ver weg of dichtbij

Ver weg of dichtbij bewaren

ver weg of dichtbij

Waar je enkele jaren geleden nog met fysieke documenten werkte, is nu het meeste digitaal. Voorheen had je een beperkte ruimte op je bureau voor de stukken of dossiers waar je mee bezig was, de rest zat in je la of kast. Gezamenlijke stukken vond je in een centraal archief. Inmiddels past alles in dat ene kastje op je bureau, de computer.

Daar kun je de informatie overzichtelijk bewaren, makkelijker delen en heb je het sneller beschikbaar op de plaatsen en momenten dat het voor jou belangrijk is.

Toch zijn er nog veel mensen die in de digitale wereld het overzicht verliezen, veel ‘klikken’ of lang zoeken. Dit leidt tot onnodige werkdruk, irritatie of vermoeidheid door continu filteren met je ogen. Een goed moment om te checken welke praktische vaardigheden jou helpen met minder moeite je werk te doen.

De basisregel is simpel:

Wat je veel gebruikt wil je dichtbij hebben, wat je weinig gebruikt mag verder weg.

10 voorbeelden waar je ver weg/dichtbij kunt toepassen

Je bureau blijft natuurlijk nummer 1.

Zorg dat je alleen die dingen bij de hand hebt die je vandaag nodig hebt. Een opgeruimd bureau zorgt voor overzicht en voorkomt dat je wordt afgeleid door dingen waar je die dag niet aan wilt werken.

Zie de postvak-in als een deurmat.

Daar staat alleen de nieuwe (digitale)post of wat je die dag verwerkt. Alles wat je later doet mag verder weg (op datum) als taak in een takenlijst of CRM systeem.

Bepaal zelf je volgorde van je archiefstructuur.

Waar de meeste systemen eerst alleen op alfabet sorteerden kun je steeds vaker mappen in je eigen volgorde slepen. Wat je veel gebruikt, kun je daardoor dichterbij halen. Kun je je eigen volgorde nog niet bepalen zet dan nummers voor je mapnaam. Dit kun je doen met je outlook mappen, maar ook met de mappen in de verkenner (netwerkschijf) of bv. Query’s van CRM/ERP systeem. In OneNote sleep je de secties in jouw gewenste volgorde en kun je ook makkelijk een pagina tussen voegen of in volgorde slepen.

Tip! Zijn er veel oudere versies die je tijdelijk wilt bewaren? Maak een submap ‘oude versies’ zodat in de hoofdmap alleen de meest recente documenten staan.

Pin programma’s en bestanden aan de taakbalk.

In plaats van een snelkoppeling op het bureaublad of via het startmenu kun je veel gebruikte programma’s (bv. Outlook, Verkenner, Internet, Word) vastmaken aan de taakbalk. Met 1 klik open je het programma.

Daarnaast kun je de veelgebruikte bestanden pinnen (bv. briefsjablonen, actielijsten, mappen op je afdelings- of persoonlijke schijf). Met 2 klikken (rechtermuisknop + gewenste bestand) open je het al.

Stel favorieten in.

Veel mensen gebruiken favorieten in Explorer Microsoft Edge of Chrome. Je kunt ook pagina’s van een intern netwerk toevoegen (bv. Processen, afdelingssite, product informatie).

Wist je dat je ze ook in mappen kunt indelen?

In Outlook heb je een map favorieten. Handig als je meerdere mailboxen beheert om daar de postvak-in van je groepsmailbox naar toe te slepen. Of een submap die je tijdelijk veel gebruikt. Gebruik van de favorieten in de verkenner. Vooral handig om veel gebruikte locaties van de gemeenschappelijke schijf in te zetten.

Bureaublad overzichtelijk?

Nu je kunt pinnen en favorieten hebt ingesteld gebruik je waarschijnlijk minder snelkoppelingen op je bureaublad. Waak ervoor om te veel documenten op je bureaublad te zetten, dan wordt je computer op den duur trager van. Wil je ze tijdelijk ergens kwijt? Maak dan een map ‘tijdelijke documenten’ en zet deze in de favorieten.

Gedeelde agenda’s.

Nadat je een agenda van een collega opent staat hij in de lijst gedeelde agenda’s. Open je regelmatig specifieke agenda’s? Sleep ze dan naar boven om ze dichtbij te hebben.

Open je vaak voor een groep (bv. werkgroep of vergaderruimtes) de agenda’s, maak dan enkele agenda groepen om met 1 klik die agenda’s te openen of te sluiten.

Werkbalk snelle toegang in Outlook, Word, Excel, Power point.

Veel functies die je nodig hebt staan al dichtbij in het tabblad start. Voor sommige functies moet je speciaal naar een ander tabblad. Gebruik je zo’n functie vaak zet hem dan in de werkbalk snelle toegang. Denk bv. aan: snel afdrukken, afdrukvoorbeeld, e-mail, nieuw. Bij Excel is de knop ‘titels blokkeren’ erg handig.

Scherm splitsen.

Met 2 beeldschermen kun je op het ene scherm lezen en het andere de informatie verwerken. Heb je geen 2e beeldscherm? Met de WinKey kun je eenvoudig je scherm splitsen zodat je de gegevens toch dichtbij hebt.

Rechtermuisknop

Last but not least, onder de rechtermuisknop vind je de meest gebruikte functies in een specifieke situatie.

Wat je eerst nog dichtbij wilde hebben kan nu misschien weer wat verder weg of andersom. Neem een half uurtje de tijd om het jezelf zo comfortabel mogelijk te maken. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug als je met minder moeite je werkt kunt doen

Heel veel werkplezier!