Je roostervrij is misschien om de week, in het voorjaar zijn er extra feestdagen en je vakantie duurt langer dan 1 dag. Ga jij het liefst in de winter, het voor- of najaar of een zo lang mogelijke zomervakantie? Rooster die periode dan uit je planning.

 Een richtgetal per week of maand? Deel je actiedoelen dan door 40 werkbare weken of 10 werkbare maanden.

Weet je nog niet hoe de vrije dagen vallen? Zorg dat de feestdagen standaard in je agenda staan en zet de voor jouw belangrijke schoolvakanties 2015 ook vast bovenaan in je agenda.

Projectplanningen, implementaties en werkgroepen
Naast je vaste taken heeft vrijwel iedereen ook te maken met een project- of werkgroep. Sommigen lopen al, sommigen starten in de loop van het kalenderjaar.

Heb je al een beeld welke projecten of implementaties in de loop van 2015 gaan starten?

 Waar wil jij graag een bijdrage aan leveren? Wat betekent dat voor je beschikbare tijd voor je overige doelen?

Marketing en netwerk activiteiten
Naast interne projecten zijn er vaak ook externe activiteiten die invloed hebben op jouw beschikbare tijd. Gelukkig hoe je niet bij alles aanwezig te zijn.

Bekijk het marketingjaarplan en bepaal de impact voor jouw rol.

Verandering in teamsamenstelling
Helaas worden we af en toe ziek. Meestal maar enkele dagen, soms iets langer. Veel hiervan kun je niet voorzien, tenzij je weet dat iemand zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof gaat benutten. Ook het inwerken van nieuwe collega’s kost eerst iets meer tijd voor je de voordelen gaat ervaren. 

Gewenste en benodigde opleidingen
In de huidige tijd is iedereen continu met zijn ontwikkeling bezig. In je persoonlijk ontwikkel plan staan ongetwijfeld al verschillende opleidingen die je gaat oppakken. Daarnaast komen er nog teamdagen of -trainingen.

Informeer bij je manager welke plannen er zijn. Met een goed overzicht kun je de volgorde en studiebelasting beter verdelen.

Houdt ruimte voor ad-hoc
Wetende dat je nog niet alles weet betekent ook dat je tijd moet vrijhouden voor de nog onbekende zaken. In het begin van het jaar lijk je soms iets rianter in je tijd te zitten. Toch is dat de periode dat je extra zuinig moet zijn op je tijd. Zo houdt je aan het einde iets meer marge over om te schuiven.

 Haast je als je tijd hebt zodat je tijd hebt als je haast hebt.

Maak een rekensommetje voor de beste verdeling
Twijfel je aan de realiseerbaarheid van je doelen? Maak dan eens een rekensommetje van je beschikbare tijd per maand of week (werkweekuren -/- vrije dagen). Zet daar tegenover de minimaal benodigde tijd voor de onderwerpen bij 1 t/m 5 en bepaal dan hoe jouw beschikbare tijd voor je kerntaken verdeeld is over het jaar. Zo zie je direct waar de grootste tijdsdruk zit en wat je nog moet herverdelen of wegstrepen.

Met een heldere strategie en doelen voor 2015 ben je instaat om beter je werk te managen en je kostbare tijd te besteden aan de juiste activiteiten. Onze ervaringen helpen ons om steeds realistischer in te schatten. Helaas belemmert het ons ook en blijven we soms een beetje hangen in wat ooit niet werkte. Iedereen heeft zo zijn eigen kwaliteiten, leer die van anderen kennen en spiegel je aan de goede eigenschappen van anderen zodat jij makkelijker jouw doelen bereikt.

 Op naar een goed 2015!

werkweek van 4 uur

Een werkweek van 4 uur

Leid een rijk leven zonder hard te werken. Of je nu een overwerkte loonslaaf bent of een ondernemer die klem zit in het succes van zijn bedrijf, dit revolutionaire boek wijst je de weg naar een nieuw leven van weinig werkuren, veel vrije tijd en geld in overvloed.

Veel mensen zetten vraagtekens bij de realiteitswaarde van de titel.
Op zich maakt het niet eens uit of je precies dat doel hebt.
Het boek leest makkelijk en zet je op zijn minst aan het denken over de vraag:
Vul jij jouw werkweek nu in zoals je écht wilt of zit je ‘gevangen’ in een aantal belemmerende overtuigingen dat het niet anders kan?

[bol_product_links block_id=”bol_533339fdcb506_selected-products” products=”1001004007524831″ name=”Een werkweek van 4 uur” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”FFFFFF” width=”250″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ show_deliverytime=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]

buttkick jezelf

Buttkick jezelf! – Jan Dijkgraaf

Er is er maar één verantwoordelijk voor jouw geluk. JIJ!

Buttkick jezelf laat je dat keer op keer voelen

We kunnen de economie de schuld geven. De regering. Geert Wilders. Europa. De buren. Familie. Onze partner (of juist het ontbreken ervan). De pechduivel (en dus niet de geluksvogel). Maar er is er maar één echt verantwoordelijk voor jouw geluk. En dat ben… JIJ!
In ‘Buttkick jezelf!’ geeft de enige Nederlander die er mee wegkomt als hij mensen – ook nog tegen betaling… – een schop onder hun kont geeft, Jan Dijkgraaf, in 101 prikkelende hoofdstukken aan hoe je in je werk en privé (weer, eindelijk, whatever) succesvol wordt. Hij houdt je een spiegel voor, maar hij geeft ook hier en daar een schouderklopje. Want van het geven van een compliment is nog nooit iemand doodgegaan.
Het enige nadeel van het boek: je moet er wel wat mee dóen.

[bol_product_links block_id=”bol_52e6605167614_selected-products” products=”9200000015511879″ name=”Buttkick jezelf” sub_id=”” background_color=”FFFFFF” text_color=”undefined” link_color=”undefined” border_color=”FFFFFF” width=”500″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″]

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

In 1 zin naar meer effectiviteit

in 1 zin naar meer effectiviteit
stel jezelf deze vragen

In een organisatie is er altijd een gezonde spanning tussen het aantal mensen en de hoeveelheid werk.

Soms loopt dat even uit de pas, maar bij langere tijd onbalans komen er of mensen bij, of wordt er gereorganiseerd.

Voor jou de taak om je persoonlijke werkbalans goed te bewaken en van tijd tot tijd bij te sturen. Zo houden jullie samen grip op een gezonde werkomgeving.

Jezelf spiegelen kun je heel makkelijk, stel jezelf regelmatig de volgende vraag:

Waarom doe ik dit nu zo

Deze 6 woorden krijgen nog meer waarde als je ze in stukjes hakt.

Waarom Waarom; voor welk probleem is dit de oplossing

Onmisbare vraag als je wilt focussen op de juiste dingen doen. Dat gaat nog makkelijker als je heldere doelen hebt geformuleerd.

De ‘waarom’ vraag kun je verder uitdiepen met:

  • Helpt dit om mijn doelen te realiseren?
  • Lossen we het probleem op of alleen de symptomen?
  • Wie heeft belang bij de oplossing?

Doe ik Waarom doe ik; in plaats van iemand anders

Veel mensen gaan in hun enthousiasme snel aan de slag.
Maar moet je wel alles zelf doen? Hoort het wel bij jouw takenpakket?

Ik ben een groot voorstander van flexibiliteit om anderen te helpen als dat nodig is. Ook jij bent soms die ander die hulp nodig heeft.

Waak er in ieder geval voor dat je taken naar je toe trekt. Bijvoorbeeld omdat je denkt: ‘als ik het zelf doe dan weet ik zeker dat het goed gaat’ of ‘de ander heeft het al zo druk’.

Maak eens een overzicht van taken die je de komende periode wilt overdragen en ga in gesprek met je collega (‘s) hoe je dit gaat realiseren.

