Tag archieven: zoeken in outlook

slimmer zoeken makkelijker vinden

Slimmer zoeken makkelijker vinden

Slimmer zoeken makkelijker vinden

In 1993 is het world wide web als open bron ontstaan en in 1994 opende de eerste online webwinkel. Wist je dat in het begin een boekje werd uitgegeven met de namen van de openbare websites? Anno 2021 zijn er wereldwijd meer dan 1,83 miljard websites. Toch kunnen we aardig wat vinden op internet. Bijzonder eigenlijk, want er is geen echte mappenstructuur. Nou ja, er is een kleine menu balk met ‘alles, afbeeldingen, video’s, kaarten, nieuws, shopping etc.’ maar verder moet je het doen met slimme zoektermen of zinnen gebruiken. Hier heb je slimmer zoeken makkelijker vinden al toegepast.

Eigenlijk is het in ons werk niet veel anders. Door de jaren heen hebben jij en je collega’s enorm veel informatie verzameld. Al dan niet in overzichtelijke archiefstructuren. Wat voor de een logisch is, is voor de ander een drama en toch moet je er samen in werken. Je klikt, scrolt en zoekt je suf om dat ene naar boven te halen waarvan je zeker weet dat je het ergens hebt.

In de papieren archief wereld moest alles wel in structuren, maar gelukkig heeft de digitale archiefwereld veel meer opties. Daar komt bij dat je systeem veel sneller kan filteren dan jouw ogen. Dus op naar sneller zoeken en makkelijker vinden.

10 tips voor Slimmer zoeken makkelijker vinden

Sneltoets voor zoeken

In de meeste programma’s ga je met CTR + E (van Explore) naar de zoekfunctie. Een van de weinige uitzonderingen is zoeken binnen een bestand zoals Word of Excel. Daarvoor gebruik je meestal CTRL+F (Find).

Zoeken in Outlook mail

Veel mensen zoeken op een woord om iets te vinden. Maar wist je dat je in Outlook op meerdere criteria kunt zoeken? Zo kun je b.v. zoeken op een specifiek onderwerp, met bijlage, van collega x, in bepaalde periode. Als je daar eenmaal meer vaardigheid in hebt kun je diverse mappen samenvoegen of, heel extreem, terug brengen naar 1 map ‘afgehandeld 2021’.

Zoeken in Outlook taken

Heb je een lange takenlijst in Outlook? Ook dan is het sneller om met CTRL +4  naar je Outlook taken te gaan en daar te zoeken.

Zoeken in To Do (online of desktop app)

Als je met de Online versie van Outlook werkt dan gebruik je waarschijnlijk ook de online versie van To Do. De zoekfunctie is daar (nog) heel simpel. Je kunt gewoon een woord typen en je krijgt de resultaten terug.
Aan de rechterkant bij Opties of … kun je nog aangeven of je de voltooide taken wel/niet wilt zien. In de online versie werkt de sneltoets CTRL + E niet, die brengt je naar de URL balk van de browser. Zoek je in de desktopversie van To Do dan krijg je ook de mailtjes die in een taak gekoppeld zijn.

Zoeken in Outlook agenda

Het zal je niet verrassen dat er ook een goede zoekfunctie in de Outlook agenda zit inclusief zoeken op categorieën. Scheelt je veel geblader door de dagen of weken. Het mooie is dat je een soort totaal overzicht krijgt van alle afspraken uit het verleden en de toekomst. Gebruik je op je iPhone de Apple agenda app? Zoek dan snel via het vergrootglas.

Zoeken in Teams

Ben je het al beu om te onthouden in welk Team of kanaal iets geplaatst was? Juist in Teams bespaar je zoveel tijd als je de vele mogelijkheden van de Power Balk leer te gebruiken.

Van zoeken naar bestanden, berichten, chats tot instellen van acties. Leer hier alles over de Power Balk.

Zoeken in verkenner

Naar mate je meer in teams werkt heb je zoeken in verkenner niet meer nodig, maar toch…..kan handig zijn als je veel op je One Drive hebt staan die je gesynchroniseerd hebt met de verkenner.

Zoeken in OneNote

OneNote is de tredzetter geweest in slimmer zoeken. Wist je dat hij zelfs informatie vindt die in een afbeelding staan? Na een paar keer zoeken in OneNote heb je snel door hoe je wisselt tussen het zoeken in één notitieblok, alle notitieblokken of alleen de sectie. Ook zoek ik vaak op taak tags voor de openstaande acties.

Zoeken in Windows start

Zodra je een app op je computer zoekt of een van de instellingen wilt wijzigen kom je in de zoekfunctie van Windows terecht. Deze roep je makkelijk op door op de windows key (winkey)  te klikken en gelijk te typen.

Zoeken in whats app

Dit lijkt een vreemde eend in de bijt. Toch wordt Whats app door zoveel mensen gebruikt en de zoekfunctie is daar een beetje verstopt dus wil ik hem je graag meegeven.

  • Zoeken door alle chats: schuif de lijst met al je chats iets naar beneden en de zoekbalk verschijnt. Je kunt direct een woord typen of voor een categorie kiezen zoals documenten en daarachter nog iets typen.
  • Zoeken in de chat van een specifiek persoon of groep: open de chat van een persoon, tik bovenaan op de persoons/groepsnaam en je kunt kiezen uit ‘media, links en docs’, ‘berichten met ster’ of ‘doorzoek chat’.
    ps. Berichten met ster kun je zelf markeren als je een bericht even vasthoudt. Handig als je iets snel terug wilt vinden.

Een aantal zoekopties kende je vast al wel, nu de kunst om ze iedere keer te gebruiken want je systeem is écht veel sneller.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

mailbox de baas

Mailbox de baas

mailbox de baas

E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk. En hoe fijn is het als jij de mailbox de baas blijft?

Ca 80% van de deelnemers aan de PEP® training schatten in dat ze tussen de 15 en 30 e-mails per dag ontvangen en daar gemiddeld 6-8 uur per week mee bezig zijn. Die tijd denkt men nodig te hebben om (complexe) vragen uit te zoeken maar vooral om de e-mails te beantwoorden en archiveren in outlook of klantsystemen zoals CRM-Siebel.  Men erkent vaak dubbel werk te doen door e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat er werkelijk actie ondernomen wordt. Daarnaast wordt e-mail benoemd als grootste afleider. Veel mensen krijgen het gevoel dat ze ‘geleefd’ worden door e-mail. Dat is jammer, het zou juist één van de vele kanalen moeten zijn die je het werk makkelijker maken.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

  • Doe het nu; – klein/snel af te handen
  • Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klantensysteem
  • Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
  • Delete; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen onnodige post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook en sorteert men de e-mail naar onderwerp in wel meer dan 30 mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

  • De inhoud of bijlage van de e-mail ook op intranet, netwerkschijf of CRM systeem staat
  • De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
  • Het een melding van een vergaderverzoek is (staat toch al in je agenda)
  • De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ‘tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

  • Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
  • Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
  • Skype: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
  • One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok in samenwerking met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.
    • Bijvoorbeeld: ieder voegt zijn eigen vragen/input voor overleg toe, 1 persoon maakt voor het overleg de agenda definitief en iedereen heeft direct de beschikking over de agenda zonder rond te mailen.
    • Andere voordelen: tegelijkertijd te bewerken, slaat automatisch op, zichtbaar wie wat heeft toegevoegd, per notitieblok te bepalen met wie je het wilt delen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot ;én bron van ergernis. 
Bedenk of je antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Hebben alle ontvangers in lijst deze info echt nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet.
Maar met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

  • Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
  • Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
  • Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren verdubbel je de kans dat ze allemaal beantwoord worden.
  • Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat écht aandacht nodig heeft.
  • Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier! e