Tag archieven: e-mail

handtekening outlook

Handtekening in Outlook

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekeningen voor externe e-mail. Stuur jij 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.

In de desktopversie van Outlook kun je meerdere handtekeningen maken. Daarnaast kun je instellen welke handtekening Outlook automatisch gebruikt voor een nieuwe e-mail en welke voor het beantwoorden van e-mail. Bij het versturen van de mail kun je nog selecteren welke handtekening je dan wilt gebruiken.

In de Online versie van Outlook kun je maar 1 handtekening toevoegen. Wel kun je aangeven of je die voor nieuwe mail en/of beantwoorden van e-mail wilt gebruiken.

Stuur jij 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in.

Verder kan het voor parttimers handig zijn om de dagen dat je bereikbaar bent onder je handtekening te plaatsen.

Handtekeningen maken Desktopversie

Ga naar Bestand, opties, e-mail en de knop handtekening.
Klik op nieuw en type een herkenbare handtekeningnaam.
Vul onder in het grote vlak je gewenste handtekening.

TIP! Vaak zijn er voorbeelden beschikbaar of hebben je collega’s al goede handtekeningen.
Kopieer deze en pas je tekst aan, scheelt je veel opmaak werk.

Vul rechts in het scherm in welke handtekening je voor nieuwe berichten wilt en welke voor antwoorden/doorgestuurde berichten.

Handtekening invoegen/veranderen

Open een nieuwe e-mail, klik op tabblad invoegen, handtekening en selecteer de gewenste. De vorige handtekening wordt nu automatisch vervangen door de nieuw geselecteerde.
Tip! onderaan het lijstje staat ook handtekeningen daarmee ga je rechtstreeks naar het menu om je standaard instellingen voor je handtekeningen aan te passen.

handtekening outlook

Handtekening maken Online versie:

Ga naar instellingen (wieltje rechts boven aan)
Klik op alle outlook instellingen
Ga naar e-mail en Opstellen en beantwoorden

Vul hier je e-mail gegevens of kopieer ze uit een verzonden e-mail.
Nu hoef je alleen nog maar aan te vinken of je ze automatisch wilt toevoegen aan nieuwe en/of doorgestuurde e-mail.

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Automatisch aanvullen tekst

Automatisch aanvullen van tekst

Automatisch aanvullen van veel gebruikte woorden en zinnen

Heb je standaard zinnen die je vaak gebruikt in de afsluiting van een mail of brief?
Je kunt zelf een korte code maken voor het automatisch aanvullen van de tekst. Ook handig voor vaktermen, functienamen of specifieke woorden waar je vaak een typefout in maakt.

Maken in Word, Excel, OneNote:

Ga naar Bestand, Opties, Controle en kies voor Auto Correctie Opties.

In Outlook ga je naar Bestand, Opties, E-mail, Spelling en dan naar Auto Correctie opties.

Automatisch aanvullen tekst

Tips:

  • Een code bestaat uit 1 woord of afkorting die voor jou logisch is
  • Begin de code met een teken b.v. #acc vervangen voor Aware Consultancy & Coaching. Dit voorkomt dat woorden die met acc beginnen gelijk vervangen worden door Aware Consultancy & Coaching én je eigen codes staan boven aan in de lijst.
  • Langere zinnen of tekstblokken met speciale opmaak kun je beter eerst typen in Word, dan selecteren en dan via Bestand, Opties, Controle, autocorrectie toevoegen. De gewenste tekst staat dan al standaard in het vak ‘door’ en hoef je alleen nog de code mee te geven.
  • Eigen gemaakte codes vind je weer terug in de lijst. Je kunt ze wel verwijderen en opnieuw maken, niet aanpassen.

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Favorieten Outlook 2010

Favorieten in Outlook

In Outlook kun je enkele veel gebruikte mappen onder favorieten zetten. Dat is een snelkoppeling naar specifieke mappen in je Outlook.
Handig als je een bepaalde map veel gebruikt of meerdere mailboxen beheert.

Zo haal je wat je veel gebruikt dichtbij en hoef je minder vaak te scrollen.

Ongebruikte favorieten verwijderen

Standaard heeft Outlook een aantal mappen onder favorieten gezet (postvak in, verzonden items, verwijderde items etc). Je postvak in en verzonden items is altijd handig, maar de rest gebruik je waarschijnlijk weinig.
Haal ze weg door met rechts op de map te klikken en kies: ‘verwijderen uit favorieten’. Je verwijdert dan de snelkoppeling en niet de map zelf.

Veel gebruikte mappen toevoegen in Favorieten

Beheer je meerdere mailboxen? Bijvoorbeeld van een collega die met vakantie is of een functionele mailbox? Dan is het vaak wel handig om die postvak in (tijdelijk) in je favorieten te plaatsen.

Ook archiefmappen die je écht vaak gebruikt kun je er heen slepen.
Zo speel je met de snelkoppelingen die je op dat moment nodig hebt en houd je toch je eigen structuur overzichtelijk.

Ik vind het zelf ook altijd fijn als je eigen postvak in en verzonden items er staat. Moet je scrollen naar een archiefmap dan blijven deze 2 toch bovenaan zichtbaar.

Favorieten Outlook 2010

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook map verwijderde items leegmaken

Map verwijderde items leegmaken

 

outlook map verwijderde items leegmaken

 

Ook de map verwijderde items kan aardig ‘vollopen’. Je hoeft er niet zelf aan te denken. Met deze instelling laat je hem automatisch leegmaken iedere keer als je outlook afsluit.

Ben je bang dat je dingen mist? onder tabblad ‘map’ vind je de knop ‘verwijderde items herstellen’. De meeste bedrijven bewaren de items die uit de prullenbak zijn verwijderd nog 30 dagen in dit ‘buffervat’.

Druk je op de knop verwijderde items herstellen dan kun je de e-mails sorteren op afzender, onderwerp of datum. Vaak vind je hem dan wel.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail sorteren op pictogram

E-mail sorteren om groepsgewijs op te schonen

Standaard staat je e-mail op volgorde van binnenkomst, maar gebruik je al het gemak van e-mail sorteren?

Heb je maar een paar e-mails in je postvak in zodat ze op 1 pagina passen dan filter je ze al snel met je ogen eruit. Maar wil je nu echt eens goed opruimen, of kom je net terug van vakantie, speel dan eens met deze sorteer technieken.

Weergave in kolommen om snel op te schonen

Zorg in de “oude” Outlook dat je e-mail indeling in kolommen zichtbaar is (tabblad beeld – weergave enkel) en het voorbeeld van bericht uit staat (tabblad beeld). Bekijk eventueel deze video.

Sorteer eerst op soort e-mail door op pictogram te klikken:

e-mail sorteren op pictogram
  • Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
  • Ga met CTRL+END helemaal naar beneden.
  • Verwerk eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
  • Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.

    Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven:  Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

    In de NEW Outlook kun je achteraan de kolom filteren op ‘Heeft agenda-uitnodiging’
email sorteren op agenda-uitnodiging in New Outlook

Sorteer dan op afzender:

Focus je eerst op urgente en niet urgente afzenders

  • Kijk groepsgewijs welke mailtjes onbelangrijk zijn / nog te lezen (nieuwsbrieven, interne nieuws berichten etc.) verwijder ze of sleep ze naar een map nog te lezen. Dat kan in de loop van de week ook nog wel.
  • Check of er van bepaalde personen mails met hoge urgentie zijn binnen gekomen. Markeer ze met een vlag (klik rechts op vlag) en kies voor vandaag of morgen zodat ze bovenaan in je Outlook takenlijst komen te staan.

Sorteer dan op onderwerp:

Focus je op meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

  • Kijk groepsgewijs welke onderwerpen achterhaald zijn en je gelijk al kunt verwijderen.
  • Behandel groepsgewijs de onderwerpen waar meerdere mailtjes over gaan. Oude mails uit de ketting kun je gelijk al verwijderen als er geen bijlagen bij zitten.
  • Markeer de e-mails die nog een actie zijn met een vlag (klik rechts op vlag , klik op aangepast en kies een goede datum na morgen)
  • Berg de rest van de e-mail op of gooi ze weg.

Zijn het er nog veel? Sorteer nog een keer op afzender om die groepsgewijs te verwerken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail verloopt na

Mail verloopt na

Soms verstuur je een mail die alleen vandaag of morgen interessant is om te lezen.
Geef dan een datum /tijd op bij de bezorgingsoptie:

mail verloopt na

Zeker in een vakantie periode erg handig. Collega’s hebben dan na de vakantie hun (volle) mailbox sneller bijgewerkt.

Berichten waarbij het vaak gebruikt wordt:
– de lichten van auto xxx staan nog aan
– er is gebak om 10:00 uur
– voor deze datum aanmelden

e-mail verloopt na

e-mail verloopt na

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

vakantie

Artikel: Zo geniet jij extra lang van je vakantie

Misschien herken je het nog van andere jaren. Zo vlak voor de vakantie heb je thuis het nodige extra te regelen;

vakantie

fijne vakantie!

Koffers pakken, huisdieren onderbrengen, auto laten controleren, nog even de stad in.

Hoe krijg je alles op tijd af en welke berg kun je verwachten als je weer terug bent?
Juist nu heb je geen tijd voor overwerk. Toch ‘overkomt’ het nog veel mensen dat ze de laatste werkdag een uurtje langer doorwerken. Uiteindelijk lukt het nét niet en gaat de rest dan toch maar in een overdrachtsmail naar je collega die de belangrijkste zaken waarneemt. Of morgenochtend thuis nog even snel….

Aan het einde van je vakantie zorg je in ieder geval dat je thuis alvast je mail hebt bijgewerkt. Dan weet je wat er speelt en heb je voldoende ruimte om de overdracht te doen.
Voor je het in de gaten hebt ben je al bijna weer vergeten dat je vakantie hebt gehad. Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ga je dat echt beter aanpakken, toch?
De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:

  • Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
  • Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
  • Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
  • De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.