Ben jij de enige die voor een taak verantwoordelijk is? Denk dan aan de kwetsbaarheid voor je bedrijf en ga kijken hoe je een aantal zaken toch kunt verdelen door slimmer samen te werken

Dit Waarom doe ik dit; in plaats van iets anders 

Heeft dit echt de prioriteit omdat het belangrijk en urgent is, of doe je het misschien omdat je geen zin hebt in die andere taak? De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun zeker als die andere taak lastig of minder leuk is. Wees bewust van de impact van uitstellen en maak zoveel mogelijk rationele keuzes.

Bij een te grote werkvoorraad is het slim om dié 20% van de taken op te pakken die voor 80% van het resultaat zorgen.

Nu Waarom doe ik dit nu; is dit wel het beste moment 

Eenmaal bij dit deel van de vraag weet je dat we het in ieder geval over een belangrijke taak hebben die bij jou hoort en leidt tot het bereiken van je doel. Toch kan het efficiënter zijn om een ander moment te kiezen. Bijvoorbeeld omdat je dan rustig en ongestoord kunt werken zodat je goed in je flow komt. Of omdat je nu te weinig tijd hebt om de taak in één keer af te ronden.

Zo Waarom doe ik dit nu zo; kan het ook anders

Als je iets voor de eerste keer doet denk je vaak beter na over de beste aanpak. Juist voor taken die je al heel lang op dezelfde manier doet is het raadzaam eens te kijken of het ook anders kan. Wellicht zijn er andere hulpmiddelen of systemen die er beter voor geschikt zijn, leg je de lat iets te hoog of kun je het beter bundelen met vergelijkbare taken.

Kijk eens hoe je collega het aanpakt en maak gebruik van elkaars kennis en vaardigheden.

Zo kom je samen tot slimmere werkaanpak waardoor je met minder moeite meer bereikt!

Kortom als jij wilt verbeteren in het slimmer managen van je informatiestroom en werkvoorraad, stel jezelf dan continu de vraag:

Waarom – doe ik – dit – nu – zo.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

informatie ordenen ver weg of dichtbij

Informatie – Ver weg of dichtbij?

informatie ordenen ver weg of dichtbij

wat wil jij ver weg of dichtbij hebben?

Waar je enkele jaren geleden nog met fysieke documenten werkte, is nu het meeste digitaal. Voorheen had je een beperkte ruimte op je bureau voor de stukken of dossiers waar je mee bezig was, de rest zat in je la of kast. Gezamenlijke stukken vond je in een centraal archief.

Inmiddels past alles in dat ene kastje op je bureau, de computer. Daar kun je de informatie overzichtelijk bewaren, makkelijker delen en heb je het sneller beschikbaar op de plaatsen en momenten dat het voor jou belangrijk is.

Toch zijn er nog veel mensen die in de digitale wereld het overzicht verliezen, veel ‘klikken’ of lang zoeken. Dit leidt tot onnodige werkdruk, irritatie of vermoeidheid door continu filteren met je ogen. Een goed moment om te checken welke praktische vaardigheden jou helpen met minder moeite je werk te doen.

De basisregel is simpel: Informatie die je veel gebruikt wil je dichtbij hebben, wat je weinig gebruikt mag verder weg.

10 voorbeelden hoe je jouw informatie ver weg/dichtbij kunt zetten

Je bureau blijft natuurlijk nummer 1.

Zorg dat je alleen die informatie bij de hand hebt die je vandaag nodig hebt. Een opgeruimd bureau zorgt voor overzicht en voorkomt dat je wordt afgeleid door dingen waar je die dag niet aan wilt werken.

Zie de postvak-in als een deurmat.
Daar staat alleen de nieuwe (digitale)post of wat je die dag verwerkt. Alles wat je later doet mag verder weg (op datum) in Outlook takenlijst of CRM systeem.

Bepaal zelf je volgorde van je archiefstructuur.
De meeste systemen sorteren op alfabet. Informatie die je veel raadpleegt, kun je dichterbij halen door er nummers voor te zetten. Dit kun je met je outlook mappen doen, maar ook met de mappen in de verkenner (g-schijf / h-schijf) of bv. Query’s van CRM/ERP systeem.

