Tag archieven: windows 7 tips

verandert jouw werk

Verandert jouw werk?

verandert jouw werk

Steeds meer bedrijven maken gebruik van de technologische mogelijkheden. Van digitaal archiveren tot automatiseren van verschillende handelingen. Verandert jouw werk ook door al deze ontwikkelingen?  Of wil je juist zelf een aantal veranderingen doorvoeren?

 

Verandert jouw werk? Zo sluit jouw werkorganisatie weer snel aan op de gewenste of nieuwe situatie.

Nieuwe doelen, nieuwe kansen

Eigenlijk draait slimmer werken vooral om bepalen wat je belangrijk vindt in je werk/privé, keuzes maken en tijdig je grenzen aangeven. Soms is dat door de tijd een beetje vervaagd en zijn er nieuwe ‘normen’ ingeslopen. Zo gebruik je wellicht een deel van je roostervrije dag om bij te werken, doe je thuis meer dan eigenlijk goed voor je is of doe je gewoon een aantal extra taken omdat je het nu eenmaal altijd hebt gedaan.

Het begin van een nieuwe werksituatie is een mooi moment om hier ook weer je eigen invulling aan te geven. Bedenk tijdig voor jezelf welke doelen jij nastreeft, hoe je de balans werk/privé wilt hebben en welke stappen je nu al kunt zetten.

In een nieuwe rol heb je weer ruimte om je eigen regie te kiezen

Oude informatie opruimen

Al ver voor je in de nieuwe werksituatie komt kun je beginnen met opruimen. Net als bij verhuizen is het makkelijker als je niet alles op het laatst hoeft te doen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt of inmiddels op een centrale plek staat.

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Een hoofdmap ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2016’ of ‘oude functie’ is superhandig om de submappen onder te hangen die je straks niet meer nodig hebt. Zo hou je overzicht op de mappen die wel actueel zijn en kun je snel je laatste opruimingsslag maken. Is je bureaublad overigens al schoon?

Bewaar niet te veel zaken ‘voor het geval je collega’s het handig vinden’, zij hebben vaak al hun eigen methode.

Openstaande acties afsluiten, afronden of overdragen

Een keer komt het punt dat je activiteitenlijst leeg moet. Sommige acties zijn niet meer zinvol, anderen heb je afgerond of kun je overdragen. Het is net als ‘op vakantie gaan’ waardoor het grootste deel van deze checklist bruikbaar is.

Hoe goed je het ook wilde regelen, er blijven altijd wel wat acties open die je moet overdragen. Werk je met Outlook taken dan kun je jouw taak eenvoudig doorsturen naar je collega. Werk je met een CRM systeem zoals Siebel dan kun je de activiteit op naam van een collega zetten. Stem ook even met je collega af op welke startdatum je ze zet.

Zorg voor een goede overdracht met een actuele actielijst

Nieuwe routines in je agenda

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen etc. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk in je agenda. Kijk ook welke vergaderingen je hebt en zet eventueel repeterende afspraken voor de benodigde voorbereiding/uitwerktijd in je agenda.

Wil je vanaf nu beter je grenzen bewaken? Reserveer dan gelijk tijd voor mail, lunch, stukken lezen en welke dagen je op tijd naar huis moet voor bijvoorbeeld de kinderen.

Kies gelijk de juiste status (afwezig, bezet, voorlopig bezet, vrij), wel of geen herinnering en eventueel een kleur categorie.

Met een goede basis in je agenda kun je sneller bepalen hoeveel tijd je over hebt

Slimme systeem inrichtingen om snel te werken

Door de jaren heen heb je de nodige handigheidjes toegepast om snel te kunnen werken. Denk aan pinnen van bestanden, favoriete mappen in verkenner, favorieten in explorer, internet pagina’s automatisch laten opstarten en nog wat andere handigheidjes.

Zorg dat je op de automatische piloot je systeem bediend, dan heb je weer ruimte in je hoofd voor het leukere werk

De wereld om ons heen blijft veranderen, hoe meer je kunt terugvallen op een aantal goede werkgewoontes, hoe makkelijker je meebeweegt. Ook als je werk (nog) niet veranderd, zijn bovenstaande stappen handig om 1-2 keer per jaar te doorlopen.

Veel werkplezier!