6 tips om langer van je vakantie te genieten:

1. Breng 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.

  • Wie heb je nodig om je werk te kunnen doen?
  • Wanneer zijn zij met vakantie en wat betekent dat voor jouw planning?
  • Werk je met een CRM systeem zoals Siebel? Neem nu al voor iedere activiteit die in je vakantie gepland staat een besluit.

Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren. Pas je planning en CRM systeem daarop aan. Zet alles wat je delegeert vast door naar je collega, des te eerder kan de ander een goede eigen planning maken. Werk dit iedere week bij tot je vakantie.

2.   Hoe ziet je agenda eruit als je terugkomt?

  • Reserveer nu al voldoende tijd om bij te werken
  • Welke afspraken met anderen heb je dan nodig om snel te kunnen opstarten?

3.   Is er iemand die jouw werk / e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt. Check nog even wat afspraken:

  • Heeft je collega auteurs rechten voor je e-mail?
  • Maak vooraf onder je postvak-in tijdelijke mappen: Nog actie / ter info / afgehandeld (of deze gelijk verwijderen). Zo blijft je postvak voor je collega overzichtelijk en staat het voor jou geprioriteerd.

4.    Wat zet je in de afwezigheid assistent?
Wegens vakantie tot (datum) kan ik uw mail niet beantwoorden
a. De mail wordt niet doorgestuurd. Als u voor die tijd antwoord wilt kunt u contact opnemen met (e-mail collega/team).

      Voorkom dubbel werk en laat je collega de doorgestuurde mail uit je mailbox verwijderen.
        b.

De mail wordt ongelezen verwijderd. U kunt uw vraag mailen naar (naam collega/team) óf stuur mij een e-mail na (datum).

Dit klinkt stoer, maar kan heel efficiënt zijn. Neem desnoods de mail van de laatste 2-3 dagen door of van specifieke personen en zet de rest in een aparte map dan kun je nog terugbladeren en na 3 weken definitief verwijderen.

5.  Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?

  • Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
  • Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
    Zo beloof je minder en kun je, in alle rust, meer presteren.

6.   En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:

De vakantie is juist bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij de valkuilen wilt ontlopen waardoor je vakantie gestrester begint dan gehoopt, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.
Alvast een hele fijne vakantie!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

mail markeren als gelezen

Mail als gelezen markeren?

Bij de standaard Outlook instellingen zal hij je mail als gelezen markeren zodra je de mail hebt aangeklikt en in het leesvenster hebt bekeken. Ook als je met de pijltjestoets door je maillijst loopt (ipv muis). Zeker als je bij de afhandeling van mail de focus legt op ongelezen e-mail kun je onbedoeld iets belangrijks missen.

met Ctrl + U  markeer je hem weer als ongelezen (unread)
met Ctrl + Q markeer je hem als gelezen.

Komt het vaak voor? zet dan een tijdvertraging op het markeren als gelezen.
Wil je hem altijd handmatig op gelezen zetten? Zet dan alleen het onderste vinkje aan en de rest uit.

Ga naar tabblad beeld/ leesvenster/ opties

Zet het middelste vinkje uit en de bovenste aan met een vertraging van bijvoorbeeld 15 seconden. Meestal heb je dan je e-mail gelezen en kun je hem archiveren, verwijderen of een taak van maken.

Je kunt natuurlijk ook onder het tabblad beeld/leesvenster het leesvenster uitzetten.

mail markeren als gelezen

tijdvertraging op ‘gelezen’ markering

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail later bezorgen

E-mail later laten bezorgen

Met het thuiswerken zie je ook dat iedereen flexibeler werkt. Soms is het fijn om in de avond nog wat mail te verwerken zodat je de volgende ochtend wat later kunt starten en de kids op gang kunt helpen. Toch wil je jouw collega’s zich niet verplicht voelen om ook in de avond te werken. Je kunt de e-mail later laten bezorgen, bijvoorbeeld de volgende ochtend.

E-mail later laten bezorgen in Outlook desktop app

Zodra je een nieuwe mail hebt opgesteld kun je instellen wanneer je deze wilt laten bezorgen.

  • Klik in Tabblad opties op Bezorging uitstellen
  • In het pop/up scherm vink je aan niet bezorgen voor en geef je de gewenste datum en tijd op.

Je mail wordt op het door jou gewenste moment verzonden, maar de ontvanger ziet wel dat je hem op een eerder tijdstip had opgesteld.

e-mail later bezorgen
bezorging e-mail inplannen

E-mail later laten bezorgen in Outlook online

Deze optie is ook in Outlook online beschikbaar. Zodra je de mail hebt getypt kun je bij verzenden een submenu openen en kies je voor later verzenden. In het pop-up scherm stel je handig de gewenste datum en tijd in.

Met deze optie blijven jullie allemaal flexibel in je werktijden zonder dat je onnodige druk legt op je collega’s. Zeker in de tijd van veel thuiswerken en meer flexibilisering wordt het steeds waardevoller om te kijken hoe en wanneer je met elkaar wilt samenwerken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips