Tagarchief: outlook tips

Kolommen toevoegen

Kolommen toevoegen in e-mail overzicht

Wil je kolommen toevoegen in je e-mail overzicht?

Als je grote hoeveelheden e-mails in een map hebt staan is het vaak handig als je kolommen ziet (van, onderwerp, ontvangen etc.). Je kunt eenvoudig kolommen toevoegen in je e-mail overzicht. Mocht je nu al geen kolommen zien, kan het zijn dat je jouw leesvenster rechts hebt staan. Werk je op een groot beeldscherm dan kun je het leesgedeelte iets naar rechts slepen en komen vanzelf de kolommen in beeld. Op een klein beeldscherm is dat niet comfortabel maar kun je via beeld/leesvenster het leesvenster (tijdelijk) uit zetten of onder plaatsen.

Om extra kolommen te zien, b.v. ‘in map’ als je een zoekmap over meerdere mappen hebt gebruikt ga als volgt te werk:

  1. Klik in het tabblad beeld op ‘kolommen invoegen’
  2. Kies bij beschikbare kolommen selecteren uit ‘alle e-mail velden’
  3. Selecteer de kolom ‘in map’ en kies ‘toevoegen’

Nu zie je in het overzicht ook in welke (sub) map de e-mail staat.

Kolommen toevoegen

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

 

taak plannen in agenda

Taak plannen in agenda door slepen

Taak plannen in agenda door te slepen

Heb je een grotere taak in je takenlijst, dan wil je tijdig tijd reserveren. Je kunt je taak plannen in agenda. Natuurlijk kun je een nieuw agenda item openen en de onderwerp handmatig typen maar het kan nog makkelijker.

Zet je takenlijst naast je agenda (beeld, takenbalk, vinkje bij taken) of open taken op een ander beeldscherm. Klik met links op het icoontje van een taak en houd vast terwijl je de taak naar de gewenste begintijd in je agenda sleept. Daarna kun je het agenda item zo lang maken als nodig is voor de taak.

De taak wordt gekopieerd naar de agenda. Als je er niet aan toekomst blijft de taak dus zichtbaar in de takenlijst.
Platte tekst van de taak wordt wel mee gekopieerd, bijlagen niet, die staan alleen in je taak.
Als de inhoud vertrouwelijk is, markeer de agenda item dan als privé.

Soms is het handig om te zien of een agenda item een geplande taak is.
Stel dan de voorwaardelijke opmaak in zodat de taak een unieke kleur krijgt.

 

taak in agenda plannen

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Zoeken in outlook taken

Zoeken in outlook taken

Net als het zoeken in e-mail en agenda kun je ook zoeken in outlook taken

Ga naar je takenlijst (totaal overzicht) en klik rechtsboven in het zoekveld.
Ook nu verschijnt weer het extra tabblad ‘hulpmiddelen voor zoeken’

Vaak vind je de taak al door een zoekwoord op te geven.
Heb je nog te veel hits, verfijn je zoeken dan met een van de knoppen.
bijvoorbeeld: categorie, urgentie, wanneer je voor het laatst gewijzigd hebt (periode).

Onder de knop ‘meer’ vind je nog een lijst met veel voorkomende zoekcriteria.
Bijvoorbeeld onderwerp regel, bijlage etc.
Zodra je een criteria toevoegt uit de lijst ‘meer’ komt er een extra zoekveld waar je jouw gegevens kunt invullen.
Dit zoekveld blijft ook voor latere zoekacties staan tot je hem weer met het kruisje verwijderd.

Zoeken in outlook taken

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Minder klikken en typen

Minder klikken en typen

Compouter vaardighedenTijdens een lunchwandeling zei een goede bekende tegen me “ik wil nog een product ontwikkelen en het hoeft maar 1 cent winst op te leveren” waarop ik hem vragend aankeek “maar wel iedere dag door iedere Chinees gekocht wordt”.

Het zit ‘m in de wet van de grote aantallen, ook in het gebruik van je systemen. Als je relatief kleine verbeteringen, meerdere keren per dag of week, toepast ga je echt tijdwinst ervaren en werk je met minder moeite.

10 slimme systeem vaardigheden zodat jij ook minder hoeft te klikken en typen.

15 Sneltoetsen die je overal kunt gebruiken

Bij het invoeren van gegevens varieer je vaak tussen toetsenbord en muis. Leer meer toetsenbord functies zodat je niet alleen sneller werkt, maar ook minder kans hebt op een muisarm.
Check welke sneltoetsen je nog niet gebruikt en voeg iedere week een nieuwe toe. Overigens zweef met je muis over een knop (bijvoorbeeld knop plakken) en je ziet de bijbehorende sneltoets.

Slim tekst bewerken in Word (en vaak ook Outlook)

We typen wat af. Verslagen, rapporten en toelichtingen maakt men vaak in Word. Veel van die tekstverwerkingsfuncties kun je ook in Outlook toepassen.
Weet jij al hoe je snel een heel woord verwijdert, naar het einde van de zin gaat, begin van het document of een hele alinea selecteert? Ook hier kun je weer stap voor stap de waardevolle tekstverwerkingsfuncties eigen maken.

Rechtermuis knop

Wil je iets toevoegen, verwijderen, veranderen? In plaats van het lint/menu balk gebruiken vindt je in 8 van de 10 keer jouw gewenste actie in de dynamische mini-menu balk achter de rechtermuisknop. Je kunt hem straffeloos overal aanklikken en ervaar wat het je oplevert.

Je kunt ook kopiëren met je rechtermuisknop. Denk aan een stuk tekst, e-mail, agenda item. Sleep deze met rechtermuisknop naar de gewenste plek, laat je muis los en kies kopiëren (slepen met linker muisknop is verplaatsen).

Werkbalk snelle toegang (Outlook, Word, Excel)

Bij alle Office programma’s staat in het lint onder tabblad start de meest gebruikte functies voor dat programma. Boven het lint staat de werkbalk snelle toegang. Een handige mini-menu balk die je zelf kunt samenstellen met functieknoppen die je vaak gebruikt en niet in het tabblad start staan.
Denk aan de knop: opslaan, opslaan als, afdrukvoorbeeld, snel afdrukken, titels blokkeren (Excel), spelling controle etc.

Automatisch aanvullen van tekst

Heb je standaard woorden, zinnen of tekstblokken die je vaak gebruikt in een mail of brief? Je kunt zelf een korte code maken om de hele zin automatisch aan te vullen. Ook handig voor specifieke vaktermen, functienamen of specifieke woorden waarin je vaak hetzelfde typefout maakt. Je kunt de codering in Word, Outlook, Excel of Power Point maken en zijn in alle vier de programma’s dan te gebruiken.

Outlook handtekening

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekening voor externe e-mail. Gaat 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.
Gaat 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in. Bij iedere e-mail kun je alsnog voor een andere handtekening kiezen.

Outlook e-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team regelmatig dezelfde e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs bijlagen of hyperlinks in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met jouw eigen handtekening. Nu hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om in de verkenner een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

Pinnen van bestanden

Met pinnen van bestanden maak je snelkoppelingen naar bestanden (Word, Excel) die je regelmatig gebruikt. Het kunnen bestanden zijn in je verkenner (P-schijf, G-schijf etc.) maar ook op het intranet/internet. Het woord snelkoppeling zegt eigenlijk al dat het een super snelle route is. Je bent in 2 kliks bij het bestand en hebt altijd de meest recente versie!
Denk aan: (vakantie)roosters, actielijsten in Excel, briefsjablonen, werkwijzen, portefeuille overzichten etc.

Wellicht heb je al een paar keer gedacht, ach dat hoeft niet, ik vind het toch wel. Bepaal je winst door: (aantal kliks huidige manier – 2 kliks nieuwe manier)* aantal keren per week.
Wanneer ben jij tevreden? Bij 10, 20 of 50 kliks winst?

Favorieten in verkenner

Wil je vaak naar een specifieke plek op de P-schijf of G-schijf? Dan is een snelkoppeling in de verkenner te maken door de map in favorieten te slepen.
Denk aan mappen voor: team/afdeling, tijdelijk opslag van documenten die je in een CRM systeem koppelt (zoals Siebel), overlegstructuren waar je bij zit etc.

Spelling controle uitbreiden met jouw termen

Natuurlijk wil jij je e-mails en brieven zo netjes mogelijk versturen. De spelling en grammatica controle helpt je daarbij. Gebruik je veel vaktermen die niet herkent worden? Kies dan niet voor negeren maar toevoegen aan woordenlijst. In een paar weken tijd heb je de meeste bijzondere woorden gehad en helpt de spelling controle je daar ook mee.

Slimmer je systeem gebruiken is voor iedereen interessant. Gun jezelf de tijd om het toe te passen en eigen te maken, dat verdien je echt terug. Ook als je denkt, straks heb ik het niet meer nodig of is de link veranderd. Denk aan de wet van de grote aantallen. De link aanpassen is in een seconde gebeurd, ondertussen heb jij al tijd bespaart met al die keren dat je er wel gebruik van hebt gemaakt.

 

e-mail sjabloon

E-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team veel standaard e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs al standaard bijlages in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met bijlagen en jouw eigen handtekening. Hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

E-mail sjabloon maken

Type de gewenste tekst in de e-mail en verwijder je handtekening en alle witte regels onderaan.
Voeg eventuele bijlagen en hyperlinks toe.
Kies bestand opslaan als zodat je in de verkenner komt.
Selecteer bij opslaan als het type Outlook sjabloon (*.oft)
Selecteer nu de gewenste locatie.

Tip: kies een locatie waar je collega’s ook bij kunnen. Dan staat alles op 1 vaste plek en zijn aanpassingen voor iedereen toegankelijk.
e-mail sjabloon

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Favorieten Outlook 2010

Favorieten in Outlook 2010

In Outlook 2010 kun je enkele veel gebruikte mappen onder favorieten zetten.
Handig als je een bepaalde map veel gebruikt of meerdere mailboxen beheert.

Zo haal je wat je veel gebruikt dichtbij.

Favorieten opschonen en inrichten

Outlook heeft zijn standaard mappen vaak onder favorieten gezet (postvak in, verzonden items, verwijderde items etc).De meeste hiervan heb je hier niet nodig.
Haal ze weg door met rechts op de map te klikken en kies: ‘verwijderen uit favorieten’.

Beheer je meerdere mailboxen? Bijvoorbeeld van een collega die met vakantie is of een functionele mailbox? Dan is het vaak wel handig om die (tijdelijk) in je favorieten te plaatsen.

Ook archiefmappen die je écht vaak gebruikt kun je er heen slepen.
Zo speel je met de snelkoppelingen die je op dat moment nodig hebt en houd je toch je eigen structuur overzichtelijk.

Favorieten Outlook 2010

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

agenda item kopieren

Agenda item kopiëren

Grote of lastige klussen werken vaak makkelijker als je ze in kleinere brokjes verdeelt.
In Outlook kun je eenvoudig een bestaand agenda item kopiëren.
Dat kan een ander moment op de dag, een andere dag in de week/maand zijn en zelfs naar een andere agenda waarop je gemachtigd bent (wel eerst open zetten).

Extra voordeel: bij het kopiëren wordt ook gelijk de categorie en extra teksten/toelichting gekopieerd.

Agenda item kopiëren

1) Met Ctrl+C en Ctrl+V
2) Houdt CTRL ingedrukt en sleep het agenda item naar de gewenste ple.

Bijvoorbeeld handig bij:

– Reistijd voor en na een afspraak
– Lastige of grote taak die over meer dag(delen) verdeeld is
– Klantafspraak bij de ene collega betekent voorbereiding voor de andere collega

agenda item kopiëren

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

persoonlijke afspraak

Agenda afspraak privé markeren

Soms is het waardevol dat de inhoud van je afspraak voor anderen niet zichtbaar is.
Met het slotje houd je de gegevens privé.

persoonlijke afspraak

Open je agenda item en klik rechtsboven op het slotje. Kies voor opslaan en sluiten.
In je overzicht weergave van je agenda zie je nu in het agenda item een slotje staan.
Anderen zien wel de status van je afspraak ( bezet, niet aanwezig) maar niet het onderwerpen of de tekst en bijlagen die zijn toegevoegd.

Deze optie wordt ook veel gebruikt als er privacy gevoelige informatie in de tekst is toegevoegd.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Mail naar taak

Van een mail een taak maken

Wil je de actie op een mail later doen?
Bijvoorbeeld omdat je nu andere prioriteiten hebt.
Maak dan van de mail een taak, met de knop onder snelle stappen zo geregeld. Dit werkt ook makkelijk bij verzonden e-mails waar je een follow-up op wilt doen.

De mail die als bijlage in de taak zit kun je weer openen om door te sturen en te beantwoorden.
Ook blijven op deze manier de bijlagen in de mail beschikbaar.

Mail naar taak

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

snelle stap taak met bijlage

Snelle stap: taak met bijlage instellen

Maak je regelmatig van een mail een taak? maak dan een snelle stap

In Outlook 2003 en 2007 sleepte je de mail naar de knop taken links onder. Dat kan nog steeds, maar je kunt ook een snelle stap maken door de knop ‘taak met bijlage’ toe te voegen.

Outlook maakt dan een nieuwe taak van je mail met de mail in de bijlage. Dat is vooral prettig als je de mail later nog wilt gebruiken om door te sturen of te beantwoorden. Ook blijven de bijlages in de mail beschikbaar.

snelle stap taak met bijlage

Als je veel met toetsenbord werkt kun je ook nog een snelfunctie toevoegen.
Onder taak maken zie je hoe eenvoudig het nu is om van een mail een taak te maken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips