Steeds meer bedrijven maken gebruik van de technologische mogelijkheden. Van digitaal archiveren tot automatiseren van verschillende handelingen. Verandert jouw werk ook door al deze ontwikkelingen? Of wil je juist zelf een aantal veranderingen doorvoeren?
Verandert jouw werk? Zo sluit jouw werkorganisatie weer snel aan op de gewenste of nieuwe situatie.
Nieuwe doelen, nieuwe kansen
Eigenlijk draait slimmer werken vooral om bepalen wat je belangrijk vindt in je werk/privé, keuzes maken en tijdig je grenzen aangeven. Soms is dat door de tijd een beetje vervaagd en zijn er nieuwe ‘normen’ ingeslopen. Zo gebruik je wellicht een deel van je roostervrije dag om bij te werken, doe je thuis meer dan eigenlijk goed voor je is of doe je gewoon een aantal extra taken omdat je het nu eenmaal altijd hebt gedaan.
Het begin van een nieuwe werksituatie is een mooi moment om hier ook weer je eigen invulling aan te geven. Bedenk tijdig voor jezelf welke doelen jij nastreeft, hoe je de balans werk/privé wilt hebben en welke stappen je nu al kunt zetten.
In een nieuwe rol heb je weer ruimte om je eigen regie te kiezen
Oude informatie opruimen
Al ver voor je in de nieuwe werksituatie komt kun je beginnen met opruimen. Net als bij verhuizen is het makkelijker als je niet alles op het laatst hoeft te doen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt of inmiddels op een centrale plek staat.
Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Een hoofdmap ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2016’ of ‘oude functie’ is superhandig om de submappen onder te hangen die je straks niet meer nodig hebt. Zo hou je overzicht op de mappen die wel actueel zijn en kun je snel je laatste opruimingsslag maken. Is je bureaublad overigens al schoon?
Bewaar niet te veel zaken ‘voor het geval je collega’s het handig vinden’, zij hebben vaak al hun eigen methode.
Openstaande acties afsluiten, afronden of overdragen
Een keer komt het punt dat je activiteitenlijst leeg moet. Sommige acties zijn niet meer zinvol, anderen heb je afgerond of kun je overdragen. Het is net als ‘op vakantie gaan’ waardoor het grootste deel van deze checklist bruikbaar is.
Hoe goed je het ook wilde regelen, er blijven altijd wel wat acties open die je moet overdragen. Werk je met Outlook taken dan kun je jouw taak eenvoudig doorsturen naar je collega. Werk je met een CRM systeem zoals Siebel dan kun je de activiteit op naam van een collega zetten. Stem ook even met je collega af op welke startdatum je ze zet.
Zorg voor een goede overdracht met een actuele actielijst
Nieuwe routines in je agenda
In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen etc. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk in je agenda. Kijk ook welke vergaderingen je hebt en zet eventueel repeterende afspraken voor de benodigde voorbereiding/uitwerktijd in je agenda.
Wil je vanaf nu beter je grenzen bewaken? Reserveer dan gelijk tijd voor mail, lunch, stukken lezen en welke dagen je op tijd naar huis moet voor bijvoorbeeld de kinderen.
Kies gelijk de juiste status (afwezig, bezet, voorlopig bezet, vrij), wel of geen herinnering en eventueel een kleur categorie.
Met een goede basis in je agenda kun je sneller bepalen hoeveel tijd je over hebt
Slimme systeem inrichtingen om snel te werken
Door de jaren heen heb je de nodige handigheidjes toegepast om snel te kunnen werken. Denk aan pinnen van bestanden, favoriete mappen in verkenner, favorieten in explorer, internet pagina’s automatisch laten opstarten en nog wat andere handigheidjes.
Zorg dat je op de automatische piloot je systeem bediend, dan heb je weer ruimte in je hoofd voor het leukere werk
De wereld om ons heen blijft veranderen, hoe meer je kunt terugvallen op een aantal goede werkgewoontes, hoe makkelijker je meebeweegt. Ook als je werk (nog) niet veranderd, zijn bovenstaande stappen handig om 1-2 keer per jaar te doorlopen.
Veel werkplezier!