Tip! Zijn er veel oudere versies die je tijdelijk wilt bewaren?
Maak een submap ‘oude versies’ .

Pin programma’s en bestanden aan de taakbalk.
In plaats van een snelkoppeling op het bureaublad of via het startmenu kun je veel gebruikte programma’s (bv. Outlook, Verkenner, Internet, Word) vastmaken aan de taakbalk. Met 1 klik open je het programma.

Daarnaast kun je de veelgebruikte bestanden pinnen (bv. briefsjablonen, actielijsten, mappen op je afdelings- of persoonlijke schijf). Met 2 klikken (rechtermuisknop + gewenste bestand) open je het al.

Stel favorieten in.
Veel mensen gebruiken favorieten in Explorer of Chrome. Je kunt ook pagina’s van een intern netwerk toevoegen (bv. Processen, afdelingssite, product informatie).
Wist je dat je ze ook in mappen kunt indelen?

In Outlook 2010 heb je een map favorieten. Handig als je meerdere mailboxen beheert om daar de postvak-in van je collega naar toe te slepen. Of een submap die je tijdelijk veel gebruikt. De verkenner heeft eenzelfde favorieten map. Vooral handig om veel gebruikte locaties van de gemeenschappelijke schijf naartoe te slepen.

Bureaublad overzichtelijk?
Nu je kunt pinnen en favorieten hebt ingesteld gebruik je waarschijnlijk minder snelkoppelingen op je bureaublad. Zet je tijdelijk documenten op het bureau blad om later te koppelen in een CRM systeem? Plaats ze dan rechts op je bureaublad zodat je ze makkelijker kunt opschonen.

Gedeelde agenda’s.
Nadat je een agenda van een collega opent staat hij in de lijst gedeelde agenda’s. Open je regelmatig specifieke agenda’s? Sleep ze dan naar boven om ze dichtbij te hebben.

Open je vaak voor een groep (bv. werkgroep of vergaderruimtes) de agenda’s, maak dan enkele agenda groepen om met 1 klik die agenda’s te openen of te sluiten.

Werkbalk snelle toegang in Outlook, Word, Excel, Power point.
Veel functies die je nodig hebt staan al dichtbij in het tabblad start. Voor sommige functies moet je speciaal naar een ander tabblad. Gebruik je zo’n functie vaak zet hem dan in de werkbalk snelle toegang. Denk bv. aan: snel afdrukken, afdrukvoorbeeld, e-mail, nieuw. Bij Excel is de knop ‘titels blokkeren’ erg handig.

Scherm splitsen.
Met 2 beeldschermen kun je op het ene scherm lezen en het andere de informatie verwerken. Heb je geen 2e beeldscherm? Met de WinKey kun je eenvoudig je scherm splitsen zodat je de gegevens toch dichtbij hebt.

Rechtermuisknop.
Last but not least, onder de rechtermuisknop vind je de meest gebruikte functies in een specifieke situatie.

Wat je eerst nog dichtbij wilde hebben kan nu misschien weer wat verder weg of andersom. Neem een half uurtje de tijd om het jezelf zo comfortabel mogelijk te maken. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug als je met minder moeite je werkt kunt doen.

Veel werkplezier!
Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

agenda planning

Agenda planning – Waarmee kan jij je planning verbeteren?

agenda planning

Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.

Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:

  • Te veel of juist te weinig plannen
  • Te positief plannen.
  • Te vaag plannen.
  • Te snel ja zeggen.
  • Te veel afgeleid worden met andere zaken.

Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.

5 tips om je agenda planning te verbeteren:

1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.

Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?

2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?

Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem, uren registratie. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.

Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?

3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.

Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.

Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.

4. Maak voor je belangrijkste doelen een  kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.

Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.

5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’  goed in.

Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de beschikbaarheidsstatus van Teams de beschikbaarheidsstatus van je Outlook agenda.

Kies uit 5 beschikbaarheid statussen onder ‘weergeven als’

Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips