Waar we eerst nog volop met fysieke documenten werkten, is nu het meeste digitaal. Toen had je een beperkte ruimte op je bureau voor de stukken of dossiers waar je mee bezig was, de rest zat in je la of kast. Gezamenlijke stukken vond je in een centraal archief. Inmiddels past alles in dat ene kastje op je bureau, de computer.
Daar kun je de informatie overzichtelijk bewaren, makkelijker delen en heb je het sneller beschikbaar op de plaatsen en momenten dat het voor jou belangrijk is.
Toch zijn er nog veel mensen die in de digitale wereld het overzicht verliezen, veel ‘klikken’ of lang zoeken. Jammer van de onnodige werkdruk, irritatie of vermoeidheid door continu te filteren met je ogen. Een goed moment om te checken wat jou helpt om met minder moeite je werk te doen.
De basisregel is simpel: Wat je veel gebruikt wil je dichtbij hebben, wat je weinig gebruikt mag verder weg.
10 voorbeelden waar je ver weg/dichtbij kunt toepassen
Je bureau blijft nummer 1.
Zorg dat je alleen die dingen bij de hand hebt die je vandaag nodig hebt. Een opgeruimd bureau zorgt voor overzicht en voorkomt dat je wordt afgeleid door dingen waar je die dag niet aan wilt werken.
Zie de postvak-in als een deurmat.
Daar staat alleen de nieuwe (digitale)post of wat je die dag verwerkt. Alles wat je later doet mag verder weg (op datum) als taak in een takenlijst of CRM systeem.
Bepaal zelf de volgorde van je archiefstructuur.
Waar de meeste systemen eerst alleen op alfabet sorteerden kun je steeds vaker mappen in je eigen volgorde slepen. Wat je veel gebruikt, kun je daardoor dichterbij halen. Kun je niet slepen? Zet dan nummers voor je mapnaam. Dit kun je doen met je outlook mappen, maar ook met de mappen in je OneDrive of Teams/Sharepoint. In OneNote sleep je de secties in jouw gewenste volgorde en kun je ook makkelijk een pagina tussen voegen of in volgorde slepen.
Pin apps en bestanden aan de taakbalk.
In plaats van een snelkoppeling op het bureaublad of via het startmenu kun je veel
gebruikte apps vastmaken aan de taakbalk (bv. Outlook, Verkenner, Internet, Word) . Met 1 klik open je het programma.
Daarnaast kun je de veelgebruikte bestanden vastmaken (bv. briefsjablonen, actielijsten etc.). In 2 klikken (rechtermuisknop + gewenste bestand) open je het al. In de NEW Outlook kun je zelfs mailtjes pinnen zodat ze bovenaan blijven staan.
Stel favorieten in.
Veel mensen gebruiken favorieten in Microsoft Edge of Chrome. Je kunt ook pagina’s van een intern netwerk toevoegen (bv. Processen, afdelingssite, product informatie). Wist je dat je ze ook in mappen kunt indelen?
In Outlook heb je een map favorieten. Handig als je meerdere mailboxen beheert om daar de postvak-in van je groepsmailbox bij te zetten. Ook je favorieten mappen in de verkenner kun je aan snelle toegang vastmaken.
Bureaublad overzichtelijk?
Nu je kunt pinnen en favorieten hebt ingesteld gebruik je waarschijnlijk minder snelkoppelingen op je bureaublad. Waak ervoor om te veel documenten op je bureaublad te zetten, daar wordt je computer op den duur trager van. Wil je ze tijdelijk ergens kwijt? Maak dan een map ‘tijdelijke documenten’ en zet deze in de favorieten.
Gedeelde agenda’s.
Nadat je een agenda van een collega opent staat hij in de lijst gedeelde agenda’s. Open je regelmatig specifieke agenda’s? Sleep ze dan naar boven om ze dichtbij te hebben.
Open je vaak voor een groep (bv. werkgroep of vergaderruimtes) de agenda’s, maak dan enkele agenda groepen om met 1 klik die agenda’s te openen of te sluiten.
Werkbalk snelle toegang in Outlook, Word, Excel, Power point.
Veel functies die je nodig hebt staan al dichtbij in het tabblad start. Voor sommige functies moet je speciaal naar een ander tabblad. Gebruik je zo’n functie vaak zet hem dan in de werkbalk snelle toegang. Denk bv. aan: snel afdrukken, afdrukvoorbeeld, e-mail, nieuw, opslaan als. Bij Excel is de knop ‘titels blokkeren’ erg handig.
Scherm splitsen.
Met 2 beeldschermen kun je op het ene scherm lezen en het andere de informatie verwerken. Heb je geen 2e beeldscherm? Met de WinKey kun je eenvoudig je scherm splitsen zodat je de gegevens toch dichtbij hebt.
Rechtermuisknop
Last but not least, onder de rechtermuisknop vind je de meest gebruikte functies in een specifieke situatie.
Wat je eerst nog dichtbij wilde hebben kan nu misschien weer wat verder weg of andersom. Neem een half uurtje de tijd om het jezelf zo comfortabel mogelijk te maken. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug door met minder moeite je werkt te doen.
Heel veel werkplezier!