In 1993 is het world wide web als open bron ontstaan en in 1994 opende de eerste online webwinkel. Wist je dat in het begin een boekje werd uitgegeven met de namen van de openbare websites? Anno 2021 zijn er wereldwijd meer dan 1,83 miljard websites. Toch kunnen we aardig wat vinden op internet. Bijzonder eigenlijk, want er is geen echte mappenstructuur. Nou ja, er is een kleine menu balk met ‘alles, afbeeldingen, video’s, kaarten, nieuws, shopping etc.’ maar verder moet je het doen met slimme zoektermen of zinnen gebruiken. Hier heb je slimmer zoeken makkelijker vinden al toegepast.
Eigenlijk is het in ons werk niet veel anders. Door de jaren heen hebben jij en je collega’s enorm veel informatie verzameld. Al dan niet in overzichtelijke archiefstructuren. Wat voor de een logisch is, is voor de ander een drama en toch moet je er samen in werken. Je klikt, scrolt en zoekt je suf om dat ene naar boven te halen waarvan je zeker weet dat je het ergens hebt.
In de papieren archief wereld moest alles wel in structuren, maar gelukkig heeft de digitale archiefwereld veel meer opties. Daar komt bij dat je systeem veel sneller kan filteren dan jouw ogen. Dus op naar sneller zoeken en makkelijker vinden.
10 tips voor Slimmer zoeken makkelijker vinden
Sneltoets voor zoeken
In de meeste programma’s ga je met CTR + E (van Explore) naar de zoekfunctie. Een van de weinige uitzonderingen is zoeken binnen een bestand zoals Word of Excel. Daarvoor gebruik je meestal CTRL+F (Find).
Zoeken in Outlook mail
Veel mensen zoeken op een woord om iets te vinden. Maar wist je dat je in Outlook op meerdere criteria kunt zoeken? Zo kun je b.v. zoeken op een specifiek onderwerp, met bijlage, van collega x, in bepaalde periode. Als je daar eenmaal meer vaardigheid in hebt kun je diverse mappen samenvoegen of, heel extreem, terug brengen naar 1 map ‘afgehandeld 2021’.
Zoeken in Outlook taken
Heb je een lange takenlijst in Outlook? Ook dan is het sneller om met CTRL +4 naar je Outlook taken te gaan en daar te zoeken.
Zoeken in To Do (online of desktop app)
Als je met de Online versie van Outlook werkt dan gebruik je waarschijnlijk ook de online versie van To Do. De zoekfunctie is daar (nog) heel simpel. Je kunt gewoon een woord typen en je krijgt de resultaten terug.
Aan de rechterkant bij Opties of … kun je nog aangeven of je de voltooide taken wel/niet wilt zien. In de online versie werkt de sneltoets CTRL + E niet, die brengt je naar de URL balk van de browser. Zoek je in de desktopversie van To Do dan krijg je ook de mailtjes die in een taak gekoppeld zijn.
Zoeken in Outlook agenda
Het zal je niet verrassen dat er ook een goede zoekfunctie in de Outlook agenda zit inclusief zoeken op categorieën. Scheelt je veel geblader door de dagen of weken. Het mooie is dat je een soort totaal overzicht krijgt van alle afspraken uit het verleden en de toekomst. Gebruik je op je iPhone de Apple agenda app? Zoek dan snel via het vergrootglas.
Zoeken in Teams
Ben je het al beu om te onthouden in welk Team of kanaal iets geplaatst was? Juist in Teams bespaar je zoveel tijd als je de vele mogelijkheden van de Power Balk leer te gebruiken.
Van zoeken naar bestanden, berichten, chats tot instellen van acties. Leer hier alles over de Power Balk.
Zoeken in verkenner
Naar mate je meer in teams werkt heb je zoeken in verkenner niet meer nodig, maar toch…..kan handig zijn als je veel op je One Drive hebt staan die je gesynchroniseerd hebt met de verkenner.
Zoeken in OneNote
OneNote is de tredzetter geweest in slimmer zoeken. Wist je dat hij zelfs informatie vindt die in een afbeelding staan? Na een paar keer zoeken in OneNote heb je snel door hoe je wisselt tussen het zoeken in één notitieblok, alle notitieblokken of alleen de sectie. Ook zoek ik vaak op taak tags voor de openstaande acties.
Zoeken in Windows start
Zodra je een app op je computer zoekt of een van de instellingen wilt wijzigen kom je in de zoekfunctie van Windows terecht. Deze roep je makkelijk op door op de windows key (winkey) te klikken en gelijk te typen.
Zoeken in whats app
Dit lijkt een vreemde eend in de bijt. Toch wordt Whats app door zoveel mensen gebruikt en de zoekfunctie is daar een beetje verstopt dus wil ik hem je graag meegeven.
- Zoeken door alle chats: schuif de lijst met al je chats iets naar beneden en de zoekbalk verschijnt. Je kunt direct een woord typen of voor een categorie kiezen zoals documenten en daarachter nog iets typen.
- Zoeken in de chat van een specifiek persoon of groep: open de chat van een persoon, tik bovenaan op de persoons/groepsnaam en je kunt kiezen uit ‘media, links en docs’, ‘berichten met ster’ of ‘doorzoek chat’.
ps. Berichten met ster kun je zelf markeren als je een bericht even vasthoudt. Handig als je iets snel terug wilt vinden.
Een aantal zoekopties kende je vast al wel, nu de kunst om ze iedere keer te gebruiken want je systeem is écht veel sneller.
Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips