Je werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.
Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2
Bundel activiteiten
Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.
Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.
Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.
Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.
Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.
Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.
Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.
Vooruit kijken
De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.
Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.
Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.
Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.
Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.
Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.
Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.
Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).
Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.
Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.
Veel werkplezier!