 

Minder klikken en typen

Minder klikken en typen

Compouter vaardighedenTijdens een lunchwandeling zei een goede bekende tegen me “ik wil nog een product ontwikkelen en het hoeft maar 1 cent winst op te leveren” waarop ik hem vragend aankeek “maar wel iedere dag door iedere Chinees gekocht wordt”.

Het zit ‘m in de wet van de grote aantallen, ook in het gebruik van je systemen. Als je relatief kleine verbeteringen, meerdere keren per dag of week, toepast ga je echt tijdwinst ervaren en werk je met minder moeite.

10 slimme systeem vaardigheden zodat jij ook minder hoeft te klikken en typen.

15 Sneltoetsen die je overal kunt gebruiken

Bij het invoeren van gegevens varieer je vaak tussen toetsenbord en muis. Leer meer toetsenbord functies zodat je niet alleen sneller werkt, maar ook minder kans hebt op een muisarm.
Check welke sneltoetsen je nog niet gebruikt en voeg iedere week een nieuwe toe. Overigens zweef met je muis over een knop (bijvoorbeeld knop plakken) en je ziet de bijbehorende sneltoets.

Slim tekst bewerken in Word (en vaak ook Outlook)

We typen wat af. Verslagen, rapporten en toelichtingen maakt men vaak in Word. Veel van die tekstverwerkingsfuncties kun je ook in Outlook toepassen.
Weet jij al hoe je snel een heel woord verwijdert, naar het einde van de zin gaat, begin van het document of een hele alinea selecteert? Ook hier kun je weer stap voor stap de waardevolle tekstverwerkingsfuncties eigen maken.

Rechtermuis knop

Wil je iets toevoegen, verwijderen, veranderen? In plaats van het lint/menu balk gebruiken vindt je in 8 van de 10 keer jouw gewenste actie in de dynamische mini-menu balk achter de rechtermuisknop. Je kunt hem straffeloos overal aanklikken en ervaar wat het je oplevert.

Je kunt ook kopiëren met je rechtermuisknop. Denk aan een stuk tekst, e-mail, agenda item. Sleep deze met rechtermuisknop naar de gewenste plek, laat je muis los en kies kopiëren (slepen met linker muisknop is verplaatsen).

Werkbalk snelle toegang (Outlook, Word, Excel)

Bij alle Office programma’s staat in het lint onder tabblad start de meest gebruikte functies voor dat programma. Boven het lint staat de werkbalk snelle toegang. Een handige mini-menu balk die je zelf kunt samenstellen met functieknoppen die je vaak gebruikt en niet in het tabblad start staan.
Denk aan de knop: opslaan, opslaan als, afdrukvoorbeeld, snel afdrukken, titels blokkeren (Excel), spelling controle etc.

Automatisch aanvullen van tekst

Heb je standaard woorden, zinnen of tekstblokken die je vaak gebruikt in een mail of brief? Je kunt zelf een korte code maken om de hele zin automatisch aan te vullen. Ook handig voor specifieke vaktermen, functienamen of specifieke woorden waarin je vaak hetzelfde typefout maakt. Je kunt de codering in Word, Outlook, Excel of Power Point maken en zijn in alle vier de programma’s dan te gebruiken.

Outlook handtekening

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekening voor externe e-mail. Gaat 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.
Gaat 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in. Bij iedere e-mail kun je alsnog voor een andere handtekening kiezen.

Outlook e-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team regelmatig dezelfde e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs bijlagen of hyperlinks in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met jouw eigen handtekening. Nu hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om in de verkenner een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

Pinnen van bestanden

Met pinnen van bestanden maak je snelkoppelingen naar bestanden (Word, Excel) die je regelmatig gebruikt. Het kunnen bestanden zijn in je verkenner (P-schijf, G-schijf etc.) maar ook op het intranet/internet. Het woord snelkoppeling zegt eigenlijk al dat het een super snelle route is. Je bent in 2 kliks bij het bestand en hebt altijd de meest recente versie!
Denk aan: (vakantie)roosters, actielijsten in Excel, briefsjablonen, werkwijzen, portefeuille overzichten etc.

Wellicht heb je al een paar keer gedacht, ach dat hoeft niet, ik vind het toch wel. Bepaal je winst door: (aantal kliks huidige manier – 2 kliks nieuwe manier)* aantal keren per week.
Wanneer ben jij tevreden? Bij 10, 20 of 50 kliks winst?

Favorieten in verkenner

Wil je vaak naar een specifieke plek op de P-schijf of G-schijf? Dan is een snelkoppeling in de verkenner te maken door de map in favorieten te slepen.
Denk aan mappen voor: team/afdeling, tijdelijk opslag van documenten die je in een CRM systeem koppelt (zoals Siebel), overlegstructuren waar je bij zit etc.

Spelling controle uitbreiden met jouw termen

Natuurlijk wil jij je e-mails en brieven zo netjes mogelijk versturen. De spelling en grammatica controle helpt je daarbij. Gebruik je veel vaktermen die niet herkent worden? Kies dan niet voor negeren maar toevoegen aan woordenlijst. In een paar weken tijd heb je de meeste bijzondere woorden gehad en helpt de spelling controle je daar ook mee.

Slimmer je systeem gebruiken is voor iedereen interessant. Gun jezelf de tijd om het toe te passen en eigen te maken, dat verdien je echt terug. Ook als je denkt, straks heb ik het niet meer nodig of is de link veranderd. Denk aan de wet van de grote aantallen. De link aanpassen is in een seconde gebeurd, ondertussen heb jij al tijd bespaart met al die keren dat je er wel gebruik van hebt gemaakt.

 

hyperlink naar document

Hyperlink naar document

Slimmer samenwerken door een hyperlink naar document te delen:

Heb je wel eens een document op de verkenner staan dat je collega’s moeten invullen? Bijvoorbeeld verlofplanning, actielijst bijwerken, review op een document etc.?

De snelste route lijkt dan om het document naar je collega’s te mailen met verzoek om het ingevuld of met opmerkingen terug te sturen. Ondertussen zijn je collega’s druk aan de slag, slaan het weer op in een mapje en sturen het via e-mail naar je terug.

Daarna kun jij aan de slag om alle feedback te verwerken zodat je weer 1 mooi totaal document hebt. Achteraf blijkt het je toch veel tijd te kosten.

De slimste manier om samen te werken is het linkje naar het document mailen met verzoek om voor bepaalde datum hun feedback te verwerken.

Zo maak je een hyperlink naar document:

hyperlink naar document

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

link naar map

Hyperlink naar map

Slimmer samenwerken door een hyperlink naar map te delen:

Bij veel bedrijven is de mappen structuur op het netwerk ofwel in de verkenner vrij groot. Het kost dan ook tijd om de juiste map te vinden. Zeker als je er zelf niet vaak hoeft te zijn. Om het elkaar makkelijker te maken worden de documenten dan maar gemaild zoals de vergaderstukken van een overleg of projectdocumenten die je moet doornemen. Maar waar laat je het dan weer? Een extra map erbij om het in op te slaan maakt het alleen maar onoverzichtelijk. Stuur dan in plaats van de documenten een hyperlink naar map met benodigde documenten.

Zo maak je een hyperlink naar map:

Selecteer het woord in je tekst waarop je de hyperlink wilt maken.
Kies op tabblad invoegen, hyperlink (of Sneltoets CTRL+K)
Klik op icoon van een map en blader naar de gewenste map
Kies OK

Nu heb je een hyperlink naar map gemaakt. Zou je een document selecteren in de betreffende map, dan heb je een hyperlink naar document gemaakt.

Je kunt ook eerst het pad van de map selecteren zoals hieronder in het plaatje is weergegeven.

hyperlink naar map

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

favorieten in verkenner

Favorieten in verkenner

Vaak opslaan in een map? Gebruik favorieten in verkenner

Als je vaak in een specifieke map iets wilt opslaan is het handig om die map toe te voegen aan de favorieten in verkenner. Zo heb je de veelgebruikte map met 1 klik beschikbaar.

Als je vaak iets wilt openen in een specifieke map is het handiger om die map te pinnen.

Sleep een map:
Op het woord favorieten in verkenner dan zie je een blauwe balk over het woord favorieten en komt de map onderaan je lijstje met favorieten in verkenner.
Tussen mappen die al in favorieten staan dan krijg je een zwarte streep en bepaal jij de volgorde.

Let op! 
Sleep je de map op een andere map die al in favorieten staat dan wordt de gesleepte map verplaatst! In je archief structuur vind je hem dan op de nieuwe plek.

In plaats van slepen kun je ook met je rechtermuisknop op de map klikken en kiezen voor ‘aan snelle toegang vastmaken’

Verwijderen:
Wil je een map verwijderen uit de favorieten, klik dan met rechts op die map en kies ‘van snelle toegang losmaken 

favorieten in verkenner

 

Wil je vaker een tip ontvangen volg ons dan ook op facebook

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

 

informatie ordenen ver weg of dichtbij

Informatie – Ver weg of dichtbij?

informatie ordenen ver weg of dichtbij

wat wil jij ver weg of dichtbij hebben?

Waar je enkele jaren geleden nog met fysieke documenten werkte, is nu het meeste digitaal. Voorheen had je een beperkte ruimte op je bureau voor de stukken of dossiers waar je mee bezig was, de rest zat in je la of kast. Gezamenlijke stukken vond je in een centraal archief.

Inmiddels past alles in dat ene kastje op je bureau, de computer. Daar kun je de informatie overzichtelijk bewaren, makkelijker delen en heb je het sneller beschikbaar op de plaatsen en momenten dat het voor jou belangrijk is.

Toch zijn er nog veel mensen die in de digitale wereld het overzicht verliezen, veel ‘klikken’ of lang zoeken. Dit leidt tot onnodige werkdruk, irritatie of vermoeidheid door continu filteren met je ogen. Een goed moment om te checken welke praktische vaardigheden jou helpen met minder moeite je werk te doen.

De basisregel is simpel: Informatie die je veel gebruikt wil je dichtbij hebben, wat je weinig gebruikt mag verder weg.

10 voorbeelden hoe je jouw informatie ver weg/dichtbij kunt zetten

Je bureau blijft natuurlijk nummer 1.

Zorg dat je alleen die informatie bij de hand hebt die je vandaag nodig hebt. Een opgeruimd bureau zorgt voor overzicht en voorkomt dat je wordt afgeleid door dingen waar je die dag niet aan wilt werken.

Zie de postvak-in als een deurmat.
Daar staat alleen de nieuwe (digitale)post of wat je die dag verwerkt. Alles wat je later doet mag verder weg (op datum) in Outlook takenlijst of CRM systeem.

Bepaal zelf je volgorde van je archiefstructuur.
De meeste systemen sorteren op alfabet. Informatie die je veel raadpleegt, kun je dichterbij halen door er nummers voor te zetten. Dit kun je met je outlook mappen doen, maar ook met de mappen in de verkenner (g-schijf / h-schijf) of bv. Query’s van CRM/ERP systeem.

Tip! Zijn er veel oudere versies die je tijdelijk wilt bewaren?
Maak een submap ‘oude versies’ .

Pin programma’s en bestanden aan de taakbalk.
In plaats van een snelkoppeling op het bureaublad of via het startmenu kun je veel gebruikte programma’s (bv. Outlook, Verkenner, Internet, Word) vastmaken aan de taakbalk. Met 1 klik open je het programma.

Daarnaast kun je de veelgebruikte bestanden pinnen (bv. briefsjablonen, actielijsten, mappen op je afdelings- of persoonlijke schijf). Met 2 klikken (rechtermuisknop + gewenste bestand) open je het al.

Stel favorieten in.
Veel mensen gebruiken favorieten in Explorer of Chrome. Je kunt ook pagina’s van een intern netwerk toevoegen (bv. Processen, afdelingssite, product informatie).
Wist je dat je ze ook in mappen kunt indelen?

In Outlook 2010 heb je een map favorieten. Handig als je meerdere mailboxen beheert om daar de postvak-in van je collega naar toe te slepen. Of een submap die je tijdelijk veel gebruikt. De verkenner heeft eenzelfde favorieten map. Vooral handig om veel gebruikte locaties van de gemeenschappelijke schijf naartoe te slepen.

Bureaublad overzichtelijk?
Nu je kunt pinnen en favorieten hebt ingesteld gebruik je waarschijnlijk minder snelkoppelingen op je bureaublad. Zet je tijdelijk documenten op het bureau blad om later te koppelen in een CRM systeem? Plaats ze dan rechts op je bureaublad zodat je ze makkelijker kunt opschonen.

Gedeelde agenda’s.
Nadat je een agenda van een collega opent staat hij in de lijst gedeelde agenda’s. Open je regelmatig specifieke agenda’s? Sleep ze dan naar boven om ze dichtbij te hebben.

Open je vaak voor een groep (bv. werkgroep of vergaderruimtes) de agenda’s, maak dan enkele agenda groepen om met 1 klik die agenda’s te openen of te sluiten.

Werkbalk snelle toegang in Outlook, Word, Excel, Power point.
Veel functies die je nodig hebt staan al dichtbij in het tabblad start. Voor sommige functies moet je speciaal naar een ander tabblad. Gebruik je zo’n functie vaak zet hem dan in de werkbalk snelle toegang. Denk bv. aan: snel afdrukken, afdrukvoorbeeld, e-mail, nieuw. Bij Excel is de knop ‘titels blokkeren’ erg handig.

Scherm splitsen.
Met 2 beeldschermen kun je op het ene scherm lezen en het andere de informatie verwerken. Heb je geen 2e beeldscherm? Met de WinKey kun je eenvoudig je scherm splitsen zodat je de gegevens toch dichtbij hebt.

Rechtermuisknop.
Last but not least, onder de rechtermuisknop vind je de meest gebruikte functies in een specifieke situatie.

Wat je eerst nog dichtbij wilde hebben kan nu misschien weer wat verder weg of andersom. Neem een half uurtje de tijd om het jezelf zo comfortabel mogelijk te maken. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug als je met minder moeite je werkt kunt doen.

Veel werkplezier!
Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

leesvenster windows 7

Leesvenster in Windows 7 verkenner

Handig dat leesvenster in de verkenner van Windows 7

In Windows 7 heeft de verkenner inmiddels ook een leesvenster. Toch handig als je even wilt kijken of je het juiste document hebt of alleen een klein stukje tekst wilt nalezen.
Je kunt zelfs vanuit het leesvenster een stuk tekst selecteren en kopiëren om vervolgens in een geopend document verder te bewerken.

Wil je in het geselecteerde document een wijziging aanbrengen dan moet je het document zoals gebruikelijk openen.

leesvenster windows 7

leesvenster windows 7

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

pinnen

Windows 7: Veel gebruikte bestanden pinnen om snel te openen

Met windows 7 kun je veelgebruikte programma’s en bestanden pinnen zodat je ze snel kunt openen.

pinnen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Een programma aan de taakbalk vastmaken (pinnen) zodat deze ook in beeld blijft als je het programma afsluit.

– Open het veel gebruikte programma
– Klik met rechts op het icoon van het programma, bijvoorbeeld word
– Klik op ‘Dit programma vast maken aan de taakbalk’.
De punaise wordt nu blauw en de zin veranderd dan naar ‘Dit programma losmaken van de taakbalk’.

Een bestand vastpinnen aan de taakbalk:
– Open een veel gebruikt word document
– Klik met rechtermuis op het Word icoon in de taakbalk
– Muis over de recent geopende documenten
– Klik achter de document naam op de punaise om het bestand vast te pinnen.

Nu blijft het document altijd bovenaan in beeld in het kader ‘gepind’.
Andere geopende documenten komen in het kader ‘recent’.

Snel openen: rechtermuisklik op Word icoon en selecteer gepinde bestand.

Tip! Dit kan ook met excel, word, verkenner, internet…..
Tip! Zorg dat Word ook ‘vast’ op de taakbalk staat
Tip! Versleep de gepinde documenten in de gewenste volgorde.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

werkbalk snelle toegang in windows

Werkbalk snelle toegang aanpassen met veel gebruikte knoppen

Wat je veel gebruikt wil je graag dichtbij hebben, werkbalk snelle toegang.

Boven in het beeldscherm (bij alle windowsprogramma’s) staat de werkbalk snelle toegang.
Onder het uitklap menu staan de meest gewenste icoontjes.
Onder ‘meer opdrachten’ heb je bijna eindeloze keuze.
Tip! Wil je regelmatig printen? Het icoontje afdrukvoorbeeld is dan erg handig.
Tip! Wil je regelmatig gemaakte documenten direct mailen? Het icoontje E-mail opent dan gelijk een mail met je document in de bijlage.

Staat een knop in een ander tabblad in je lint zoals in Excel ’titels blokkeren’ onder tabblad beeld? Klik dan met rechts op de standaard knop tittels blokkeren en kies ’toevoegen aan werkbalk snelle toegang’.

werkbalk snelle toegang in windows

Wat je veel gebruikt wil je dichtbij hebben


 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips